Arbeitszeiten direkt dort erfassen, wo sie entstehen: Mit der mobilen Zeiterfassung von unico dokumentieren Mitarbeiter ihre Arbeitszeit einfach über das Smartphone.
Die unico App verbindet mobile Arbeitszeiterfassung mit einem eigens entwickelten QR Code System. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit direkt am jeweiligen Standort erfassen, während die gebuchten Zeiten unmittelbar digital im System zur Verfügung stehen.
Damit eignet sich unico besonders für Unternehmen mit mobilen Mitarbeitern, mehreren Standorten oder Teams, die nicht dauerhaft an einem festen Computerarbeitsplatz tätig sind.
Gleichzeitig verbindet unico die mobile Zeiterfassung mit weiteren Funktionen wie Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, digitaler Personalakte, Lohndokumenten und einem datenschutzkonformen Unternehmenschat.
Was ist mobile Zeiterfassung?
Bei der mobilen Zeiterfassung werden Arbeitszeiten nicht an einer fest installierten Stempeluhr oder über einen Computer erfasst.
Stattdessen erfolgt die Zeitbuchung über ein mobiles Endgerät, in der Regel das Smartphone des Mitarbeiters.
Dadurch kann die Arbeitszeit direkt am tatsächlichen Arbeitsort dokumentiert werden.
Das ist besonders praktisch für Unternehmen, deren Mitarbeiter regelmäßig unterwegs sind, an verschiedenen Standorten arbeiten oder keinen eigenen Arbeitsplatz im Büro haben.
Die erfassten Arbeitszeiten werden digital gespeichert und stehen anschließend für die weitere Verwaltung zur Verfügung.
Mobile Zeiterfassung mit der unico App
Die mobile Zeiterfassung von unico wurde auf einen möglichst einfachen Arbeitsablauf ausgelegt.
Mitarbeiter öffnen die App auf ihrem Smartphone und können ihre Arbeitszeit direkt erfassen.
In Verbindung mit dem unico QR Code lässt sich die Zeitbuchung zusätzlich an einen bestimmten Standort knüpfen.
Der Mitarbeiter benötigt dafür keine separate Chipkarte, keinen Transponder und kein zusätzliches Zeiterfassungsgerät.
Das Smartphone wird zur mobilen Schnittstelle zwischen Mitarbeiter und Unternehmen.
Arbeitszeiten per Smartphone erfassen
Das Smartphone gehört für viele Mitarbeiter ohnehin zum täglichen Arbeitsalltag.
unico nutzt diesen Vorteil und reduziert die eigentliche Zeiterfassung auf wenige Schritte.
Die App wird geöffnet, der vorgesehene QR Code wird gescannt und die Arbeitszeit wird digital gebucht.
Datum und Uhrzeit werden automatisch dokumentiert.
Dadurch entfällt das nachträgliche Ausfüllen von Stundenzetteln oder das Übertragen handschriftlicher Aufzeichnungen.
Ein und Ausstempeln per App
Mit der mobilen Zeiterfassung können Beginn und Ende der Arbeitszeit direkt digital dokumentiert werden.
Die Zeitbuchung erfolgt unmittelbar über das persönliche Nutzerkonto des Mitarbeiters.
Dadurch lässt sich nachvollziehen, welcher Mitarbeiter eine Buchung vorgenommen hat und wann diese erfolgt ist.
Das schafft eine strukturierte Grundlage für eine transparente Arbeitszeiterfassung.
Mobile Zeiterfassung mit QR Code
Ein besonderes Merkmal von unico ist die Verbindung zwischen mobiler App und QR Code.
Der QR Code kann dort bereitgestellt werden, wo Mitarbeiter ihre Arbeitszeit erfassen sollen.
Das kann beispielsweise ein Büro, eine Betriebsstätte, ein Lager, eine Werkstatt oder ein anderer Arbeitsort sein.
Der Mitarbeiter scannt den Code mit der unico App und führt anschließend seine Zeitbuchung durch.
