Eine moderne Stempeluhr braucht kein fest installiertes Terminal. Mit der digitalen Stempeluhr von unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach über die mobile App und einen QR Code.
Das Smartphone übernimmt dabei die Funktion der klassischen Stempeluhr. Mitarbeiter können sich am vorgesehenen Standort digital ein und ausstempeln. Die erfassten Arbeitszeiten stehen anschließend unmittelbar im System zur Verfügung.
Unternehmen erhalten damit eine einfache und flexible Lösung für die Arbeitszeiterfassung, die ohne zusätzliche Chipkarten oder klassische Stempeluhren auskommt.
Gleichzeitig verbindet unico die digitale Stempeluhr mit wichtigen Funktionen wie Dienstplanung, Urlaubsverwaltung, digitaler Personalakte, Lohndokumenten und interner Unternehmenskommunikation.
Was ist eine digitale Stempeluhr?
Eine digitale Stempeluhr überträgt das Prinzip der klassischen Stempeluhr in eine moderne Softwarelösung.
Beginn und Ende der Arbeitszeit werden nicht mehr auf einer Stempelkarte oder an einem mechanischen Gerät dokumentiert, sondern elektronisch erfasst.
Die Zeitbuchungen werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und digital gespeichert.
Dadurch können Arbeitszeiten unmittelbar weiterverarbeitet und zentral verwaltet werden.
Mit unico erfolgt die Zeitbuchung mobil über das Smartphone und die App.
Klassische Stempeluhr durch App und QR Code ersetzen
Traditionelle Stempeluhren benötigen einen festen Standort und häufig zusätzliche Hardware.
Je nach System kommen Mitarbeiterausweise, Chips, Transponder oder Karten hinzu.
unico verfolgt einen anderen Ansatz.
Das Smartphone des Mitarbeiters wird zur digitalen Stempeluhr.
Am vorgesehenen Arbeitsort befindet sich ein QR Code. Dieser wird mit der unico App gescannt und ermöglicht anschließend die digitale Zeitbuchung.
Damit lässt sich das Grundprinzip einer Stempeluhr umsetzen, ohne an jedem Standort ein spezielles Zeiterfassungsgerät installieren zu müssen.
So funktioniert die digitale Stempeluhr von unico
Die tägliche Nutzung ist bewusst einfach gehalten.
Mitarbeiter öffnen die unico App auf ihrem Smartphone.
Anschließend wird der am Standort bereitgestellte QR Code gescannt.
Die entsprechende Zeitbuchung wird durchgeführt und digital dokumentiert.
Beim Arbeitsende erfolgt der Vorgang erneut.
Datum und Uhrzeit der Buchungen werden automatisch erfasst und dem persönlichen Nutzerkonto zugeordnet.
Damit steht die Arbeitszeit direkt digital zur Verfügung.
Digital einstempeln
Zu Beginn der Arbeitszeit scannt der Mitarbeiter den vorgesehenen QR Code mit der unico App.
Die Buchung wird unmittelbar im System gespeichert.
Dadurch muss der Arbeitsbeginn nicht später handschriftlich notiert oder in eine Tabelle übertragen werden.
Digital ausstempeln
Zum Ende der Arbeitszeit erfolgt eine weitere Buchung über die App.
Dadurch können Beginn und Ende des Arbeitseinsatzes digital dokumentiert und die daraus entstehenden Arbeitszeiten im System dargestellt werden.
Der gesamte Vorgang bleibt für den Mitarbeiter einfach und nachvollziehbar.
Digitale Stempeluhr ohne zusätzliche Hardware
Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Lösung ist der geringe Hardwarebedarf.
Für die Zeiterfassung wird kein klassisches Stempelterminal benötigt.
Unternehmen müssen dadurch nicht an jedem Standort spezielle Geräte installieren.
Auch zusätzliche Chipkarten oder Transponder sind für die reine Zeitbuchung nicht erforderlich.
Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone und ihr persönliches Nutzerkonto.
Der QR Code bildet den digitalen Erfassungspunkt am jeweiligen Standort.
Digitale Stempeluhr für mehrere Standorte
Die Vorteile einer digitalen Stempeluhr zeigen sich besonders bei Unternehmen mit mehreren Arbeitsorten.
Klassische Zeiterfassungsterminals müssten normalerweise an verschiedenen Standorten installiert und verwaltet werden.
Bei unico können QR Codes an den jeweiligen Erfassungspunkten bereitgestellt werden.
Die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter laufen anschließend zentral im System zusammen.
Damit eignet sich die digitale Stempeluhr für Unternehmen mit mehreren Büros, Filialen, Betriebsstätten, Werkstätten, Lagern oder anderen Arbeitsorten.
Standortprüfung bei der Zeitbuchung
Bei Bedarf kann die Zeitbuchung zusätzlich mit einer standortbasierten Prüfung verbunden werden.
Dabei kann beim Ein oder Ausstempeln geprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Damit erhält das Unternehmen eine zusätzliche Möglichkeit, die Plausibilität einer Buchung zu überprüfen.
Eine permanente Standortüberwachung während der gesamten Arbeitszeit ist dafür nicht erforderlich.
Der Standort wird nur dort relevant, wo er für die jeweilige Zeitbuchung benötigt wird.
Keine dauerhafte GPS Überwachung notwendig
Eine digitale Stempeluhr muss nicht bedeuten, dass Mitarbeiter während ihrer gesamten Arbeitszeit überwacht werden.
Bei unico kann die Standortinformation auf den konkreten Zeitpunkt des Ein und Ausstempelns begrenzt werden.
Zwischen den Zeitbuchungen ist keine permanente Standortverfolgung erforderlich.
Damit verbindet unico die Möglichkeiten einer modernen mobilen Zeiterfassung mit einem bewussten Umgang mit sensiblen Mitarbeiterdaten.
Arbeitszeiten live einsehen
Ein großer Vorteil gegenüber der klassischen Stempeluhr ist die unmittelbare Verfügbarkeit der erfassten Informationen.
Zeitbuchungen müssen nicht erst aus einem separaten Gerät ausgelesen oder aus Stempelkarten übertragen werden.
Die erfassten Arbeitszeiten stehen direkt digital zur Verfügung.
Mitarbeiter können ihre bisherigen Arbeitszeiten im Nutzerkonto einsehen.
Auch berechtigte Personen im Unternehmen erhalten einen aktuellen Überblick über die erfassten Zeiten.
Dadurch entsteht bereits während des laufenden Monats mehr Transparenz.
Weniger Aufwand bei der Arbeitszeiterfassung
Bei manuellen Verfahren entstehen häufig zusätzliche Arbeitsschritte.
Stundenzettel müssen gesammelt werden.
Handschriftliche Einträge müssen kontrolliert werden.
Daten werden anschließend häufig erneut in Tabellen oder andere Systeme übertragen.
Mit der digitalen Stempeluhr entsteht die Zeitbuchung direkt im digitalen System.
Dadurch können manuelle Übertragungsschritte reduziert und Arbeitszeiten schneller verfügbar gemacht werden.
Digitale Stempeluhr statt Excel und Stundenzettel
Excel Tabellen und Papierstundenzettel können für kleine Teams zunächst einfach erscheinen.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl steigt jedoch auch der Verwaltungsaufwand.
Unterschiedliche Dateien, fehlende Einträge und nachträgliche Änderungen erschweren die Übersicht.
Eine digitale Stempeluhr schafft einen einheitlichen Prozess.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit auf dieselbe Weise und die Informationen werden zentral gespeichert.
Damit steht eine gemeinsame Datengrundlage für die weitere Verwaltung zur Verfügung.
