Lohnabrechnungen ausdrucken, sortieren und an Mitarbeiter verteilen gehört in vielen Unternehmen noch immer zum monatlichen Verwaltungsaufwand.
Mit unico können Lohnabrechnungen und weitere wichtige Personaldokumente digital hinterlegt und Mitarbeitern über ihren persönlichen Zugang bereitgestellt werden.
Beschäftigte haben damit jederzeit Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen.
Die digitale Bereitstellung reduziert Papier, vereinfacht die Verteilung und ergänzt Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und digitale Personalakte innerhalb einer gemeinsamen Anwendung.
Lohnabrechnungen digital für Mitarbeiter bereitstellen
Mit unico können Unternehmen fertige Lohnabrechnungen digital hinterlegen.
Die Dokumente werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und stehen anschließend über dessen persönlichen Zugang zur Verfügung.
Damit ist keine monatliche Verteilung gedruckter Abrechnungen erforderlich.
Mitarbeiter können ihre Unterlagen selbstständig digital abrufen.
Was ist eine digitale Lohnabrechnung?
Unter digitaler Lohnabrechnung kann sowohl die eigentliche Erstellung einer Abrechnung als auch deren digitale Bereitstellung verstanden werden.
Bei unico steht hier die digitale Bereitstellung der fertigen Lohndokumente im Mittelpunkt.
Unternehmen können Lohnabrechnungen und weitere Personaldokumente digital hinterlegen und dem jeweiligen Mitarbeiter zur Verfügung stellen.
Die Lohnabrechnung muss dadurch nicht mehr ausschließlich auf Papier ausgegeben werden.
Lohndokumente über den persönlichen Zugang abrufen
Jeder Mitarbeiter verfügt über einen persönlichen Zugang zur digitalen Umgebung von unico.
Dort können die für ihn vorgesehenen Lohndokumente bereitgestellt werden.
Dadurch erhält jeder Mitarbeiter ausschließlich einen zentralen digitalen Zugriff auf seine eigenen Unterlagen.
Für Beschäftigte entsteht ein einfacher und nachvollziehbarer Weg, wichtige Dokumente wiederzufinden.
Lohnabrechnungen jederzeit verfügbar
Papierabrechnungen werden häufig abgelegt und später nicht mehr sofort gefunden.
Digitale Lohndokumente können dagegen innerhalb des persönlichen Zugangs verfügbar bleiben.
Mitarbeiter müssen bei einem späteren Bedarf nicht zuerst in Papierordnern suchen oder erneut im Büro nach einer Kopie fragen.
Die eigenen Unterlagen stehen zentral digital zur Verfügung.
Weniger Papier bei der Lohnabrechnung
Die monatliche Verteilung von Lohnabrechnungen verursacht bei klassischen Papierprozessen zahlreiche Arbeitsschritte.
Dokumente müssen ausgedruckt werden.
Abrechnungen müssen den richtigen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Unterlagen werden gefaltet, kuvertiert oder persönlich verteilt.
Bei abwesenden oder mobilen Mitarbeitern muss möglicherweise ein weiterer Versand organisiert werden.
Mit der digitalen Bereitstellung können diese Schritte deutlich reduziert werden.
Lohnabrechnungen ohne Ausdruck verteilen
Wenn die fertige Abrechnung bereits digital vorliegt, ist ein zusätzlicher Ausdruck für die interne Verteilung häufig nicht notwendig.
Das Dokument kann innerhalb von unico dem jeweiligen Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Damit wird der gesamte Prozess zwischen Unternehmen und Mitarbeiter digital.
Das spart Papier und reduziert wiederkehrende administrative Aufgaben.
Lohndokumente nicht mehr per E Mail versenden
Personaldokumente enthalten sensible Informationen.
Eine strukturierte Bereitstellung über ein persönliches Mitarbeiterkonto bietet deshalb einen klaren Vorteil gegenüber dem regelmäßigen Versand einzelner Dokumente über unterschiedliche Kommunikationswege.
Mitarbeiter wissen, wo ihre Unterlagen zu finden sind.
Das Unternehmen verfügt gleichzeitig über einen einheitlichen Prozess für die digitale Bereitstellung.
Digitale Lohnabrechnung für mobile Mitarbeiter
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet regelmäßig im Büro.
Bei Außendienst, mehreren Betriebsstätten oder wechselnden Arbeitsorten ist die Verteilung gedruckter Lohndokumente besonders aufwendig.
Mit unico können die Unterlagen digital bereitgestellt werden.
Der Mitarbeiter benötigt für den Abruf keinen persönlichen Termin im Büro.
Damit funktioniert die Dokumentenbereitstellung unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort.
Lohnabrechnung für Mitarbeiter an mehreren Standorten
Unternehmen mit mehreren Standorten müssen Personaldokumente häufig über größere Entfernungen verteilen.
Eine digitale Bereitstellung beseitigt diese räumliche Abhängigkeit.
Mitarbeiter erhalten ihre Dokumente über ihren persönlichen Zugang.
