Stundenzettel müssen heute nicht mehr auf Papier ausgefüllt, eingesammelt und anschließend manuell übertragen werden.
Mit unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt digital über die mobile App und einen QR Code.
Die erfassten Zeiten stehen unmittelbar im System zur Verfügung und können im persönlichen Nutzerkonto eingesehen werden.
So wird aus dem klassischen Stundenzettel ein digitaler Prozess, der Mitarbeitern die Zeiterfassung erleichtert und Unternehmen eine zentrale Übersicht über die erfassten Arbeitszeiten ermöglicht.
Was ist ein digitaler Stundenzettel?
Ein digitaler Stundenzettel ersetzt die klassische handschriftliche Dokumentation der Arbeitszeit.
Statt Beginn und Ende der Arbeitszeit auf Papier einzutragen, werden die Zeitbuchungen direkt elektronisch erfasst.
Die Arbeitszeiten werden dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und zentral gespeichert.
Dadurch müssen Informationen nicht erst am Monatsende von Papierformularen in Tabellen oder andere Systeme übertragen werden.
Der digitale Stundenzettel entsteht unmittelbar während des Arbeitstages.
Stundenzettel digital per App führen
Mit unico können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über das Smartphone erfassen.
Dafür wird die mobile App genutzt.
Der Mitarbeiter öffnet die Anwendung und führt seine Zeitbuchung direkt am Arbeitsort durch.
Datum und Uhrzeit werden digital dokumentiert und dem persönlichen Nutzerkonto zugeordnet.
Damit entfällt das tägliche handschriftliche Eintragen von Arbeitsbeginn und Arbeitsende.
Arbeitszeit per QR Code erfassen
unico verbindet den digitalen Stundenzettel mit einer Zeiterfassung per QR Code.
Am vorgesehenen Arbeitsort kann ein QR Code bereitgestellt werden.
Der Mitarbeiter scannt diesen mit der unico App und erfasst anschließend seine Arbeitszeit.
Der QR Code wird damit zum digitalen Erfassungspunkt.
Eine klassische Stempeluhr oder ein fest installiertes Zeiterfassungsterminal ist dafür nicht erforderlich.
Digital einstempeln
Zum Arbeitsbeginn öffnet der Mitarbeiter die App und scannt den vorgesehenen QR Code.
Die Zeitbuchung wird unmittelbar digital dokumentiert.
Der Beginn der Arbeitszeit muss dadurch nicht später aus dem Gedächtnis nachgetragen werden.
Digital ausstempeln
Auch das Arbeitsende wird über die App dokumentiert.
Aus den erfassten Buchungen entsteht eine digitale Übersicht der geleisteten Arbeitszeit.
Der klassische Stundenzettel wird damit vollständig durch einen digitalen Prozess ersetzt.
Papierstundenzettel vermeiden
Papierstundenzettel wirken auf den ersten Blick unkompliziert.
Im Unternehmensalltag verursachen sie jedoch zahlreiche zusätzliche Arbeitsschritte.
Mitarbeiter müssen ihre Zeiten regelmäßig eintragen.
Die Unterlagen müssen eingesammelt werden.
Fehlende Angaben müssen nachgefordert werden.
Die Daten müssen kontrolliert und häufig erneut digital übertragen werden.
Mit einem digitalen Stundenzettel entsteht die Arbeitszeitinformation dagegen direkt im System.
Dadurch können mehrere manuelle Arbeitsschritte entfallen.
Keine doppelte Erfassung von Arbeitszeiten
Bei einem klassischen Stundenzettel wird dieselbe Information häufig zweimal erfasst.
Zunächst trägt der Mitarbeiter seine Arbeitszeit auf Papier ein.
Anschließend überträgt eine Person in der Verwaltung diese Angaben in eine digitale Anwendung oder Tabelle.
Dieser Medienbruch verursacht zusätzlichen Aufwand und kann zu Übertragungsfehlern führen.
Mit unico wird die Arbeitszeit von Anfang an digital erfasst.
Die Buchung steht anschließend direkt für die weitere Verwaltung zur Verfügung.
Arbeitszeiten direkt verfügbar
Ein digitaler Stundenzettel muss nicht erst am Monatsende eingesammelt werden.
Die erfassten Arbeitszeiten stehen unmittelbar digital zur Verfügung.
Dadurch erhalten Unternehmen bereits während des laufenden Monats einen aktuellen Überblick über die vorhandenen Zeitbuchungen.
Auch Mitarbeiter können ihre geleisteten Arbeitsstunden in ihrem Nutzerkonto einsehen.
Das schafft Transparenz auf beiden Seiten.
Mitarbeiter können ihre Arbeitsstunden einsehen
Bei Papierstundenzetteln haben Mitarbeiter häufig nur ihre eigenen handschriftlichen Aufzeichnungen als Überblick.
Mit unico können die digital erfassten Arbeitszeiten innerhalb des persönlichen Nutzerkontos eingesehen werden.
