Arbeitszeiten einfach erfassen, jederzeit einsehen und zentral verwalten: Mit der digitalen Zeiterfassung von unico ersetzen Unternehmen Papierlisten, manuelle Übertragungen und unübersichtliche Einzellösungen durch einen modernen digitalen Prozess.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten direkt über die mobile unico App und einen QR Code. Die erfassten Zeiten stehen anschließend unmittelbar digital zur Verfügung und können im Nutzerkonto eingesehen und verwaltet werden.
Doch unico geht über die reine Erfassung von Arbeitszeiten hinaus. Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakte, Lohndokumente und interne Kommunikation lassen sich in einer gemeinsamen digitalen Umgebung organisieren.
So entsteht aus der Zeiterfassung ein zentraler Bestandteil moderner Personalorganisation.
Was ist digitale Zeiterfassung?
Bei einer digitalen Zeiterfassung werden Beginn, Ende und weitere relevante Arbeitszeitdaten elektronisch dokumentiert.
Statt Arbeitszeiten auf Papier, in Tabellen oder nachträglich in unterschiedlichen Systemen zu erfassen, werden die Zeitbuchungen direkt digital gespeichert.
Das erleichtert sowohl Mitarbeitern als auch der Verwaltung den täglichen Umgang mit Arbeitszeiten.
Informationen sind schneller verfügbar, Übertragungsfehler können reduziert werden und Arbeitszeitdaten müssen nicht mehrfach erfasst werden.
Eine moderne digitale Zeiterfassung schafft damit die Grundlage für nachvollziehbare und effiziente Arbeitsabläufe.
Digitale Zeiterfassung mit unico
unico wurde mit dem Ziel entwickelt, die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter so einfach wie möglich zu gestalten.
Für die tägliche Nutzung genügt die mobile App.
Mitarbeiter scannen einen bereitgestellten QR Code und können damit ihre Arbeitszeit erfassen. Datum und Uhrzeit der Buchung werden automatisch dokumentiert.
Die Anwendung gibt unmittelbar Rückmeldung darüber, ob die Buchung erfolgreich durchgeführt wurde.
Dadurch entsteht ein klarer und unkomplizierter Prozess, der sich ohne aufwendige Eingaben in den Arbeitsalltag integrieren lässt.
Arbeitszeit per QR Code erfassen
Der eigens für unico entwickelte QR Code bildet die Verbindung zwischen dem jeweiligen Standort und der mobilen Zeiterfassung.
Mitarbeiter öffnen die App, scannen den QR Code und führen ihre Zeitbuchung durch.
Eine klassische Stempeluhr oder ein fest installiertes Zeiterfassungsterminal ist dafür nicht erforderlich.
Gerade für Unternehmen mit mehreren Standorten, wechselnden Arbeitsorten oder mobil eingesetzten Mitarbeitern ermöglicht diese Form der Zeiterfassung eine flexible Lösung.
Standortbasierte Prüfung beim Erfassen der Arbeitszeit
Zusätzlich kann bei einer Zeitbuchung eine standortbasierte Validierung genutzt werden.
Dabei kann beim Ein oder Ausstempeln geprüft werden, ob sich das verwendete Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Die Standortinformation dient damit der Plausibilisierung des Erfassungsvorgangs.
Eine dauerhafte Überwachung des Mitarbeiters während seiner Arbeitszeit ist dafür nicht erforderlich.
Das verbindet eine nachvollziehbare Zeiterfassung mit einem bewussten Umgang mit sensiblen Standortdaten. Die App Beschreibung bestätigt QR Code Buchungen, automatische Zeitstempel und eine standortbasierte Validierung als zentrale Funktionen.
Arbeitszeiten live einsehen
Der Vorteil einer digitalen Zeiterfassung beginnt nicht erst beim Monatsabschluss.
Mit unico stehen erfasste Arbeitszeiten direkt digital zur Verfügung.
Berechtigte Nutzer können die aktuellen Arbeitszeiten im Nutzerkonto einsehen und erhalten dadurch einen unmittelbaren Überblick über die erfassten Daten.
Das erleichtert die tägliche Verwaltung und reduziert den Aufwand, Informationen aus Papierlisten oder verschiedenen Dateien zusammentragen zu müssen.
Auch für Mitarbeiter entsteht mehr Transparenz, weil relevante Informationen zentral verfügbar sind.
Schluss mit Papierstundenzetteln und manueller Übertragung
Papierbasierte Arbeitszeiterfassung verursacht zusätzliche Arbeit.
Stundenzettel müssen ausgefüllt, gesammelt, geprüft und anschließend häufig noch einmal in ein anderes System übertragen werden.