Damit wird der QR Code zu einem digitalen Erfassungspunkt, ohne dass dafür eine klassische Stempeluhr installiert werden muss.
Arbeitszeiten direkt am Arbeitsort erfassen
Je näher die Arbeitszeiterfassung am tatsächlichen Arbeitsbeginn erfolgt, desto einfacher wird die Dokumentation.
Mitarbeiter müssen sich ihre Arbeitszeiten nicht merken und später nachtragen.
Die Buchung findet direkt am Arbeitsort statt.
Dadurch werden zusätzliche Arbeitsschritte vermieden und die erfassten Daten stehen unmittelbar digital zur Verfügung.
Besonders bei mobilen Teams kann dies die tägliche Arbeitszeiterfassung deutlich vereinfachen.
Mobile Zeiterfassung für mehrere Standorte
Unternehmen arbeiten heute häufig nicht mehr ausschließlich an einem einzigen Standort.
Filialen, Niederlassungen, Werkstätten, Lager, Büros oder andere Betriebsstätten können räumlich voneinander getrennt sein.
Eine mobile Zeiterfassung ermöglicht es, Mitarbeiter auch in solchen Strukturen einheitlich zu erfassen.
QR Codes können an den jeweiligen Standorten bereitgestellt werden, während die Arbeitszeiten zentral im unico System zusammenlaufen.
Unternehmen erhalten dadurch eine gemeinsame digitale Lösung für ihre Arbeitszeiterfassung, unabhängig davon, an welchem Standort Mitarbeiter tätig sind.
Standortprüfung bei der mobilen Zeiterfassung
Bei Bedarf kann eine Zeitbuchung zusätzlich durch eine standortbasierte Prüfung abgesichert werden.
Beim Ein oder Ausstempeln kann überprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Die Standortinformation dient dabei der Plausibilisierung der jeweiligen Buchung.
Eine permanente Standortüberwachung während des gesamten Arbeitstages ist dafür nicht erforderlich.
Der Standort wird damit genau dort relevant, wo er für die Zeiterfassung benötigt wird.
Keine dauerhafte Standortüberwachung erforderlich
Standortdaten von Mitarbeitern sind besonders sensibel.
Deshalb ist eine dauerhafte Verfolgung des Smartphones für die Zeiterfassung nicht notwendig.
Die Standortprüfung kann auf den Zeitpunkt der Zeitbuchung begrenzt werden.
Damit erhalten Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit zur Prüfung der Buchung, ohne den Aufenthaltsort ihrer Mitarbeiter permanent zu verfolgen.
Arbeitszeiten live im Nutzerkonto einsehen
Mobile Zeiterfassung bedeutet bei unico nicht nur, Arbeitszeiten unterwegs zu erfassen.
Die gebuchten Zeiten stehen anschließend direkt digital zur Verfügung.
Berechtigte Nutzer können aktuelle Arbeitszeiten im Nutzerkonto einsehen.
Dadurch entsteht bereits während des laufenden Monats ein aktueller Überblick über die erfassten Zeiten.
Auch Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden nachvollziehen und müssen nicht bis zum Monatsende warten, um einen Überblick über ihre bisherigen Buchungen zu erhalten.
Weniger Papier und weniger manuelle Übertragung
Klassische Arbeitszeiterfassung verursacht häufig mehrere Arbeitsschritte.
Mitarbeiter schreiben ihre Zeiten auf.
Stundenzettel werden eingesammelt.
Anschließend müssen die Informationen kontrolliert und möglicherweise erneut in eine Software übertragen werden.
Mit der mobilen Zeiterfassung von unico entsteht die Information direkt digital.
Das reduziert Medienbrüche und vermeidet unnötige doppelte Dateneingaben.
Gerade bei größeren Teams kann dadurch erheblicher Verwaltungsaufwand eingespart werden.
Mobile Zeiterfassung für Mitarbeiter ohne Büroarbeitsplatz
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet täglich an einem Schreibtisch.
