Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Beschäftigten einzuführen.
Das Bundesarbeitsgericht hat mit seinem Beschluss vom 13. September 2022 festgestellt, dass die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden muss. Grundlage ist § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes in unionsrechtskonformer Auslegung.
Für Arbeitgeber stellt sich deshalb nicht mehr nur die Frage, ob Arbeitszeiten dokumentiert werden sollten, sondern wie sich die Zeiterfassung möglichst einfach in den Unternehmensalltag integrieren lässt.
Mit unico können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital über eine mobile App und QR Code erfassen. Die Zeiten stehen anschließend unmittelbar digital zur Verfügung und lassen sich mit Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und weiteren Personalprozessen verbinden.
Ist Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber Pflicht?
Ja.
Nach der aktuellen Rechtslage müssen Arbeitgeber in Deutschland ein System einführen, mit dem die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer erfasst werden kann.
Das Bundesarbeitsgericht hat diese Verpflichtung bereits 2022 verbindlich festgestellt.
Arbeitgeber müssen daher nicht auf eine zukünftige Änderung des Arbeitszeitgesetzes warten, bevor sie ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt ausdrücklich klar, dass die Verpflichtung bereits heute besteht.
Was hat das Bundesarbeitsgericht zur Arbeitszeiterfassung entschieden?
Ausgangspunkt war ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 mit dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21.
Das Gericht stellte fest, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Damit wurde die zuvor bereits vom Europäischen Gerichtshof entwickelte Rechtsprechung für Deutschland konkretisiert.
Der Europäische Gerichtshof hatte 2019 entschieden, dass ein objektives, verlässliches und zugängliches System vorhanden sein muss, mit dem die tägliche Arbeitszeit der Beschäftigten gemessen werden kann.
Welche Arbeitszeiten müssen Arbeitgeber erfassen?
Nach der derzeitigen Rechtslage muss die gesamte Arbeitszeit erfasst werden.
Für eine nachvollziehbare Dokumentation sind insbesondere folgende Angaben relevant:
- Beginn der täglichen Arbeitszeit
- Ende der täglichen Arbeitszeit
- Dauer der täglichen Arbeitszeit
Damit kann nachvollzogen werden, wie lange ein Mitarbeiter tatsächlich gearbeitet hat.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales nennt Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit ausdrücklich als erforderliche Angaben.
Muss die Arbeitszeiterfassung elektronisch erfolgen?
Nach aktuell geltender Rechtslage besteht die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bereits.
Eine allgemeine gesetzliche Vorgabe, nach der sämtliche Unternehmen ihre Arbeitszeiten zwingend elektronisch erfassen müssen, ist derzeit jedoch noch nicht abschließend umgesetzt.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass aktuell noch keine allgemeine Formvorschrift besteht und die Arbeitszeit grundsätzlich auch handschriftlich dokumentiert werden kann. Gleichzeitig soll die gesetzliche Regelung zukünftig stärker auf eine elektronische Arbeitszeiterfassung ausgerichtet werden.
Für Unternehmen bietet es sich daher an, bereits heute auf eine digitale Lösung zu setzen.
Warum digitale Zeiterfassung trotzdem sinnvoll ist
Auch wenn die Arbeitszeit derzeit nicht in jedem Unternehmen zwingend elektronisch dokumentiert werden muss, bietet eine digitale Lösung erhebliche praktische Vorteile.
Papierstundenzettel müssen nicht gesammelt werden.
Arbeitszeiten müssen nicht nachträglich in Tabellen übertragen werden.
Mitarbeiter können ihre Zeiten unmittelbar erfassen.
Die Verwaltung erhält aktuelle Arbeitszeitdaten.
Fehlende Buchungen können schneller erkannt werden.
Arbeitszeitinformationen stehen zentral zur Verfügung.
Damit lässt sich die gesetzliche Verpflichtung mit einer effizienteren Personalorganisation verbinden.
Arbeitszeiterfassung mit App und QR Code
Mit unico können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über das Smartphone erfassen.
Am vorgesehenen Arbeitsort kann ein QR Code bereitgestellt werden.
Der Mitarbeiter öffnet die unico App, scannt den QR Code und führt seine Zeitbuchung durch.
Datum und Uhrzeit werden digital dokumentiert und dem jeweiligen Nutzerkonto zugeordnet.
