Arbeitszeiten einfach mit dem Smartphone erfassen: Mit der QR Code Zeiterfassung von unico benötigen Unternehmen keine klassische Stempeluhr und kein fest installiertes Zeiterfassungsterminal.
Mitarbeiter öffnen die mobile unico App, scannen den bereitgestellten QR Code und erfassen ihre Arbeitszeit direkt vor Ort.
Die Zeitbuchung wird digital dokumentiert und steht anschließend unmittelbar im System zur Verfügung.
So verbindet unico eine besonders einfache Bedienung für Mitarbeiter mit einer übersichtlichen digitalen Arbeitszeitverwaltung für Unternehmen. Die Zeiterfassung per App und QR Code gehört zum zentralen Konzept von unico Zeiterfassung.
Wie funktioniert Zeiterfassung per QR Code?
Die Funktionsweise ist bewusst einfach gehalten.
Am jeweiligen Arbeitsplatz oder Standort wird ein QR Code bereitgestellt. Mitarbeiter öffnen die unico App auf ihrem Smartphone und scannen diesen Code.
Anschließend kann die Arbeitszeit digital erfasst werden.
Datum und Uhrzeit der Buchung werden automatisch dokumentiert und dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet.
Damit wird der QR Code zum digitalen Erfassungspunkt für die Arbeitszeit.
Ein zusätzliches Terminal, eine Chipkarte oder ein separates Lesegerät ist nicht erforderlich.
Arbeitszeit mit Smartphone und QR Code erfassen
Für die Zeiterfassung benötigen Mitarbeiter lediglich ihr Smartphone und die unico App.
Das erleichtert die Einführung besonders in Unternehmen, in denen Smartphones ohnehin zum Arbeitsalltag gehören.
Der Ablauf bleibt auch für Mitarbeiter einfach, die nur selten mit Unternehmenssoftware arbeiten.
App öffnen.
QR Code scannen.
Arbeitszeit erfassen.
Die Buchung wird digital gespeichert und steht anschließend für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.
Keine klassische Stempeluhr notwendig
Klassische Zeiterfassungssysteme benötigen häufig ein fest installiertes Terminal.
Zusätzlich können Mitarbeiterausweise, Chips oder Karten erforderlich sein.
Bei der QR Code Zeiterfassung von unico übernimmt das Smartphone des Mitarbeiters diese Aufgabe.
Der QR Code kann dort bereitgestellt werden, wo die Arbeitszeit erfasst werden soll.
Dadurch lässt sich digitale Zeiterfassung auch an Standorten umsetzen, an denen die Installation eines klassischen Terminals unpraktisch oder unnötig wäre.
QR Code Zeiterfassung für mehrere Standorte
Unternehmen mit mehreren Standorten benötigen eine Zeiterfassung, die sich flexibel einsetzen lässt.
Mit QR Codes können unterschiedliche Arbeitsorte einfach in das System eingebunden werden.
Der jeweilige QR Code wird am vorgesehenen Standort bereitgestellt und dient dort als digitaler Zugang zur Zeiterfassung.
Dadurch eignet sich das System beispielsweise für Unternehmen mit mehreren Filialen, Büros, Betriebsstätten oder wechselnden Einsatzorten.
Neue Standorte können in eine bestehende digitale Struktur eingebunden werden, ohne für jeden Standort eine klassische Stempeluhr installieren zu müssen.
Standortprüfung beim Ein und Ausstempeln
Eine Zeitbuchung kann auf Wunsch zusätzlich mit einer standortbasierten Prüfung verbunden werden.
Dabei kann beim Ein oder Ausstempeln geprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Die Standortinformation dient der Plausibilisierung der jeweiligen Buchung.
Eine permanente Standortüberwachung während der Arbeitszeit ist dafür nicht notwendig.
Damit lässt sich die Sicherheit der Zeiterfassung erhöhen, ohne Mitarbeiter während ihres gesamten Arbeitstages dauerhaft zu verfolgen.
Standort nur bei der Zeitbuchung prüfen
Der Standort ist insbesondere im Moment der Buchung relevant.
Deshalb setzt unico nicht auf ein permanentes Bewegungsprofil als Voraussetzung für die Zeiterfassung.