Viele Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter, die überwiegend unterwegs, in Betriebsstätten, im Außendienst oder an wechselnden Arbeitsorten tätig sind.
Für diese Mitarbeiter ist eine Zeiterfassung am stationären Computer oft unpraktisch.
Mit der mobilen App kann die Arbeitszeit über das Smartphone erfasst werden.
Dadurch steht allen Mitarbeitern ein einheitlicher digitaler Prozess zur Verfügung, unabhängig davon, ob sie im Büro oder mobil arbeiten.
Mobile Zeiterfassung und digitaler Dienstplan
Arbeitszeiterfassung und Dienstplanung gehören unmittelbar zusammen.
Mit dem digitalen Dienstplan von unico können Unternehmen geplante Arbeitszeiten zentral organisieren.
Mitarbeiter können ihre vorgesehenen Arbeitszeiten digital einsehen und ihre tatsächliche Arbeitszeit anschließend über die mobile Zeiterfassung dokumentieren.
So befinden sich Planung und tatsächliche Arbeitszeit in einer gemeinsamen Anwendung.
Das erleichtert die Organisation und reduziert den Bedarf an zusätzlichen Programmen oder Tabellen.
Urlaubsplanung direkt digital organisieren
Auch Urlaub und andere Abwesenheiten beeinflussen die Personalplanung.
Deshalb bietet unico neben der mobilen Zeiterfassung ein digitales Urlaubsplanungstool.
Mitarbeiter können Urlaubsanträge über das System einreichen.
Verantwortliche Personen können die Anträge bearbeiten und die Urlaubsplanung zentral verwalten.
Damit werden Arbeitszeiten, geplante Dienste und Urlaub innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung organisiert.
Mobile App und digitale Personalakte
Die unico App ist Teil einer umfassenderen digitalen Personalorganisation.
In der digitalen Personalakte können wichtige Dokumente und Mitarbeiterinformationen zentral gespeichert werden.
Unterlagen werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und stehen berechtigten Nutzern digital zur Verfügung.
Dadurch müssen Personaldokumente nicht auf verschiedene Laufwerke, Papierordner oder einzelne Programme verteilt werden.
Zeiterfassung und Personalverwaltung greifen so innerhalb einer gemeinsamen Lösung ineinander.
Lohndokumente digital für Mitarbeiter bereitstellen
Auch die Bereitstellung von Lohndokumenten kann digital erfolgen.
Unternehmen können entsprechende Unterlagen sicher für ihre Mitarbeiter hinterlegen.
Mitarbeiter erhalten dadurch einen persönlichen digitalen Zugriff auf die für sie bestimmten Dokumente.
Das reduziert den Aufwand für Ausdruck, Sortierung und Verteilung von Lohndokumenten und ergänzt die mobile Mitarbeiterverwaltung sinnvoll.
Unternehmenskommunikation über die App
Neben Arbeitszeit und Personalorganisation gehört auch die Kommunikation zum täglichen Austausch zwischen Unternehmen und Mitarbeitern.
unico bietet dafür einen datenschutzkonformen Unternehmenschat.
Berufliche Nachrichten können innerhalb der Unternehmenslösung ausgetauscht werden.
Dadurch müssen Mitarbeiter für die interne Kommunikation nicht auf private Messenger zurückgreifen.
Arbeitszeiten, Dienstplanung, Dokumente und Kommunikation befinden sich damit in einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Datenschutz bei mobiler Zeiterfassung
Mobile Zeiterfassung verarbeitet personenbezogene Informationen und teilweise besonders sensible Daten.
Datenschutz und Datensicherheit spielen deshalb bei unico eine zentrale Rolle.
Die Daten werden auf Servern in Deutschland gespeichert.
Damit bleiben Unternehmensdaten und Mitarbeiterinformationen innerhalb einer klar definierten deutschen Serverinfrastruktur.
Auch die Datenübertragung zwischen App und System erfolgt geschützt.