Mitarbeiter können dadurch nachvollziehen, welche Stunden bereits im System vorhanden sind.
Das reduziert Rückfragen und schafft eine gemeinsame Datengrundlage zwischen Mitarbeiter und Unternehmen.
Digitaler Stundenzettel für mehrere Standorte
Ein digitaler Stundenzettel eignet sich besonders für Unternehmen mit mehreren Arbeitsorten.
QR Codes können an unterschiedlichen Standorten bereitgestellt werden.
Mitarbeiter verwenden überall dieselbe App für ihre Zeiterfassung.
Die erfassten Arbeitszeiten laufen anschließend zentral im System zusammen.
Dadurch können beispielsweise Büros, Filialen, Lager, Werkstätten und weitere Betriebsstätten mit einer gemeinsamen Zeiterfassung organisiert werden.
Digitaler Stundenzettel für mobile Mitarbeiter
Nicht jeder Mitarbeiter arbeitet an einem festen Büroarbeitsplatz.
Viele Beschäftigte sind unterwegs oder wechseln regelmäßig zwischen unterschiedlichen Arbeitsorten.
Ein Papierstundenzettel muss in solchen Situationen häufig mitgeführt oder später ergänzt werden.
Mit der mobilen Zeiterfassung kann die Arbeitszeit direkt über das Smartphone dokumentiert werden.
Dadurch eignet sich der digitale Stundenzettel auch für Mitarbeiter ohne festen Computerarbeitsplatz.
Keine Chipkarte und kein Transponder notwendig
Für den digitalen Stundenzettel von unico benötigen Mitarbeiter keine zusätzliche Chipkarte und keinen Transponder.
Die Zeiterfassung erfolgt über das persönliche Nutzerkonto in der App.
Der QR Code bildet den jeweiligen Erfassungspunkt.
Damit entfällt die Ausgabe und Verwaltung zusätzlicher physischer Medien für die Arbeitszeiterfassung.
Standortprüfung bei der Zeitbuchung
Auf Wunsch kann eine Arbeitszeitbuchung zusätzlich mit einer Standortprüfung verbunden werden.
Beim Ein oder Ausstempeln kann geprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Arbeitsort befindet.
Damit erhält das Unternehmen eine zusätzliche Information zur Plausibilität der Zeitbuchung.
Eine permanente Standortüberwachung während der gesamten Arbeitszeit ist dafür nicht erforderlich.
Kein permanentes GPS Tracking
Eine mobile Zeiterfassung muss nicht bedeuten, dass der Standort eines Mitarbeiters während des gesamten Arbeitstages verfolgt wird.
Bei unico kann die Standortprüfung auf den konkreten Zeitpunkt der Zeitbuchung beschränkt werden.
Der Standort ist damit genau dann relevant, wenn der digitale Stundenzettel ergänzt wird.
Zwischen den Buchungen ist keine dauerhafte Standortverfolgung für die Zeiterfassung notwendig.
Digitaler Stundenzettel und Dienstplan
Arbeitszeit beginnt häufig bereits mit der Planung.
Deshalb lässt sich die Zeiterfassung von unico mit einem digitalen Dienstplan verbinden.
Mitarbeiter können ihre geplanten Arbeitszeiten einsehen und ihre tatsächlich geleistete Arbeitszeit anschließend digital erfassen.
Damit befinden sich Planung und tatsächliche Arbeitszeit innerhalb derselben digitalen Umgebung.
Unternehmen benötigen nicht für jeden Prozess eine separate Anwendung.
Urlaub und Arbeitszeit gemeinsam organisieren
Auch Urlaubszeiten gehören zur Personalorganisation.
Mit unico können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können die Anträge bearbeiten und die Abwesenheiten innerhalb der Personalplanung berücksichtigen.
Arbeitszeit, Dienstplan und Urlaub können dadurch zentral organisiert werden.
Digitaler Stundenzettel und Personalakte verbinden
Neben der Arbeitszeit können weitere Mitarbeiterinformationen innerhalb von unico digital verwaltet werden.
Die digitale Personalakte ermöglicht die zentrale Ablage wichtiger Dokumente.
Unterlagen lassen sich dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen und sicher speichern.
Dadurch entsteht aus der reinen Zeiterfassung eine umfassendere digitale Umgebung für Mitarbeiter und Personalverwaltung.
Lohndokumente digital bereitstellen
Auch Lohndokumente können Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt werden.
Sie erhalten innerhalb ihres persönlichen Zugangs Zugriff auf die für sie hinterlegten Unterlagen.
Damit lassen sich neben dem Stundenzettel weitere regelmäßig benötigte Personalprozesse digital abbilden.
Papier und manuelle Verteilung können dadurch weiter reduziert werden.
Unternehmenskommunikation zentral organisieren
unico bietet zusätzlich einen datenschutzkonformen Unternehmenschat.