Ähnliche Probleme entstehen bei Tabellen, wenn mehrere Mitarbeiter oder Verantwortliche mit unterschiedlichen Versionen arbeiten.
Mit einer digitalen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten direkt dort erfasst, wo sie entstehen.
Dadurch können zusätzliche Übertragungsschritte entfallen.
Die App von unico ist ausdrücklich für eine digitale Zeiterfassung ohne Papier und manuelle Eingaben konzipiert.
Zeiterfassung und Dienstplanung verbinden
Digitale Zeiterfassung wird besonders leistungsfähig, wenn Planung und tatsächlich erfasste Arbeitszeiten nicht vollständig voneinander getrennt betrachtet werden.
Deshalb bietet unico zusätzlich einen digitalen Dienstplan.
Unternehmen können geplante Arbeitszeiten und Dienste zentral organisieren und Mitarbeitern digital zur Verfügung stellen.
Die tatsächliche Arbeitszeit wird anschließend über die Zeiterfassung dokumentiert.
Damit befinden sich Planung und Zeiterfassung in einer gemeinsamen digitalen Umgebung und müssen nicht über unterschiedliche Programme organisiert werden.
Urlaub digital planen und verwalten
Auch die Urlaubsplanung gehört zur täglichen Personalorganisation.
Mit dem integrierten Urlaubsplanungstool können Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können Anträge zentral bearbeiten und behalten die Urlaubsplanung ihrer Mitarbeiter im Blick.
Dadurch werden Papierformulare, einzelne Nachrichten und zusätzliche Tabellen zunehmend überflüssig.
Arbeitszeit, Dienstplanung und Urlaub lassen sich so sinnvoll miteinander verbinden.
Digitale Personalakte als Ergänzung zur Zeiterfassung
Zu einer modernen Mitarbeiterverwaltung gehören neben Arbeitszeiten zahlreiche weitere Informationen und Dokumente.
Mit der digitalen Personalakte von unico können relevante Mitarbeiterunterlagen zentral gespeichert und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet werden.
Dadurch entsteht eine strukturierte digitale Ablage innerhalb der Personalverwaltung.
Dokumente müssen nicht mehr auf unterschiedliche Ordner, Laufwerke oder Papierakten verteilt werden.
Berechtigte Personen erhalten Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Dokumente digital hochladen und sicher speichern
Unterlagen können direkt in die digitale Personalakte hochgeladen werden.
So lassen sich wichtige Dokumente übersichtlich einem Mitarbeiter zuordnen und zentral verwalten.
Gerade bei wachsenden Unternehmen reduziert eine strukturierte digitale Ablage den Aufwand bei der Suche nach Mitarbeiterunterlagen und schafft eine einheitliche Organisation.
Lohndokumente digital bereitstellen
Auch Lohndokumente können Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt werden.
Dadurch entfällt die monatliche Verteilung ausgedruckter Unterlagen.
Mitarbeiter können die für sie bereitgestellten Dokumente in ihrem persönlichen Bereich abrufen.
Für Unternehmen bedeutet das weniger Papier, weniger Verteilungsaufwand und einen moderneren Prozess bei der Bereitstellung von Personalunterlagen.
Datenschutz bei der digitalen Zeiterfassung
Arbeitszeiten und Personaldaten sind sensible Unternehmensdaten.
Deshalb spielt Datenschutz bei der Auswahl einer digitalen Zeiterfassung eine zentrale Rolle.
unico setzt auf Datenhaltung auf deutschen Servern. Unternehmensdaten und personenbezogene Informationen werden damit innerhalb Deutschlands gespeichert.
Auch die Kommunikation zwischen der mobilen App und dem Server wird durch moderne Verschlüsselungsverfahren geschützt. Die öffentliche App Beschreibung nennt ausdrücklich eine verschlüsselte Serverkommunikation. Google Play weist zusätzlich aus, dass Daten während der Übertragung verschlüsselt werden.
Digitale Zeiterfassung einfach bedienen
Eine Zeiterfassung wird täglich genutzt.
Deshalb entscheidet nicht nur der Funktionsumfang darüber, ob eine Software im Unternehmen funktioniert.
Die Bedienung muss für Mitarbeiter schnell verständlich sein und möglichst wenig zusätzliche Arbeit verursachen.
unico setzt deshalb auf eine moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche.
Für die alltägliche Zeiterfassung sind nur wenige Schritte erforderlich.
App öffnen, QR Code scannen und Arbeitszeit erfassen.
Die klare Bedienung erleichtert die Einführung im Unternehmen und reduziert unnötige Hürden bei der täglichen Nutzung.
