Arbeitszeiten gehören zu den personenbezogenen Daten von Mitarbeitern und sollten entsprechend geschützt verarbeitet werden.
Mit unico erhalten Unternehmen eine moderne digitale Zeiterfassung mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit.
Arbeitszeiten werden über die mobile App und einen QR Code erfasst. Die Daten werden auf Servern in Deutschland verarbeitet und stehen ausschließlich innerhalb der vorgesehenen Unternehmensumgebung zur Verfügung.
Auch eine Standortprüfung kann auf den konkreten Zeitpunkt des Ein und Ausstempelns begrenzt werden. Eine permanente GPS Überwachung während der gesamten Arbeitszeit ist dafür nicht erforderlich.
So verbindet unico eine moderne Arbeitszeiterfassung mit einem datensparsamen Ansatz.
Datenschutz bei der digitalen Zeiterfassung
Bei der Arbeitszeiterfassung werden Informationen verarbeitet, die einem konkreten Mitarbeiter zugeordnet werden können.
Dazu gehören beispielsweise Zeitpunkt und Dauer der Arbeitszeit sowie je nach eingesetzter Funktion weitere Informationen rund um die jeweilige Buchung.
Unternehmen sollten deshalb bei der Auswahl einer Zeiterfassungssoftware nicht nur auf Bedienung und Funktionsumfang achten.
Auch der Umgang mit personenbezogenen Daten, Zugriffsrechten, Speicherung und Übertragung spielt eine zentrale Rolle.
Die DSGVO verlangt unter anderem Zweckbindung, Datenminimierung sowie eine angemessene Sicherheit personenbezogener Daten.
Zeiterfassung mit Serverstandort Deutschland
unico setzt auf Serverstandorte innerhalb Deutschlands.
Die eingesetzte Infrastruktur umfasst Serverstandorte in Frankfurt, Nürnberg und München.
Dadurch werden wichtige Unternehmens und Mitarbeiterdaten innerhalb einer deutschen Serverinfrastruktur verarbeitet.
Für Unternehmen schafft dies eine klare und nachvollziehbare Grundlage bei der Auswahl ihrer digitalen Zeiterfassung.
Daten bleiben in Deutschland
Gerade bei sensiblen Personaldaten ist für viele Unternehmen entscheidend, wo ihre Informationen gespeichert werden.
unico verfolgt deshalb einen klaren Ansatz mit Datenhaltung in Deutschland.
Arbeitszeitdaten und weitere innerhalb der Anwendung gespeicherte Informationen werden über deutsche Server verarbeitet.
Damit erhalten Unternehmen eine transparente technische Grundlage für ihre digitale Personalorganisation.
Standortprüfung ohne permanentes GPS Tracking
Bei mobiler Zeiterfassung kann der Standort einer Zeitbuchung eine zusätzliche Möglichkeit zur Plausibilisierung darstellen.
unico kann beim Ein oder Ausstempeln prüfen, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Eine permanente Ortung des Mitarbeiters während des gesamten Arbeitstages ist dafür nicht erforderlich.
Die Standortinformation wird damit auf den konkreten Zweck der Zeitbuchung begrenzt.
Dieser Ansatz unterstützt den Grundsatz, personenbezogene Daten nur in dem Umfang zu verarbeiten, der für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
Standort nur beim Ein und Ausstempeln
Der Standort ist für die Zeiterfassung vor allem im Moment der Buchung relevant.
Deshalb muss nicht während der gesamten Arbeitszeit kontinuierlich aufgezeichnet werden, wo sich ein Mitarbeiter befindet.
Die Standortprüfung kann sich auf Ein und Ausstempeln beschränken.
Unternehmen erhalten damit eine zusätzliche Möglichkeit zur Kontrolle der Buchung, ohne ein dauerhaftes Bewegungsprofil ihrer Mitarbeiter zu erstellen.
Zeiterfassung per App und QR Code
Die eigentliche Arbeitszeiterfassung bleibt trotz des hohen Datenschutzanspruchs einfach.
Mitarbeiter öffnen die unico App und scannen den bereitgestellten QR Code.
Die Buchung wird dem persönlichen Nutzerkonto zugeordnet und digital dokumentiert.
Damit benötigen Mitarbeiter keine klassischen Stempelkarten oder frei zugängliche Papierlisten, auf denen Arbeitszeiten verschiedener Beschäftigter sichtbar sein könnten.
Der digitale Prozess verbindet einfache Bedienung mit einer klaren Zuordnung der Zeitbuchungen.
Persönliche Nutzerkonten für Mitarbeiter
Jeder Mitarbeiter arbeitet innerhalb seines persönlichen Nutzerkontos.