Damit entsteht ein klarer und einfach nachvollziehbarer Prozess für die tägliche Arbeitszeiterfassung.
Kann der Arbeitgeber die Zeiterfassung an Mitarbeiter übertragen?
Die eigentliche Eingabe der Arbeitszeiten kann grundsätzlich durch die Mitarbeiter erfolgen.
Der Arbeitgeber kann die Aufzeichnung also organisatorisch an seine Beschäftigten delegieren.
Die Verantwortung dafür, dass die gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden, verbleibt jedoch grundsätzlich beim Arbeitgeber. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestätigt ausdrücklich diese Möglichkeit der Delegation.
Eine einfach zu bedienende Zeiterfassung ist deshalb besonders wichtig.
Je unkomplizierter Mitarbeiter ihre Arbeitszeit dokumentieren können, desto leichter lässt sich die Zeiterfassung im täglichen Arbeitsablauf umsetzen.
Arbeitszeiterfassung auch im Homeoffice
Die Verpflichtungen rund um Arbeitszeit gelten grundsätzlich unabhängig davon, wo ein Mitarbeiter arbeitet.
Auch mobile Arbeit und Homeoffice ändern nichts daran, dass die arbeitszeitrechtlichen Vorgaben eingehalten werden müssen.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales stellt ausdrücklich klar, dass die Vorgaben auch bei mobiler Arbeit und im Homeoffice gelten.
Eine mobile Zeiterfassung bietet dafür einen entscheidenden Vorteil.
Mitarbeiter benötigen keine Stempeluhr im Unternehmen, sondern können ihre Arbeitszeit über eine digitale Anwendung erfassen.
Arbeitszeiterfassung bei Vertrauensarbeitszeit
Vertrauensarbeitszeit und Arbeitszeiterfassung schließen sich nicht gegenseitig aus.
Auch bei Vertrauensarbeitszeit können Mitarbeiter weiterhin eigenverantwortlich über die Lage ihrer Arbeitszeit entscheiden.
Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit muss dennoch dokumentiert werden.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales bestätigt ausdrücklich, dass Vertrauensarbeitszeit weiterhin möglich ist, sofern die Vorgaben des Arbeitszeitschutzes eingehalten werden.
Digitale Zeiterfassung bedeutet deshalb nicht automatisch eine starre Arbeitszeitgestaltung.
Arbeitszeiterfassung bei flexiblen Arbeitszeiten
Gleitzeit, flexible Arbeitszeiten und mobile Arbeit können weiterhin genutzt werden.
Entscheidend ist, dass die tatsächlich geleistete Arbeitszeit nachvollziehbar dokumentiert wird.
Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen kann eine mobile Zeiterfassung sinnvoll sein.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit selbst erfassen, ohne an ein festes Terminal oder einen bestimmten Arbeitsplatz gebunden zu sein.
Damit lassen sich Flexibilität und Dokumentationspflicht miteinander verbinden.
Arbeitszeiterfassung bei Minijobbern
Für geringfügig Beschäftigte bestehen teilweise zusätzliche gesetzliche Dokumentationspflichten.
Nach den Vorgaben zum Mindestlohn müssen insbesondere bei bestimmten Beschäftigtengruppen und Branchen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist für diese besonderen Dokumentationspflichten darauf hin, dass die Aufzeichnung grundsätzlich spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages erfolgen muss.
Unternehmen sollten deshalb prüfen, welche zusätzlichen Vorschriften für ihre Beschäftigten und ihre Branche gelten.
Arbeitszeiterfassung in bestimmten Branchen
Neben der allgemeinen Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bestehen für bestimmte Branchen zusätzliche Dokumentationspflichten.
Dazu gehören unter bestimmten Voraussetzungen beispielsweise Bereiche wie:
- Baugewerbe
- Gastronomie und Beherbergung
- Transport und Logistik
- Gebäudereinigung
- Messebau
- Fleischwirtschaft
- Friseur und Kosmetikgewerbe
Auch für geringfügig Beschäftigte können besondere Vorgaben gelten.
Eine zentrale digitale Zeiterfassung kann Unternehmen dabei unterstützen, ihre Arbeitszeitdaten einheitlich zu organisieren.
Wer ist für die Arbeitszeiterfassung verantwortlich?
