Eine gute Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen muss vor allem einfach funktionieren.
Mitarbeiter sollen ihre Arbeitszeit schnell erfassen können, während die Verwaltung jederzeit den Überblick behält.
Mit unico erfolgt die Arbeitszeiterfassung digital über eine mobile App und QR Code.
Arbeitszeiten stehen direkt im System zur Verfügung und können mit Dienstplan, Urlaub, Arbeitszeitübersicht, Personalakte, Lohndokumenten und Unternehmenskommunikation verbunden werden.
So erhalten kleine und mittlere Unternehmen eine zentrale digitale Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann.
Digitale Zeiterfassung für KMU
Kleine und mittlere Unternehmen benötigen häufig keine komplizierten Insellösungen.
Entscheidend ist ein klarer Prozess, den Mitarbeiter im Arbeitsalltag zuverlässig nutzen können.
unico verbindet deshalb eine einfache mobile Zeiterfassung mit wichtigen Funktionen der Personalorganisation.
Arbeitszeiten werden direkt digital erfasst und stehen anschließend zentral zur Verfügung.
Dadurch müssen Informationen nicht erst aus Papierformularen oder verschiedenen Tabellen zusammengetragen werden.
Arbeitszeiten einfach per App erfassen
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit über die mobile unico App.
Das Smartphone wird damit zum persönlichen Zugang zur digitalen Zeiterfassung.
Der Vorgang lässt sich direkt am Arbeitsort durchführen.
Dadurch müssen Arbeitszeiten nicht erst am Ende des Tages oder der Woche nachgetragen werden.
Die Zeitbuchungen entstehen dort, wo tatsächlich gearbeitet wird.
Zeiterfassung per QR Code
unico verbindet die mobile App mit einer Zeiterfassung per QR Code.
Am vorgesehenen Arbeitsort kann ein QR Code als digitaler Erfassungspunkt verwendet werden.
Der Mitarbeiter öffnet die App und scannt den Code.
Die Arbeitszeit wird anschließend dem persönlichen Nutzerkonto zugeordnet.
So entsteht ein einfacher und einheitlicher Ablauf für alle Mitarbeiter.
Keine klassische Stempeluhr erforderlich
Gerade für kleinere Unternehmen kann die Anschaffung zusätzlicher Zeiterfassungshardware unnötigen Aufwand verursachen.
Mit unico ist kein klassisches Stempelgerät notwendig.
Die Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone und den vorgesehenen QR Code.
Damit entfallen zusätzliche Karten, Transponder und fest installierte Terminals für die tägliche Zeitbuchung.
Zeiterfassung ohne große technische Infrastruktur
Eine digitale Zeiterfassung sollte auch für Unternehmen funktionieren, die keine eigene große IT Abteilung besitzen.
unico ist auf eine einfache Bedienung ausgelegt.
Mitarbeiter benötigen für die tägliche Zeiterfassung keinen komplizierten technischen Prozess.
App öffnen.
QR Code scannen.
Arbeitszeit erfassen.
Damit lässt sich die digitale Zeiterfassung auch in kleineren Unternehmensstrukturen einfach einsetzen.
Arbeitszeiten direkt digital verfügbar
Papierstundenzettel liefern Unternehmen häufig erst verspätet einen vollständigen Überblick.
Mit der digitalen Zeiterfassung stehen die erfassten Arbeitszeiten unmittelbar im System zur Verfügung.
Dadurch kann die Verwaltung bereits während des laufenden Monats nachvollziehen, welche Stunden dokumentiert wurden.
Mitarbeiter können ihre geleisteten Arbeitsstunden ebenfalls in einer aktuellen Übersicht einsehen.
Das schafft Transparenz auf beiden Seiten.
Weniger Papier und Excel Tabellen
Gerade in kleineren Unternehmen entstehen viele Verwaltungsprozesse zunächst mit einfachen Mitteln.
Arbeitszeiten werden auf Papier dokumentiert.
Dienstpläne entstehen in Tabellen.
Urlaubsanträge werden per E Mail geschickt.
Dokumente liegen in verschiedenen Ordnern.
Mit zunehmender Mitarbeiterzahl werden diese Strukturen schnell unübersichtlich.
unico ermöglicht es, wichtige Prozesse frühzeitig digital und zentral zu organisieren.
Weniger doppelte Dateneingaben
Ein großer Teil des Verwaltungsaufwands entsteht nicht durch die eigentliche Arbeitszeit, sondern durch die spätere Verarbeitung der Informationen.
Papierstundenzettel müssen beispielsweise zunächst ausgefüllt und anschließend erneut digital übertragen werden.
Mit unico entsteht die Arbeitszeitinformation direkt digital.
Dadurch lassen sich unnötige Medienbrüche und doppelte Arbeitsschritte reduzieren.
Zeiterfassung für kleine Unternehmen
Auch ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern profitiert von klaren digitalen Abläufen.
Gerade in kleinen Teams übernehmen Führungskräfte und Verwaltung häufig mehrere Aufgaben gleichzeitig.
Jeder vermeidbare manuelle Prozess spart deshalb Zeit.