Digitale Stempeluhr und Dienstplan verbinden
Eine moderne Arbeitszeiterfassung sollte nicht isoliert betrachtet werden.
Vor der tatsächlichen Arbeitszeit steht in vielen Unternehmen die Planung.
Deshalb verfügt unico zusätzlich über einen digitalen Dienstplan.
Geplante Arbeitszeiten können zentral organisiert und Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt werden.
Die tatsächliche Arbeitszeit wird anschließend über die digitale Stempeluhr erfasst.
Damit können Planung und tatsächlich geleistete Arbeitszeiten innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert werden.
Urlaubsplanung digital organisieren
Neben Arbeitszeiten gehören auch Urlaubszeiten zu einer vollständigen Personalplanung.
Mit unico können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können diese zentral bearbeiten und die Urlaubsplanung organisieren.
Dadurch müssen Urlaubsanträge nicht über Papierformulare, einzelne E Mails oder zusätzliche Tabellen verwaltet werden.
Dienstplan, Urlaub und Arbeitszeiterfassung befinden sich in derselben digitalen Umgebung.
Digitale Personalakte ergänzend zur Stempeluhr
unico ist nicht nur eine digitale Stempeluhr.
Unternehmen können zusätzlich eine digitale Personalakte nutzen.
Mitarbeiterinformationen und Dokumente lassen sich zentral dem jeweiligen Nutzer zuordnen und sicher speichern.
Damit können Unternehmen neben Arbeitszeiten auch wichtige Bestandteile ihrer Personalverwaltung digital organisieren.
Informationen müssen nicht über verschiedene Papierakten, Laufwerke und Programme verteilt werden.
Lohndokumente digital bereitstellen
Auch die monatliche Bereitstellung von Lohndokumenten kann mit unico digital organisiert werden.
Unternehmen können entsprechende Unterlagen für Mitarbeiter hinterlegen.
Die Mitarbeiter erhalten dadurch einen zentralen digitalen Zugriff auf ihre Dokumente.
Ausdruck, Sortierung und manuelle Verteilung können reduziert werden.
Damit ergänzt die Dokumentenverwaltung die digitale Arbeitszeiterfassung um einen weiteren wichtigen Personalprozess.
Datenschutzkonformer Unternehmenschat
Für die tägliche Zusammenarbeit benötigen Unternehmen neben Arbeitszeitdaten auch eine sichere Kommunikationsmöglichkeit.
unico bietet deshalb einen integrierten Unternehmenschat.
Berufliche Nachrichten können innerhalb der vorgesehenen Unternehmenslösung ausgetauscht werden.
Damit lässt sich die interne Kommunikation klarer von privaten Messengern trennen.
Arbeitszeit, Dienstplanung, Dokumente und Kommunikation werden auf diese Weise in einer gemeinsamen digitalen Umgebung gebündelt.
Daten auf deutschen Servern
Bei einer digitalen Stempeluhr werden personenbezogene Arbeitszeitdaten verarbeitet.
Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, wo und wie diese Daten gespeichert werden.
unico setzt auf Serverstandorte in Deutschland.
Arbeitszeitdaten, Mitarbeiterinformationen und weitere innerhalb des Systems gespeicherte Unternehmensdaten werden auf deutscher Serverinfrastruktur verarbeitet.
Zusätzlich wird die Kommunikation zwischen App und System geschützt übertragen.
Datenschutz und Datensicherheit bilden damit einen zentralen Bestandteil der Lösung.
Einfach für Mitarbeiter im täglichen Einsatz
Eine Stempeluhr wird jeden Arbeitstag verwendet.
Die Bedienung muss deshalb möglichst schnell und verständlich sein.
unico setzt auf ein modernes und übersichtliches Layout.
Für die eigentliche Zeiterfassung sind nur wenige Schritte notwendig.
App öffnen.
QR Code scannen.
Zeitbuchung durchführen.