Berufliche Nachrichten können innerhalb der Unternehmensumgebung ausgetauscht werden.
Private Messenger müssen für die interne Kommunikation dadurch nicht genutzt werden.
Arbeitszeit, Dienstplan, Dokumente und Kommunikation können so innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert werden.
Datenschutz beim digitalen Stundenzettel
Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten.
Entsprechend wichtig ist eine sichere und strukturierte Verarbeitung.
unico setzt auf Serverstandorte in Deutschland und einen geschützten digitalen Prozess.
Mitarbeiter arbeiten mit persönlichen Nutzerkonten und erhalten Zugriff auf die für sie vorgesehenen Informationen.
Damit müssen Arbeitszeitdaten nicht auf frei zugänglichen Papierlisten oder unübersichtlichen Tabellen gespeichert werden.
Digitaler Stundenzettel für kleine Unternehmen
Auch kleine Unternehmen können von einer digitalen Zeiterfassung profitieren.
Gerade bei wenigen Mitarbeitern werden Stundenzettel häufig noch manuell bearbeitet.
Der Aufwand für Einsammeln, Prüfen und Übertragen entsteht jedoch unabhängig von der Unternehmensgröße.
Mit einem digitalen Stundenzettel kann dieser Prozess frühzeitig standardisiert werden.
Wenn das Unternehmen wächst, bleibt eine einheitliche Struktur für die Arbeitszeiterfassung bestehen.
Digitaler Stundenzettel für größere Teams
Mit zunehmender Mitarbeiterzahl wächst der Aufwand einer papierbasierten Arbeitszeiterfassung.
Viele einzelne Stundenzettel müssen verwaltet und kontrolliert werden.
Eine zentrale digitale Lösung schafft einen einheitlichen Prozess für alle Beschäftigten.
Arbeitszeiten werden nach demselben Prinzip erfasst und stehen zentral zur Verfügung.
Dadurch lässt sich die Zeiterfassung auch bei wachsenden Teams übersichtlich organisieren.
Vorteile eines digitalen Stundenzettels
Ein digitaler Stundenzettel vereinfacht die Arbeitszeiterfassung für Mitarbeiter und Unternehmen.
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören:
- Arbeitszeit direkt per Smartphone erfassen
- Ein und Ausstempeln per QR Code
- Keine Papierstundenzettel mehr notwendig
- Keine doppelte Übertragung von Arbeitszeiten
- Arbeitszeiten direkt digital verfügbar
- Aktuelle Stundenübersicht für Mitarbeiter
- Zentrale Verwaltung der Arbeitszeitdaten
- Keine klassische Stempeluhr erforderlich
- Keine Chipkarten oder Transponder notwendig
- Nutzung an mehreren Standorten
- Geeignet für mobile Mitarbeiter
- Optionale Standortprüfung bei der Buchung
- Keine permanente Standortüberwachung notwendig
- Verbindung mit Dienstplanung und Urlaub
- Digitale Personalakte und Lohndokumente
- Datenhaltung auf deutschen Servern
Vom Papierstundenzettel zur digitalen Zeiterfassung
Die Umstellung auf einen digitalen Stundenzettel verändert nicht nur das Medium.
Sie verändert den gesamten Ablauf der Arbeitszeiterfassung.
Bei Papier entsteht die digitale Information häufig erst am Ende des Prozesses.
Bei unico entsteht sie bereits beim Ein und Ausstempeln.
Dadurch stehen Arbeitszeiten schneller zur Verfügung und müssen nicht nachträglich aus handschriftlichen Unterlagen übertragen werden.
Der digitale Stundenzettel wird damit zur Grundlage einer modernen Arbeitszeitverwaltung.
Digitaler Stundenzettel als Teil der Personalorganisation
Arbeitszeiten stehen nicht isoliert neben anderen Personalprozessen.
Sie hängen mit Dienstplanung, Urlaub und Mitarbeiterinformationen zusammen.
unico verbindet diese Bereiche innerhalb einer gemeinsamen Anwendung.
Dadurch kann ein Unternehmen mit der Digitalisierung des Stundenzettels beginnen und gleichzeitig weitere Prozesse der Personalorganisation digital abbilden.
Das reduziert Insellösungen und schafft eine zentrale Umgebung für Mitarbeiter und Verwaltung.
Digitalen Stundenzettel mit unico kennenlernen
Mit unico ersetzen Unternehmen handschriftliche Stundenzettel durch eine moderne digitale Arbeitszeiterfassung.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit einfach über Smartphone und QR Code.
Die gebuchten Zeiten stehen unmittelbar im System zur Verfügung und können im persönlichen Nutzerkonto eingesehen werden.
Dienstplan, Urlaub, Personalakte, Lohndokumente und Unternehmenskommunikation ergänzen die Arbeitszeiterfassung.
So wird aus dem klassischen Stundenzettel ein einfacher digitaler Prozess für Mitarbeiter und Unternehmen.