Die Prüfung kann auf den Zeitpunkt des Ein und Ausstempelns begrenzt werden.
Das ermöglicht Unternehmen eine zusätzliche Kontrolle der Zeitbuchung und berücksichtigt gleichzeitig den sensiblen Charakter von Standortdaten.
Arbeitszeiten stehen direkt digital zur Verfügung
Der Vorteil der QR Code Zeiterfassung besteht nicht nur im einfachen Stempeln.
Nach der Buchung stehen die erfassten Arbeitszeiten direkt digital zur Verfügung.
Mitarbeiter können ihre geleisteten Arbeitsstunden in einer aktuellen Übersicht nachvollziehen. Dadurch entsteht mehr Transparenz und Rückfragen zu bereits erfassten Zeiten können reduziert werden.
Auch für Unternehmen entfällt das Sammeln und Übertragen klassischer Stundenzettel.
Die Arbeitszeit wird dort digital erfasst, wo sie tatsächlich entsteht.
Weniger Fehler durch direkte digitale Erfassung
Bei handschriftlichen Stundenzetteln entstehen zusätzliche Arbeitsschritte.
Arbeitszeiten werden zunächst vom Mitarbeiter aufgeschrieben und später häufig von einer anderen Person in eine Software oder Tabelle übertragen.
Jeder zusätzliche Übertragungsschritt kann zu Fehlern führen.
Mit der digitalen QR Code Zeiterfassung entfällt dieser Medienbruch.
Die Arbeitszeit wird unmittelbar digital erfasst und steht anschließend im System zur Verfügung.
Das reduziert manuelle Eingaben und vereinfacht die weitere Verwaltung.
QR Code Zeiterfassung für Mitarbeiter einfach einführen
Die Akzeptanz einer neuen Zeiterfassung hängt wesentlich davon ab, wie einfach sie im Arbeitsalltag funktioniert.
Komplizierte Prozesse führen schnell zu Rückfragen und zusätzlichen Schulungen.
Bei unico konzentriert sich der tägliche Vorgang deshalb auf wenige Schritte.
Mitarbeiter benötigen keine umfangreichen Kenntnisse der Verwaltungssoftware.
Für die eigentliche Zeitbuchung genügt die mobile App mit der vorgesehenen QR Code Funktion.
Dadurch lässt sich die Zeiterfassung auch in größeren Teams einfach erklären und einführen.
Mobile Zeiterfassung für Unternehmen
Die Kombination aus QR Code und App macht die Arbeitszeiterfassung unabhängig von einem festen Computerarbeitsplatz.
Das ist besonders für Unternehmen interessant, deren Mitarbeiter während ihrer Arbeitszeit mobil tätig sind oder an unterschiedlichen Orten arbeiten.
Die mobile App bildet dabei die Schnittstelle zwischen Mitarbeiter und Unternehmen.
Arbeitszeiten können über das Smartphone erfasst und direkt digital verarbeitet werden.
Auch weitere Informationen können Mitarbeitern über die App zur Verfügung gestellt werden. In der bestehenden unico Lösung werden bereits Arbeitszeiten, Dienstplanung, Urlaub und weitere Mitarbeiterprozesse digital miteinander verbunden.
QR Code Zeiterfassung und digitaler Dienstplan
Die tatsächlich erfasste Arbeitszeit ist nur ein Teil einer modernen Personalorganisation.
Mit unico kann die Zeiterfassung deshalb mit einem digitalen Dienstplan verbunden werden.
Mitarbeiter erhalten einen Überblick über ihre geplanten Arbeitszeiten und können ihre tatsächliche Arbeitszeit anschließend digital erfassen.
Dadurch lassen sich Planung und Zeiterfassung innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisieren.
Unternehmen müssen nicht für jeden Prozess eine separate Software verwenden.
Urlaub und Arbeitszeit gemeinsam organisieren
Auch Abwesenheiten wirken sich auf die Arbeitszeitplanung aus.
Deshalb verfügt unico zusätzlich über eine digitale Urlaubsplanung.
Mitarbeiter können Urlaubsanträge über die Anwendung einreichen. Nach der Bearbeitung erhalten sie digital eine Information über Genehmigung oder Ablehnung.