Eine digitale Zeiterfassung schafft frühzeitig einen einheitlichen Ablauf.
Wenn später neue Mitarbeiter hinzukommen, muss das bestehende System nicht vollständig neu aufgebaut werden.
Zeiterfassung für mittelständische Unternehmen
Mit wachsender Mitarbeiterzahl steigen die Anforderungen an die Personalorganisation.
Mehr Mitarbeiter bedeuten mehr Arbeitszeitbuchungen, mehr Urlaubsanträge, mehr Dokumente und mehr Abstimmung.
Eine zentrale digitale Lösung wird dadurch zunehmend wichtiger.
unico ermöglicht es, Arbeitszeit und weitere Mitarbeiterprozesse innerhalb einer gemeinsamen Plattform zu organisieren.
Damit eignet sich die Lösung auch für Unternehmen, deren Strukturen und Teams wachsen.
Eine Zeiterfassung, die mit dem Unternehmen wächst
Eine Software sollte nicht nur zur aktuellen Unternehmensgröße passen.
Auch zukünftige Entwicklungen sollten berücksichtigt werden.
Neue Mitarbeiter können in die vorhandenen digitalen Prozesse eingebunden werden.
Weitere Standorte können mit derselben mobilen Zeiterfassung arbeiten.
Dienstplanung, Urlaub und Mitarbeiterdokumente bleiben innerhalb einer gemeinsamen Umgebung organisiert.
Dadurch kann die bestehende Struktur mit dem Unternehmen weiterentwickelt werden.
Zeiterfassung für mehrere Standorte
Viele mittelständische Unternehmen arbeiten nicht nur an einem Standort.
Mit einer mobilen Zeiterfassung müssen nicht an jeder Betriebsstätte unterschiedliche Systeme eingesetzt werden.
QR Codes können an verschiedenen Arbeitsorten als Erfassungspunkte dienen.
Mitarbeiter nutzen weiterhin dieselbe App.
Die erfassten Arbeitszeiten laufen zentral im System zusammen.
Zeiterfassung für mobile Mitarbeiter
Auch Beschäftigte ohne festen Büroarbeitsplatz benötigen eine einfache Arbeitszeiterfassung.
Mit unico erfolgt die Zeitbuchung über das Smartphone.
Dadurch eignet sich die Lösung auch für Mitarbeiter, die mobil tätig sind oder regelmäßig zwischen verschiedenen Arbeitsorten wechseln.
Eine fest installierte Stempeluhr ist dafür nicht erforderlich.
Standortprüfung bei der Zeitbuchung
Bei Bedarf kann die Arbeitszeiterfassung um eine Standortprüfung ergänzt werden.
Beim Ein oder Ausstempeln kann geprüft werden, ob die Buchung am vorgesehenen Arbeitsort erfolgt.
Eine permanente Standortüberwachung während des gesamten Arbeitstages ist dafür nicht notwendig.
Damit erhalten Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit zur Plausibilisierung der Zeitbuchung, ohne Mitarbeiter dauerhaft zu verfolgen.
Dienstplan und Zeiterfassung verbinden
Personalplanung und Arbeitszeiterfassung gehören im Unternehmensalltag eng zusammen.
Der Dienstplan zeigt, wann ein Mitarbeiter arbeiten soll.
Die Zeiterfassung dokumentiert anschließend die tatsächlich geleistete Arbeitszeit.
Mit unico können beide Prozesse innerhalb derselben digitalen Umgebung organisiert werden.
Dadurch müssen geplante und tatsächliche Arbeitszeiten nicht aus verschiedenen Systemen zusammengetragen werden.
Urlaub digital organisieren
Auch Urlaubsanträge lassen sich mit unico digital verwalten.
Mitarbeiter reichen ihren Antrag über die Anwendung ein.
Nach der Bearbeitung erhalten sie eine entsprechende Rückmeldung.
Damit können Arbeitszeit, Dienstplan und Urlaub innerhalb eines gemeinsamen digitalen Prozesses organisiert werden.
Arbeitszeit für Mitarbeiter transparent machen
Eine moderne Zeiterfassung sollte nicht nur der Verwaltung Informationen liefern.
Auch Mitarbeiter profitieren von einem transparenten System.
Mit unico können Beschäftigte ihre bereits geleisteten Arbeitsstunden einsehen.
Dadurch erkennen sie frühzeitig, welche Zeiten bereits erfasst wurden und wie sich ihr Stundenstand entwickelt.
Das reduziert Rückfragen und schafft eine gemeinsame Datengrundlage.
Digitale Personalakte ergänzen
Mit wachsendem Unternehmen wächst auch die Menge der Personaldokumente.
unico bietet deshalb zusätzlich eine digitale Personalakte.
Dokumente können Mitarbeitern zugeordnet und zentral gespeichert werden.
Dadurch müssen Personalinformationen nicht über verschiedene Ordner und Speicherorte verteilt werden.
Arbeitszeit und Personalunterlagen befinden sich innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Lohndokumente digital bereitstellen
Lohnabrechnungen und weitere wichtige Personaldokumente können Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt werden.
Beschäftigte erhalten über ihren persönlichen Zugang Zugriff auf ihre Unterlagen.