Dadurch müssen Mitarbeiter keine komplexen Masken ausfüllen oder umfangreiche Eingaben vornehmen.
Eine einfache Bedienung erleichtert gleichzeitig die Einführung im gesamten Unternehmen.
Vorteile einer digitalen Stempeluhr
Die digitale Stempeluhr von unico verbindet einfache Zeitbuchung mit moderner Arbeitszeitverwaltung.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Arbeitszeiterfassung über das Smartphone
- Ein und Ausstempeln per App
- Zeiterfassung per QR Code
- Keine klassische Stempeluhr notwendig
- Keine zusätzlichen Chipkarten oder Transponder erforderlich
- Flexible Nutzung an unterschiedlichen Standorten
- Optionale Standortprüfung bei der Buchung
- Keine permanente Standortverfolgung erforderlich
- Arbeitszeiten direkt digital verfügbar
- Arbeitszeiten live im Nutzerkonto einsehbar
- Weniger Papierstundenzettel
- Weniger manuelle Datenübertragung
- Verbindung mit Dienstplanung und Urlaubsverwaltung
- Digitale Personalakte und Dokumentenverwaltung
- Unternehmenschat innerhalb derselben Lösung
- Datenhaltung auf deutschen Servern
Für welche Unternehmen eignet sich eine digitale Stempeluhr?
Eine digitale Stempeluhr eignet sich grundsätzlich für Unternehmen jeder Branche, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter einfach und nachvollziehbar erfassen möchten.
Besonders interessant ist sie für Unternehmen mit mehreren Standorten oder Mitarbeitern ohne festen Computerarbeitsplatz.
Dazu gehören beispielsweise Betriebe mit Filialen, Büros, Werkstätten, Lagern, Außendienst oder wechselnden Arbeitsorten.
Aber auch Unternehmen mit klassischen Büroarbeitsplätzen können von der mobilen Lösung profitieren.
Die Zeiterfassung bleibt flexibel und ist nicht an ein bestimmtes physisches Gerät im Unternehmen gebunden.
Digitale Stempeluhr für kleine und wachsende Unternehmen
Auch kleinere Unternehmen können von einer digitalen Arbeitszeiterfassung profitieren.
Da kein aufwendiges Terminalsystem eingerichtet werden muss, lässt sich die Lösung flexibel in bestehende Abläufe integrieren.
Mit wachsender Mitarbeiterzahl können weitere Funktionen wie Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und digitale Personalakten zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Damit kann unico nicht nur die aktuelle Zeiterfassung abbilden, sondern auch die weitere Digitalisierung der Personalorganisation unterstützen.
Von der Stempeluhr zur digitalen Personalorganisation
Die klassische Stempeluhr hatte eine einzige Aufgabe: Arbeitsbeginn und Arbeitsende zu dokumentieren.
Moderne Unternehmen benötigen jedoch häufig wesentlich mehr.
Arbeitszeiten müssen eingesehen, Dienste geplant, Urlaubsanträge bearbeitet, Dokumente bereitgestellt und Mitarbeiter informiert werden.
unico verbindet diese Prozesse innerhalb einer gemeinsamen digitalen Lösung.
Die digitale Stempeluhr bildet dabei den Ausgangspunkt.
Aus einer einfachen Zeitbuchung entsteht eine zentrale digitale Personalorganisation.
Digitale Stempeluhr mit unico kennenlernen
Mit unico ersetzen Unternehmen klassische Stempeluhren durch eine moderne Kombination aus mobiler App und QR Code.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit einfach digital erfassen, während die gebuchten Zeiten unmittelbar im System zur Verfügung stehen.
Die optionale Standortprüfung, deutsche Server und eine intuitive Bedienung ergänzen die eigentliche Zeiterfassung.
Zusammen mit Dienstplan, Urlaubsverwaltung, Personalakte, Lohndokumenten und Unternehmenschat entsteht eine moderne Lösung für Arbeitszeit und Personalorganisation.