Arbeitszeit, Dienstplanung und Urlaub befinden sich damit innerhalb derselben digitalen Umgebung.
Datenschutz bei der QR Code Zeiterfassung
Bei einer digitalen Zeiterfassung werden personenbezogene Daten verarbeitet.
Datenschutz und Datensicherheit sind deshalb ein wichtiger Bestandteil des Systems.
unico setzt auf Server in Deutschland und eine geschützte Verarbeitung der Unternehmensdaten.
Auch bei der internen Kommunikation bleiben relevante Informationen innerhalb der vorgesehenen Unternehmenslösung und werden auf deutschen Servern verarbeitet.
Gerade bei sensiblen Arbeitszeit und Personaldaten schafft eine klare Datenhaltung eine wichtige Grundlage für Unternehmen.
Keine zusätzlichen Karten oder Chips für Mitarbeiter
Bei vielen klassischen Zeiterfassungssystemen benötigt jeder Mitarbeiter ein zusätzliches Medium.
Das können beispielsweise Chipkarten, Schlüsselanhänger oder Transponder sein.
Diese müssen beschafft, ausgegeben, verwaltet und bei Verlust ersetzt werden.
Bei der mobilen QR Code Zeiterfassung erfolgt die Identifikation über das persönliche Nutzerkonto innerhalb der App.
Damit kann ein zusätzlicher physischer Mitarbeiterausweis für die reine Zeiterfassung entfallen.
Vorteile der Zeiterfassung per QR Code
Die QR Code Zeiterfassung verbindet eine unkomplizierte Zeitbuchung mit den Vorteilen einer digitalen Verwaltung.
Unternehmen profitieren insbesondere von:
- Einfacher Zeiterfassung über das Smartphone
- Schnellem Ein und Ausstempeln per QR Code
- Keinem klassischen Zeiterfassungsterminal
- Keinen zusätzlichen Chipkarten oder Transpondern
- Direkter digitaler Verfügbarkeit der Arbeitszeiten
- Weniger manuellen Übertragungsschritten
- Nutzung an unterschiedlichen Standorten
- Optionaler standortbasierter Prüfung bei der Buchung
- Aktueller Arbeitszeitübersicht für Mitarbeiter
- Verbindung mit Dienstplan und Urlaubsplanung
- Sicherer Datenverarbeitung auf deutschen Servern
Für welche Unternehmen eignet sich QR Code Zeiterfassung?
QR Code Zeiterfassung eignet sich grundsätzlich für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen.
Besonders interessant ist sie überall dort, wo Mitarbeiter ihre Arbeit an bestimmten Standorten beginnen und beenden oder nicht dauerhaft an einem Computerarbeitsplatz tätig sind.
Dazu gehören beispielsweise Unternehmen mit mehreren Niederlassungen, Filialen, Werkstätten, Lagern, Büros, Produktionsbereichen oder wechselnden Einsatzorten.
Auch kleinere Unternehmen profitieren davon, dass keine umfangreiche Hardware für den Einstieg erforderlich ist.
Damit ist die Lösung nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt.
QR Code Zeiterfassung als Teil einer digitalen Personalverwaltung
Mit unico endet die Digitalisierung nicht nach dem Stempeln.
Arbeitszeiten können mit weiteren Funktionen der Personalorganisation verbunden werden.
Dazu gehören unter anderem Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, digitale Dokumente, Personalverwaltung und interne Kommunikation.
Mitarbeiter können ihre geleisteten Stunden aktuell einsehen. Urlaubsanträge können digital eingereicht werden und Lohndokumente lassen sich Mitarbeitern ebenfalls digital zur Verfügung stellen.
Dadurch wird die QR Code Zeiterfassung zum Einstieg in einen vollständig digitalen Mitarbeiterprozess.
QR Code Zeiterfassung mit unico kennenlernen
Digitale Arbeitszeiterfassung kann einfach sein.
Mit unico benötigen Mitarbeiter für die tägliche Zeitbuchung lediglich die mobile App und den bereitgestellten QR Code.
Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst, stehen anschließend im System zur Verfügung und können mit weiteren Funktionen der Personalorganisation verbunden werden.
So erhalten Unternehmen eine moderne Zeiterfassung, die sich einfach bedienen und flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lässt.