Dadurch können Informationen gezielt dem jeweiligen Nutzer zugeordnet werden.
Arbeitszeiten, Dokumente und weitere Mitarbeiterinformationen müssen nicht gemeinsam in ungeschützten Tabellen oder allgemein zugänglichen Ordnern verwaltet werden.
Persönliche Zugänge bilden damit eine wichtige Grundlage für eine strukturierte digitale Personalverwaltung.
Zugriffe gezielt organisieren
Nicht jede Person im Unternehmen benötigt Zugriff auf sämtliche Mitarbeiterdaten.
Eine moderne Personalsoftware sollte deshalb Informationen nur den Personen zur Verfügung stellen, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Durch eine strukturierte Nutzerverwaltung können Arbeitszeit und Personaldaten innerhalb einer geschützten Unternehmensumgebung organisiert werden.
Das unterstützt Unternehmen dabei, sensible Informationen nicht unnötig breit zugänglich zu machen.
Arbeitszeiten transparent für Mitarbeiter
Datenschutz bedeutet nicht, dass Informationen für Mitarbeiter verborgen bleiben müssen.
Im Gegenteil: Eine transparente Arbeitszeiterfassung ermöglicht es Beschäftigten, ihre eigenen erfassten Arbeitszeiten nachvollziehen zu können.
Mit unico können Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden in einer aktuellen Übersicht einsehen.
Dadurch entsteht Transparenz darüber, welche Arbeitszeiten im System gespeichert wurden.
Gleichzeitig können Rückfragen zu bereits erfassten Stunden reduziert werden.
Weniger sensible Daten auf Papier
Papierbasierte Personalprozesse können ebenfalls Datenschutzrisiken verursachen.
Stundenzettel liegen möglicherweise offen auf Schreibtischen.
Lohnabrechnungen müssen verteilt werden.
Personaldokumente werden in Ordnern oder auf verschiedenen Laufwerken gespeichert.
Eine zentrale digitale Lösung kann diese Prozesse strukturierter abbilden.
Mit unico können Arbeitszeiten und Mitarbeiterdokumente innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung organisiert werden.
Digitale Personalakte sicher organisieren
Die digitale Personalakte ermöglicht es, wichtige Mitarbeiterunterlagen zentral zu speichern.
Dokumente können dem jeweiligen Mitarbeiter zugeordnet und digital verwaltet werden.
Dadurch müssen sensible Informationen nicht über verschiedene Speicherorte verteilt werden.
Eine strukturierte digitale Ablage erleichtert zudem die Organisation von Zugriffsrechten und schafft eine einheitliche Umgebung für Personalunterlagen.
Lohndokumente digital bereitstellen
Lohnabrechnungen gehören zu den besonders sensiblen Mitarbeiterdokumenten.
unico ermöglicht es, Lohnabrechnungen und weitere Personaldokumente digital für Mitarbeiter bereitzustellen.
Mitarbeiter erhalten dadurch Zugriff auf ihre eigenen Unterlagen, ohne dass diese offen verteilt oder über ungeeignete Kommunikationswege versendet werden müssen.
Für Unternehmen reduziert sich gleichzeitig der Aufwand für Druck und manuelle Verteilung.
Datenschutzkonformer Unternehmenschat
Auch bei der internen Kommunikation entstehen häufig personenbezogene oder unternehmensbezogene Informationen.
Wer dafür private Messenger nutzt, vermischt berufliche Kommunikation mit privaten Anwendungen.
unico bietet einen integrierten Unternehmenschat für die Kommunikation innerhalb des Teams.
Nachrichten bleiben innerhalb der vorgesehenen Unternehmensumgebung und werden über deutsche Server verarbeitet.
So lassen sich berufliche und private Kommunikation klarer voneinander trennen.
Datenschutz beginnt bei der Datenminimierung
Ein wichtiger Grundgedanke der DSGVO ist, nur die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, die für den vorgesehenen Zweck erforderlich sind.
Bei einer Arbeitszeiterfassung bedeutet dies beispielsweise, dass nicht automatisch jede technisch mögliche Information dauerhaft gesammelt werden muss.
Die Zeiterfassung von unico konzentriert sich auf die für den jeweiligen Prozess benötigten Informationen.
Besonders deutlich wird dieser Ansatz bei der standortbasierten Prüfung: Statt einer permanenten GPS Aufzeichnung kann der Standort auf den Moment der Zeitbuchung begrenzt werden.
Datenschutz durch klare Zwecke
Arbeitszeitdaten sollten nicht ohne konkreten Grund erhoben werden.