Die Verwaltung kann Lohndokumente zentral organisieren, unabhängig davon, an welchem Standort der jeweilige Mitarbeiter tätig ist.
Digitale Lohnabrechnung und Personalakte verbinden
Lohnabrechnungen sind ein wichtiger Bestandteil der Personalverwaltung.
Deshalb ist es sinnvoll, sie nicht als isolierten Prozess zu betrachten.
Mit der digitalen Personalakte von unico können Mitarbeiterdokumente zentral organisiert werden.
Lohndokumente ergänzen diese digitale Dokumentenverwaltung und können dem jeweiligen Mitarbeiter eindeutig zugeordnet werden.
Dadurch entsteht eine gemeinsame Umgebung für wichtige Personalunterlagen.
Weitere Personaldokumente digital bereitstellen
Die Funktion ist nicht ausschließlich auf die monatliche Lohnabrechnung beschränkt.
Auch weitere wichtige Personaldokumente können digital hinterlegt werden.
Unternehmen erhalten dadurch die Möglichkeit, die Dokumentenbereitstellung schrittweise zu digitalisieren.
Mitarbeiter verfügen über einen zentralen Ort für die ihnen zur Verfügung gestellten Unterlagen.
Weniger Rückfragen nach verlorenen Unterlagen
Papierdokumente können verlegt oder versehentlich entsorgt werden.
Dann muss die Verwaltung häufig erneut eine Kopie bereitstellen.
Wenn Lohndokumente digital im Mitarbeiterzugang verfügbar sind, können Beschäftigte ihre Unterlagen selbstständig abrufen.
Das reduziert Rückfragen und spart Verwaltungszeit.
Persönlicher Dokumentenbereich für Mitarbeiter
Ein digitaler Mitarbeiterzugang kann mehr sein als eine reine Zeiterfassung.
Mit unico stehen verschiedene Funktionen innerhalb derselben Anwendung zur Verfügung.
Neben Arbeitszeit und Dienstplan können dort auch persönliche Dokumente bereitgestellt werden.
Dadurch entsteht ein zentraler digitaler Bereich für den Arbeitsalltag des Mitarbeiters.
Lohnabrechnung und Arbeitszeiterfassung in einer Anwendung
Arbeitszeiten bilden häufig eine wichtige Grundlage für nachgelagerte Personalprozesse.
Mit unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten digital über App und QR Code.
Die geleisteten Stunden stehen anschließend im System zur Verfügung.
Die fertigen Lohndokumente können später ebenfalls über die digitale Umgebung für den jeweiligen Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Damit werden verschiedene Schritte der Personalorganisation innerhalb einer gemeinsamen Lösung verbunden.
Arbeitsstunden für Mitarbeiter transparent einsehen
Neben den fertigen Lohndokumenten können Mitarbeiter auch ihre geleisteten Arbeitsstunden in einer aktuellen Übersicht nachvollziehen.
Dadurch entsteht bereits während des laufenden Monats mehr Transparenz.
Der persönliche Zugang verbindet damit Informationen aus der Arbeitszeiterfassung mit wichtigen Dokumenten der Personalverwaltung.
Lohnabrechnung und Arbeitszeitkonto
Arbeitszeit und Lohndokumente werden in vielen Unternehmen über vollständig getrennte Systeme organisiert.
unico schafft eine gemeinsame digitale Umgebung für verschiedene Mitarbeiterprozesse.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten erfassen und einsehen und später auch bereitgestellte Lohndokumente abrufen.
Dadurch entsteht ein einheitlicher Zugang für regelmäßig benötigte Informationen.
Dienstplan und Lohndokumente zentral organisieren
Auch der Dienstplan gehört zum täglichen Mitarbeiterportal von unico.
Beschäftigte können geplante Arbeitszeiten digital abrufen und ihre tatsächlichen Zeiten über die Zeiterfassung dokumentieren.
Lohndokumente ergänzen diesen Bereich um wichtige persönliche Unterlagen.
Dadurch benötigen Mitarbeiter nicht für jeden einzelnen Prozess eine andere Anwendung.
Urlaubsplanung über denselben Zugang
Mitarbeiter können innerhalb von unico auch Urlaubsanträge digital einreichen.
Nach der Bearbeitung erhalten sie eine entsprechende Rückmeldung.
Damit stehen Urlaub, Dienstplan, Arbeitszeiten und Lohndokumente innerhalb derselben digitalen Umgebung zur Verfügung.
Das vereinfacht den Zugang zu wichtigen Mitarbeiterprozessen.
Digitale Lohnabrechnung als Teil des Mitarbeiterportals
Der persönliche Mitarbeiterzugang von unico bündelt unterschiedliche Funktionen.
Dazu können gehören:
- Arbeitszeiten erfassen
- Arbeitsstunden einsehen
- Dienstplan abrufen
- Urlaub beantragen
- Personaldokumente einsehen
- Lohnabrechnungen abrufen
- Unternehmensnachrichten austauschen
Dadurch wird die Bereitstellung der Lohnabrechnung Bestandteil eines umfassenderen digitalen Mitarbeiterportals.