Die organisatorische Verantwortung liegt grundsätzlich beim Arbeitgeber.
Er muss dafür sorgen, dass im Unternehmen ein geeignetes System zur Arbeitszeiterfassung vorhanden ist.
Die konkrete Zeitbuchung kann durch den Mitarbeiter erfolgen.
Dadurch entsteht eine klare Aufgabenteilung:
Das Unternehmen stellt das System bereit.
Der Mitarbeiter erfasst seine Arbeitszeit.
Das Unternehmen sorgt dafür, dass der Prozess ordnungsgemäß organisiert wird.
Warum Excel und Papier schnell unübersichtlich werden
Grundsätzlich kann eine Arbeitszeiterfassung auch mit einfachen Mitteln erfolgen.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl entstehen dabei jedoch schnell praktische Probleme.
Stundenzettel müssen eingesammelt werden.
Tabellen müssen gepflegt werden.
Fehlende Einträge müssen nachgefordert werden.
Daten werden mehrfach übertragen.
Verschiedene Versionen einer Datei können entstehen.
Eine digitale Zeiterfassung schafft dagegen eine zentrale Datenbasis.
Die Arbeitszeit wird unmittelbar digital erfasst und muss nicht erst aus anderen Quellen übertragen werden.
Arbeitszeiten für Mitarbeiter transparent machen
Eine gute Arbeitszeiterfassung sollte nicht nur die gesetzlichen Anforderungen des Arbeitgebers unterstützen.
Auch Mitarbeiter profitieren von Transparenz.
Mit unico können Beschäftigte ihre bereits erfassten Arbeitszeiten innerhalb ihres Nutzerkontos einsehen.
Dadurch können sie ihren aktuellen Stundenstand nachvollziehen und Unstimmigkeiten frühzeitig erkennen.
Das reduziert Rückfragen und schafft eine gemeinsame Datengrundlage für Mitarbeiter und Verwaltung.
Arbeitszeiterfassung ohne klassische Stempeluhr
Die gesetzliche Pflicht zur Arbeitszeiterfassung bedeutet nicht, dass Unternehmen eine klassische Stempeluhr installieren müssen.
Das entscheidende Kriterium ist ein geeignetes System zur Erfassung der Arbeitszeit.
Mit unico erfolgt die Zeitbuchung über Smartphone und QR Code.
Dadurch können Unternehmen auf fest installierte Zeiterfassungsterminals verzichten.
Gerade bei mehreren Standorten oder mobilen Mitarbeitern schafft dies deutlich mehr Flexibilität.
Arbeitszeiterfassung für mehrere Standorte
Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten benötigen eine Lösung, die überall einheitlich funktioniert.
Mit unico können QR Codes an unterschiedlichen Arbeitsorten eingesetzt werden.
Mitarbeiter verwenden überall dieselbe mobile App.
Die erfassten Zeiten laufen anschließend zentral im System zusammen.
So entsteht eine gemeinsame Arbeitszeiterfassung für Filialen, Büros, Werkstätten, Lager und weitere Standorte.
Standortprüfung bei der Arbeitszeiterfassung
Bei Bedarf kann die digitale Zeitbuchung zusätzlich mit einer Standortprüfung verbunden werden.
Beim Ein oder Ausstempeln kann geprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Arbeitsort befindet.
Eine permanente Standortüberwachung während des gesamten Arbeitstages ist dafür nicht erforderlich.
Dadurch lässt sich die Plausibilität einer Buchung erhöhen, ohne Mitarbeiter dauerhaft zu orten.
Arbeitszeiterfassung und Pausen
Arbeitgeber müssen neben der tatsächlichen Arbeitszeit auch die arbeitszeitrechtlichen Vorgaben zu Ruhepausen beachten.
Das Arbeitszeitgesetz enthält konkrete Anforderungen an Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten.
Eine digitale Arbeitszeiterfassung kann Unternehmen dabei unterstützen, Arbeitszeiten strukturiert auszuwerten und auffällige Zeiträume schneller zu erkennen.
Wie Pausen im konkreten Unternehmen erfasst und dokumentiert werden, sollte zum jeweiligen Arbeitszeitmodell und zu den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben passen.
Arbeitszeiterfassung und tägliche Höchstarbeitszeit
Das Arbeitszeitgesetz begrenzt grundsätzlich die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden.
Eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden ist möglich, wenn innerhalb des gesetzlich vorgesehenen Ausgleichszeitraums durchschnittlich acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
Eine aktuelle digitale Arbeitszeiterfassung kann Unternehmen dabei helfen, die tatsächlich geleisteten Stunden besser im Blick zu behalten.
Dienstplan und tatsächliche Arbeitszeit verbinden
Die Arbeitszeiterfassung zeigt, was tatsächlich gearbeitet wurde.
Der Dienstplan zeigt, was ursprünglich geplant war.
Mit unico können beide Bereiche innerhalb einer digitalen Umgebung organisiert werden.
Mitarbeiter erhalten ihren Dienstplan digital und erfassen ihre tatsächliche Arbeitszeit anschließend über die App.
Dadurch entsteht eine gemeinsame Grundlage für Planung und Arbeitszeitverwaltung.
Arbeitszeit und Urlaub zentral organisieren
Auch Urlaubszeiten wirken sich auf die Personalplanung aus.
Mit unico können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können diese bearbeiten und die Abwesenheiten innerhalb der Planung berücksichtigen.
Arbeitszeiterfassung, Dienstplan und Urlaub werden dadurch nicht als getrennte Einzelprozesse behandelt, sondern innerhalb einer gemeinsamen Personalorganisation zusammengeführt.
Vorteile digitaler Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber
Eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet Unternehmen mehr als die reine Erfüllung einer Dokumentationspflicht.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Zentrale Erfassung der Arbeitszeiten
- Dokumentation von Beginn und Ende der Arbeitszeit
- Digitale Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter
- Arbeitszeiten unmittelbar verfügbar
- Weniger Papierstundenzettel
- Weniger manuelle Datenübertragung
- Aktueller Überblick über Arbeitszeiten
- Mobile Nutzung über das Smartphone
- Zeiterfassung per QR Code
- Flexible Nutzung an mehreren Standorten
- Verbindung mit Dienstplanung
- Digitale Urlaubsverwaltung
- Transparenz für Mitarbeiter
- Deutsche Server und geschützte Datenverarbeitung
Kommt eine Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung?
Die Bundesregierung plant eine weitere gesetzliche Konkretisierung der Arbeitszeiterfassung.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales weist darauf hin, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zukünftig ausdrücklich als elektronische Aufzeichnungspflicht im Arbeitszeitgesetz ausgestaltet werden soll.
Für Unternehmen spricht daher vieles dafür, ihre Arbeitszeiterfassung bereits jetzt digital aufzustellen.
Eine bestehende digitale Struktur muss später nicht erst vollständig von Papier oder Tabellen auf eine elektronische Lösung umgestellt werden.
Arbeitszeiterfassung mit unico rechtzeitig digitalisieren
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits heute.
Unternehmen müssen daher nicht auf zukünftige gesetzliche Änderungen warten, um ihre Prozesse zu modernisieren.
Mit unico erhalten sie eine digitale Lösung, bei der Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einfach per App und QR Code erfassen können.
Arbeitszeiten stehen direkt zur Verfügung und können mit Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und weiteren Personalprozessen verbunden werden.
Damit lässt sich die gesetzlich notwendige Arbeitszeiterfassung mit einer modernen digitalen Personalorganisation kombinieren.
Arbeitszeiterfassung Pflicht für Arbeitgeber mit unico umsetzen
Mit unico können Unternehmen ihre Arbeitszeiterfassung einfach digital organisieren.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über Smartphone und QR Code. Die Buchungen werden zentral gespeichert und stehen unmittelbar im System zur Verfügung.
Die mobile Nutzung ermöglicht eine Zeiterfassung im Büro, an mehreren Unternehmensstandorten und bei mobilen Arbeitsmodellen.
Dienstplan, Urlaub und weitere Mitarbeiterprozesse ergänzen die Zeiterfassung innerhalb einer gemeinsamen Anwendung.
So wird aus einer gesetzlichen Verpflichtung ein digitaler Prozess, der gleichzeitig mehr Übersicht und weniger Verwaltungsaufwand schaffen kann.
Stand der rechtlichen Informationen: September 2026. Die Inhalte stellen allgemeine Informationen und keine individuelle Rechtsberatung dar.