Das reduziert den Aufwand für Ausdruck und manuelle Verteilung.
Gerade bei mehreren Standorten oder mobilen Mitarbeitern vereinfacht dies die monatlichen Verwaltungsabläufe.
Unternehmenskommunikation zentral organisieren
Mit zunehmender Unternehmensgröße wächst auch der Kommunikationsbedarf.
Private Messenger und unterschiedliche Chatgruppen werden dabei schnell unübersichtlich.
unico bietet einen integrierten Unternehmenschat.
Berufliche Kommunikation kann damit innerhalb der Unternehmensumgebung stattfinden.
Mitarbeiter benötigen dadurch nicht für Arbeitszeit, Planung und Kommunikation verschiedene Systeme.
Ein Mitarbeiterportal für den Arbeitsalltag
Die Kombination verschiedener Funktionen macht unico zu mehr als einer reinen Stempeluhr.
Mitarbeiter können über ihren persönlichen Zugang wichtige Bereiche ihres Arbeitsalltags nutzen.
Dazu gehören:
- Arbeitszeit erfassen
- Arbeitsstunden einsehen
- Dienstplan abrufen
- Urlaub beantragen
- Personaldokumente erhalten
- Lohndokumente abrufen
- Unternehmensnachrichten austauschen
Dadurch entsteht eine zentrale digitale Schnittstelle zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.
Datenschutz für kleine und mittlere Unternehmen
Auch kleinere Unternehmen verarbeiten personenbezogene Mitarbeiterdaten.
Arbeitszeiten, Urlaubsinformationen und Personaldokumente müssen deshalb geschützt behandelt werden.
unico setzt auf Serverstandorte in Deutschland und persönliche Nutzerkonten.
Damit erhalten Unternehmen eine klar strukturierte digitale Umgebung für ihre Personalprozesse.
Digitalisierung ohne unnötige Insellösungen
Digitalisierung bedeutet nicht automatisch, für jede Aufgabe ein eigenes Programm einzuführen.
Viele voneinander getrennte Anwendungen können den Verwaltungsaufwand sogar erhöhen.
Mitarbeiter benötigen unterschiedliche Zugänge und Informationen müssen zwischen verschiedenen Systemen übertragen werden.
unico verfolgt deshalb einen zentralen Ansatz.
Arbeitszeiterfassung und wichtige Personalprozesse werden innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung zusammengeführt.
Vorteile digitaler Zeiterfassung für KMU
Eine digitale Zeiterfassung bietet kleinen und mittleren Unternehmen zahlreiche Vorteile.
- Arbeitszeiten direkt per App erfassen
- Zeiterfassung per QR Code
- Keine klassische Stempeluhr erforderlich
- Keine zusätzlichen Chipkarten oder Transponder
- Arbeitszeiten unmittelbar digital verfügbar
- Aktuelle Stundenübersicht für Mitarbeiter
- Weniger Papierstundenzettel
- Weniger manuelle Übertragungen
- Geeignet für mehrere Standorte
- Geeignet für mobile Mitarbeiter
- Digitale Dienstplanung
- Digitale Urlaubsverwaltung
- Digitale Personalakte
- Lohndokumente digital bereitstellen
- Integrierter Unternehmenschat
- Persönlicher Mitarbeiterzugang
- Datenhaltung auf deutschen Servern
- Eine zentrale Lösung, die mit dem Unternehmen wachsen kann
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
unico eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen, die ihre Arbeitszeiterfassung einfach digital organisieren möchten.
Die Lösung ist besonders interessant für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern, mehreren Standorten oder wachsenden Teams.
Auch Betriebe, die Arbeitszeiten bisher mit Papier, Excel oder unterschiedlichen Einzellösungen verwalten, können ihre Prozesse mit einer zentralen digitalen Struktur vereinfachen.
Dabei ist unico nicht auf eine einzelne Branche beschränkt.
Frühzeitig eine digitale Struktur schaffen
Der richtige Zeitpunkt für digitale Personalprozesse ist nicht erst erreicht, wenn ein Unternehmen bereits sehr groß ist.
Je früher einheitliche Abläufe geschaffen werden, desto einfacher können neue Mitarbeiter und Standorte später integriert werden.
Eine digitale Zeiterfassung bildet dafür einen sinnvollen Ausgangspunkt.
Weitere Prozesse wie Dienstplan, Urlaub, Dokumente und Kommunikation können direkt innerhalb derselben Umgebung organisiert werden.
Zeiterfassung für kleine und mittlere Unternehmen mit unico
Mit unico erhalten kleine und mittlere Unternehmen eine moderne digitale Zeiterfassung, die einfach im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über App und QR Code.
Die Zeiten stehen unmittelbar digital zur Verfügung und können von Mitarbeitern eingesehen werden.
Dienstplan, Urlaubsplanung, Personalakte, Lohndokumente und Unternehmenschat ergänzen die eigentliche Zeiterfassung.
Damit entsteht eine zentrale digitale Lösung für Unternehmen, die ihre Personalprozesse einfach organisieren und gleichzeitig eine Struktur für zukünftiges Wachstum schaffen möchten.