Datenschutz bei digitalen Lohnabrechnungen
Lohnabrechnungen enthalten besonders sensible personenbezogene Informationen.
Dazu können beispielsweise Angaben zur Vergütung, Beschäftigung und persönlichen Abrechnung gehören.
Entsprechend wichtig ist ein geschützter Umgang mit diesen Dokumenten.
unico setzt auf persönliche Nutzerkonten und Serverstandorte in Deutschland.
So können Lohndokumente innerhalb einer zentralen digitalen Unternehmensumgebung bereitgestellt werden.
Lohndokumente auf deutschen Servern
unico setzt bei der Datenverarbeitung auf Serverstandorte in Deutschland.
Dadurch werden auch die innerhalb der Anwendung verwalteten Mitarbeiterinformationen in einer klar definierten deutschen Infrastruktur verarbeitet.
Gerade bei sensiblen Personaldokumenten ist der Standort der verwendeten Server für viele Unternehmen ein wichtiges Auswahlkriterium.
Berufliche Dokumente und Kommunikation trennen
Neben der Dokumentenbereitstellung bietet unico einen integrierten Unternehmenschat.
Berufliche Kommunikation kann dadurch innerhalb der vorgesehenen Unternehmensumgebung stattfinden.
Persönliche Dokumente und Unternehmenskommunikation müssen nicht über private Messenger verteilt werden.
Das schafft eine klarere Trennung zwischen privater und beruflicher Kommunikation.
Digitale Lohnabrechnung für kleine Unternehmen
Auch kleinere Unternehmen können durch die digitale Dokumentenbereitstellung Verwaltungszeit sparen.
Der monatliche Aufwand für Ausdruck und Verteilung entsteht unabhängig davon, ob zehn oder hundert Mitarbeiter beschäftigt werden.
Ein digitaler Prozess schafft von Beginn an eine einheitliche Struktur.
Neue Mitarbeiter können später nach demselben Prinzip eingebunden werden.
Digitale Lohnabrechnung für wachsende Unternehmen
Mit steigender Mitarbeiterzahl wächst auch die Menge der monatlich zu verteilenden Dokumente.
Was bei wenigen Beschäftigten noch schnell erledigt ist, entwickelt sich bei größeren Teams zu einem wiederkehrenden Verwaltungsprozess.
Eine digitale Bereitstellung skaliert deutlich einfacher.
Die Dokumente werden dem jeweiligen Mitarbeiter digital zugeordnet und über dessen persönlichen Zugang verfügbar gemacht.
Vorteile digital bereitgestellter Lohnabrechnungen
Die digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen kann Unternehmen und Mitarbeiter gleichermaßen entlasten.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Lohnabrechnungen digital bereitstellen
- Persönlicher Zugriff für Mitarbeiter
- Dokumente jederzeit wiederfinden
- Weniger Ausdrucke
- Weniger Papierverbrauch
- Weniger manuelle Verteilung
- Unabhängig vom Arbeitsort nutzbar
- Geeignet für mehrere Standorte
- Auch weitere Personaldokumente digital bereitstellen
- Verbindung mit digitaler Personalakte
- Arbeitszeiten über denselben Zugang einsehen
- Dienstplan digital verfügbar
- Urlaubsplanung integrieren
- Zentrale Unternehmenskommunikation
- Datenhaltung auf deutschen Servern
Für welche Unternehmen eignet sich die digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen?
Die digitale Bereitstellung von Lohndokumenten eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Branche.
Besonders deutlich sind die Vorteile bei größeren Teams, mehreren Standorten oder Mitarbeitern ohne regelmäßigen Büroarbeitsplatz.
Aber auch kleinere Unternehmen können ihre Personalverwaltung frühzeitig papierärmer und strukturierter organisieren.
Die Funktion lässt sich dabei mit weiteren digitalen Mitarbeiterprozessen verbinden.
Von der Lohnabrechnung zum digitalen Mitarbeiterportal
Die monatliche Lohnabrechnung ist nur einer von vielen Berührungspunkten zwischen Unternehmen und Mitarbeiter.
Arbeitszeiten, Dienstpläne, Urlaub, Dokumente und interne Kommunikation gehören ebenfalls zum Arbeitsalltag.
unico bündelt diese Bereiche innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Dadurch erhalten Mitarbeiter einen zentralen Zugang zu wichtigen Informationen und Unternehmen reduzieren unterschiedliche Einzelprozesse.
Lohnabrechnungen mit unico digital bereitstellen
Mit unico können Unternehmen Lohnabrechnungen und weitere wichtige Personaldokumente digital hinterlegen und ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
Beschäftigte erhalten über ihren persönlichen Zugang Zugriff auf ihre Unterlagen und können diese unabhängig von ihrem Arbeitsort abrufen.
Arbeitszeiterfassung, Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, digitale Personalakte und Unternehmenschat ergänzen die Dokumentenbereitstellung.
So wird aus der monatlichen Verteilung von Lohnabrechnungen ein einfacher digitaler Prozess innerhalb der Personalorganisation.