Vorteile der digitalen Zeiterfassung für Unternehmen
Digitale Zeiterfassung kann zahlreiche Prozesse rund um Arbeitszeit und Personalorganisation vereinfachen.
Unternehmen profitieren insbesondere von einer zentralen und unmittelbar verfügbaren Datengrundlage.
Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst.
Zeitbuchungen stehen ohne erneute Übertragung zur Verfügung.
Berechtigte Nutzer können Arbeitszeiten aktuell einsehen.
Papierstundenzettel können ersetzt werden.
Manuelle Übertragungsprozesse werden reduziert.
Dienstplanung und Zeiterfassung können gemeinsam organisiert werden.
Urlaubsanträge lassen sich digital verwalten.
Mitarbeiterdokumente können zentral gespeichert werden.
Lohndokumente können digital bereitgestellt werden.
Unternehmensinterne Kommunikation kann innerhalb einer geschützten Anwendung stattfinden.
Damit wird die digitale Zeiterfassung zum Ausgangspunkt für weitere digitale Personalprozesse.
Digitale Zeiterfassung für unterschiedliche Unternehmen
Die Anforderungen an eine Zeiterfassung unterscheiden sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Mitarbeiter können an einem festen Standort, an mehreren Betriebsstätten oder regelmäßig an wechselnden Orten arbeiten.
Eine mobile Zeiterfassung bietet deshalb besonders viel Flexibilität.
unico eignet sich sowohl für kleinere Unternehmen als auch für wachsende Organisationen, die ihre Arbeitszeit und Personalverwaltung digital strukturieren möchten.
Besonders interessant ist die Lösung für Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht dauerhaft vor einem Computer arbeiten und trotzdem eine einfache Möglichkeit zur digitalen Zeiterfassung benötigen.
Digitale Zeiterfassung und Unternehmenskommunikation an einem Ort
Arbeitszeit ist nur ein Teil des täglichen Informationsaustauschs zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.
Deshalb verfügt unico zusätzlich über einen datenschutzkonformen Unternehmenschat.
Die interne Kommunikation kann damit innerhalb der Unternehmenslösung stattfinden.
Berufliche Nachrichten müssen nicht über private Messenger verteilt werden und wichtige Informationen bleiben in einer dafür vorgesehenen digitalen Umgebung.
Zusammen mit Zeiterfassung, Dienstplan, Urlaub und Personalakte entsteht eine zentrale Plattform für wichtige Mitarbeiterprozesse.
Von der Zeiterfassung zur digitalen Personalorganisation
Der größte Nutzen einer digitalen Zeiterfassung entsteht dann, wenn die erfassten Daten nicht isoliert bleiben.
Genau hier setzt unico an.
Arbeitszeiten werden digital erfasst und können unmittelbar eingesehen werden. Gleichzeitig stehen Werkzeuge für Dienstplanung, Urlaub, Dokumente und Mitarbeiterkommunikation zur Verfügung.
Dadurch müssen Unternehmen für alltägliche Personalprozesse nicht mit einer Vielzahl voneinander getrennter Lösungen arbeiten.
Informationen befinden sich an einem zentralen Ort und können innerhalb einer einheitlichen Oberfläche verwaltet werden.
Warum digitale Zeiterfassung mit unico?
unico verbindet eine besonders einfache Form der Arbeitszeiterfassung mit den Funktionen einer modernen Personalorganisation.
Die Zeiterfassung per QR Code und mobiler App reduziert die notwendigen Schritte für Mitarbeiter auf ein Minimum.
Gleichzeitig erhalten Unternehmen eine zentrale Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten.
Deutsche Server, moderne Verschlüsselung, eine intuitive Benutzeroberfläche sowie zusätzliche Funktionen wie Dienstplan, Urlaubsplanung, Personalakte, Lohndokumente und Unternehmenschat ergänzen die eigentliche Zeiterfassung.
So entsteht eine digitale Lösung, die nicht nur Arbeitszeit dokumentiert, sondern Unternehmen dabei unterstützt, ihre Personalprozesse insgesamt einfacher zu organisieren.
Digitale Zeiterfassung mit unico kennenlernen
Wer Arbeitszeiten noch mit Papierstundenzetteln, Tabellen oder voneinander getrennten Programmen verwaltet, kann mit einer digitalen Lösung zahlreiche Arbeitsschritte vereinfachen.
Mit unico werden Arbeitszeiten direkt per App und QR Code erfasst und stehen anschließend unmittelbar digital zur Verfügung.
Gleichzeitig können wichtige Bereiche der Personalorganisation in einer gemeinsamen Anwendung gebündelt werden.
So wird aus klassischer Arbeitszeiterfassung ein moderner digitaler Prozess.