Gerade bei der mobilen Verarbeitung von Arbeitszeit und Personaldaten schafft dies eine wichtige Grundlage für eine sichere Nutzung im Unternehmen.
Intuitive Bedienung für Mitarbeiter
Eine mobile Zeiterfassung wird regelmäßig genutzt.
Deshalb muss sie einfach verständlich sein.
unico setzt auf eine moderne und übersichtliche Benutzeroberfläche mit klaren Funktionen und kurzen Bedienwegen.
Die alltägliche Arbeitszeiterfassung erfordert nur wenige Schritte.
Dadurch können auch Mitarbeiter, die wenig Erfahrung mit komplexer Unternehmenssoftware haben, die Anwendung einfach nutzen.
Eine intuitive Bedienung erleichtert gleichzeitig die Einführung der Zeiterfassung im gesamten Unternehmen.
Vorteile mobiler Zeiterfassung
Eine mobile Zeiterfassung ermöglicht Unternehmen eine flexible und moderne Organisation ihrer Arbeitszeiten.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Arbeitszeiterfassung direkt über das Smartphone
- Zeiterfassung an unterschiedlichen Arbeitsorten
- Keine klassische Stempeluhr erforderlich
- Keine zusätzlichen Chipkarten oder Transponder
- Einfache Erfassung per App und QR Code
- Optionaler Standortabgleich bei der Buchung
- Arbeitszeiten unmittelbar digital verfügbar
- Aktuelle Arbeitszeiten im Nutzerkonto einsehbar
- Weniger Papierstundenzettel
- Weniger manuelle Datenübertragung
- Verbindung mit Dienstplan und Urlaubsplanung
- Digitale Personalakte und Dokumentenverwaltung
- Sichere Datenhaltung auf deutschen Servern
Für welche Unternehmen eignet sich mobile Zeiterfassung?
Mobile Zeiterfassung ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt.
Sie eignet sich überall dort, wo Mitarbeiter flexibel oder an unterschiedlichen Arbeitsorten eingesetzt werden.
Das können kleine Unternehmen ebenso sein wie größere Organisationen mit mehreren Standorten.
Besonders sinnvoll ist die mobile Lösung für Unternehmen mit Außendienst, Filialstrukturen, Werkstätten, Lagern, mobilen Teams oder wechselnden Einsatzorten.
Aber auch klassische Büro Unternehmen können von einer mobilen App profitieren, weil Mitarbeiter ihre Arbeitszeit unabhängig von einem festen Zeiterfassungsterminal erfassen können.
Mobile Zeiterfassung statt Insellösungen
Ein Unternehmen benötigt häufig mehr als eine reine Stempelfunktion.
Arbeitszeit, Dienstplan, Urlaub, Personaldokumente und interne Kommunikation hängen im Alltag eng zusammen.
Wer für jeden Bereich eine eigene Anwendung verwendet, muss Informationen häufig mehrfach pflegen und zwischen verschiedenen Systemen wechseln.
unico bündelt wichtige Funktionen der Personalorganisation in einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Dadurch wird aus einer mobilen Zeiterfassung eine umfassendere Lösung für den täglichen Umgang mit Mitarbeitern und Arbeitszeiten.
Mobile Zeiterfassung mit unico kennenlernen
Mit unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt über das Smartphone und können die mobile App mit dem QR Code System des Unternehmens nutzen.
Die erfassten Arbeitszeiten stehen unmittelbar digital zur Verfügung und können mit Dienstplanung, Urlaub, Personalakte, Lohndokumenten und interner Kommunikation verbunden werden.
Deutsche Server, eine intuitive Benutzeroberfläche und der bewusste Umgang mit Standortdaten ergänzen die mobile Arbeitszeiterfassung.
So erhalten Unternehmen eine moderne Lösung für Arbeitszeiten und Personalorganisation, die auch dort funktioniert, wo Mitarbeiter nicht dauerhaft an einem festen Arbeitsplatz tätig sind.