Bei unico dient die Erfassung dazu, Arbeitszeiten digital zu dokumentieren und innerhalb der vorgesehenen Personalprozesse verfügbar zu machen.
Die DSGVO verlangt grundsätzlich, dass personenbezogene Daten für festgelegte und legitime Zwecke verarbeitet werden.
Eine klar strukturierte Software unterstützt Unternehmen dabei, Daten einzelnen Prozessen und Funktionen nachvollziehbar zuzuordnen.
Datenschutz und Benutzerfreundlichkeit verbinden
Datenschutz darf eine Software nicht unnötig kompliziert machen.
Mitarbeiter sollten ihre Arbeitszeit trotzdem schnell und intuitiv erfassen können.
unico verbindet deshalb eine einfache Benutzeroberfläche mit einer klar strukturierten Datenverarbeitung.
Für die tägliche Zeiterfassung sind nur wenige Schritte erforderlich.
App öffnen.
QR Code scannen.
Arbeitszeit erfassen.
Die technischen Prozesse laufen im Hintergrund, während die Bedienung für Mitarbeiter übersichtlich bleibt.
Datenschutz bei Dienstplan und Urlaubsverwaltung
Neben Arbeitszeiten verarbeitet eine Personalsoftware weitere Informationen.
Dazu gehören beispielsweise Dienstpläne und Urlaubsanträge.
Mit unico können diese Prozesse innerhalb derselben Unternehmensumgebung organisiert werden.
Mitarbeiter reichen ihre Urlaubsanträge digital ein und erhalten nach der Bearbeitung eine entsprechende Information.
Dadurch müssen sensible Personaldaten nicht unnötig über verschiedene Programme, E Mails und Tabellen verteilt werden.
Eine zentrale Lösung statt vieler Einzelsysteme
Je mehr Anwendungen ein Unternehmen verwendet, desto mehr unterschiedliche Speicherorte und Zugänge müssen verwaltet werden.
Zeiterfassung in einem Programm, Dienstplan in einer Tabelle, Urlaubsplanung per E Mail und Personaldokumente auf verschiedenen Laufwerken führen schnell zu einer unübersichtlichen Struktur.
unico bündelt wichtige Personalprozesse in einer gemeinsamen Anwendung.
Dadurch können Unternehmen ihre Datenverwaltung zentraler organisieren und unnötige Medienbrüche reduzieren.
Vorteile einer datenschutzorientierten Zeiterfassung
Eine datenschutzorientierte digitale Zeiterfassung bietet Unternehmen und Mitarbeitern verschiedene Vorteile.
- Datenhaltung auf Servern in Deutschland
- Klare Zuordnung über persönliche Nutzerkonten
- Geschützte digitale Arbeitszeiterfassung
- Standortprüfung nur bei Bedarf
- Keine permanente GPS Überwachung erforderlich
- Arbeitszeiten für Mitarbeiter transparent einsehbar
- Digitale Personalakte
- Sichere Bereitstellung von Lohndokumenten
- Datenschutzkonformer Unternehmenschat
- Weniger sensible Unterlagen in Papierform
- Zentrale Organisation wichtiger Personalprozesse
- Weniger unterschiedliche Speicherorte und Insellösungen
Datenschutz ist eine gemeinsame Aufgabe
Eine Software allein kann die vollständige DSGVO Konformität eines Unternehmens nicht garantieren.
Auch die konkrete Nutzung, die gewählte Rechtsgrundlage, interne Berechtigungen, Informationspflichten, Aufbewahrungsfristen und betriebliche Prozesse spielen eine Rolle.
unico stellt Unternehmen eine technische Umgebung zur Verfügung, mit der Arbeitszeit und Personalprozesse datenschutzorientiert organisiert werden können.
Wie einzelne Funktionen eingesetzt werden, sollte immer zum jeweiligen Unternehmen und seinen datenschutzrechtlichen Anforderungen passen.
DSGVO konforme Zeiterfassung mit unico kennenlernen
Mit unico verbinden Unternehmen digitale Arbeitszeiterfassung mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit.
Arbeitszeiten werden einfach über App und QR Code erfasst und auf deutschen Servern verarbeitet.
Eine Standortprüfung kann auf Ein und Ausstempeln begrenzt werden, sodass für die Zeiterfassung keine permanente GPS Überwachung erforderlich ist.
Digitale Personalakte, Lohndokumente, Urlaubsplanung und ein integrierter Unternehmenschat ergänzen die eigentliche Zeiterfassung.
So entsteht eine zentrale digitale Umgebung für Arbeitszeit und Personalorganisation, die Datenschutz bereits bei der Gestaltung der Prozesse berücksichtigt.