Arbeitszeiten mobil erfassen und gleichzeitig überprüfen, ob eine Buchung am vorgesehenen Arbeitsort erfolgt: Mit unico lässt sich die digitale Zeiterfassung mit einer GPS Standortprüfung verbinden.
Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeit über die mobile App und einen QR Code. Beim Ein oder Ausstempeln können zusätzlich Standortdaten verwendet werden, um den jeweiligen Arbeitsort zu plausibilisieren.
Dabei ist keine permanente Standortüberwachung während des gesamten Arbeitstages erforderlich.
unico konzentriert die Standortprüfung auf den Moment, in dem sie für die Zeiterfassung relevant ist.
So verbindet unico mobile Arbeitszeiterfassung mit zusätzlicher Sicherheit und einem bewussten Umgang mit Standortdaten.
Was ist GPS Zeiterfassung?
Bei einer GPS gestützten Zeiterfassung werden Standortinformationen mit einer digitalen Arbeitszeitbuchung verbunden.
Dadurch kann beispielsweise geprüft werden, ob sich ein Mitarbeiter beim Ein oder Ausstempeln tatsächlich am vorgesehenen Arbeitsort befindet.
Bei unico erfolgt die Arbeitszeiterfassung über die mobile App und einen QR Code.
Zusätzlich kann der Standort des Smartphones für die Plausibilisierung der jeweiligen Buchung verwendet werden.
Die App verarbeitet dafür Standortdaten im Zusammenhang mit Check in und Check out Vorgängen. Die Datenschutzhinweise von unico nennen ausdrücklich GPS Daten wie Breitengrad, Längengrad und Genauigkeit der Standortbestimmung für diesen Zweck.
Standortprüfung beim Ein und Ausstempeln
Der Standort ist für die Zeiterfassung insbesondere in dem Moment relevant, in dem eine Arbeitszeitbuchung durchgeführt wird.
Deshalb kann unico beim Ein oder Ausstempeln prüfen, wo sich das verwendete Smartphone befindet.
Die Standortinformation wird mit dem jeweiligen Buchungsvorgang verbunden.
Damit erhält das Unternehmen neben Datum und Uhrzeit eine zusätzliche Information zur Plausibilität der Zeitbuchung.
Die aktuelle App Beschreibung nennt die standortbasierte Validierung ausdrücklich als Funktion der unico Zeiterfassung.
Keine permanente GPS Überwachung notwendig
GPS Zeiterfassung muss nicht bedeuten, dass ein Mitarbeiter während des gesamten Arbeitstages verfolgt wird.
Bei unico wird der Standort im Zusammenhang mit dem Check in oder Check out Vorgang verwendet.
Eine permanente Aufzeichnung der Bewegungen während der gesamten Arbeitszeit ist für diese Funktion nicht erforderlich.
Damit unterscheidet sich die Standortprüfung deutlich von Systemen, die kontinuierlich Bewegungsprofile oder Fahrtstrecken eines Mitarbeiters aufzeichnen.
Für die Arbeitszeiterfassung zählt der konkrete Moment der Buchung.
Standortprüfung statt Bewegungsprofil
Für viele Unternehmen besteht die eigentliche Anforderung nicht darin, zu wissen, wo sich ein Mitarbeiter jede Minute befindet.
Entscheidend ist vielmehr die Frage:
Erfolgt die Arbeitszeitbuchung am vorgesehenen Ort?
Genau dafür kann eine punktuelle Standortprüfung eingesetzt werden.
Der Standort wird im Zusammenhang mit dem Ein oder Ausstempeln erfasst und dient der Plausibilisierung der Buchung.
Dadurch lässt sich zusätzliche Sicherheit schaffen, ohne den gesamten Arbeitstag eines Mitarbeiters technisch nachzuverfolgen.
GPS Zeiterfassung mit App und QR Code
Die Standortprüfung ist bei unico Teil eines einfachen digitalen Buchungsprozesses.
Der Mitarbeiter öffnet die mobile App.
Anschließend scannt er den am Arbeitsort bereitgestellten QR Code.
Datum und Uhrzeit werden automatisch erfasst.
Zusätzlich kann die Standortinformation des Smartphones verwendet werden.
Damit werden mehrere Informationen miteinander kombiniert:
- Persönliches Nutzerkonto
- QR Code des Arbeitsortes
- Datum und Uhrzeit
- Standortinformation des Smartphones
Aus diesen Informationen entsteht eine nachvollziehbare digitale Zeitbuchung.
QR Code identifiziert den Erfassungspunkt
Der QR Code dient als digitaler Erfassungspunkt.
Er kann beispielsweise einem bestimmten Standort oder Arbeitsbereich zugeordnet werden.
Dadurch erkennt das System, welcher Erfassungspunkt für die jeweilige Buchung verwendet wurde.
Die mobile App von unico ist ausdrücklich auf Check in und Check out per QR Code ausgelegt.
GPS ergänzt die QR Code Buchung
Der QR Code und die Standortprüfung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Der QR Code identifiziert den vorgesehenen Erfassungspunkt.
Die GPS Information kann zusätzlich dazu verwendet werden, den tatsächlichen Standort des Smartphones zum Zeitpunkt der Buchung zu plausibilisieren.
Dadurch entsteht eine zusätzliche Sicherheitsebene für die mobile Arbeitszeiterfassung.
Arbeitszeit direkt vor Ort erfassen
Eine mobile Zeiterfassung ist besonders sinnvoll, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeit unmittelbar am Arbeitsort dokumentieren können.
Statt Zeiten später nachzutragen, erfolgt die Buchung direkt vor Ort.
Das reduziert die Gefahr vergessener oder ungenauer Einträge.
Die Kombination aus Smartphone, QR Code und optionaler Standortprüfung schafft dafür einen einfachen digitalen Ablauf.
GPS Zeiterfassung für mehrere Standorte
Unternehmen mit mehreren Betriebsstätten stehen häufig vor der Herausforderung, eine einheitliche Zeiterfassung für alle Standorte bereitzustellen.
Mit unico können unterschiedliche Erfassungspunkte über QR Codes abgebildet werden.
Mitarbeiter nutzen an allen Standorten dieselbe App.
Die Standortprüfung kann zusätzlich dazu beitragen, die jeweilige Buchung dem vorgesehenen Arbeitsort zuzuordnen.
Alle erfassten Arbeitszeiten laufen anschließend zentral im System zusammen.
Zeiterfassung für Mitarbeiter mit wechselnden Arbeitsorten
Auch bei wechselnden Einsatzorten kann eine mobile Zeiterfassung sinnvoll sein.
Mitarbeiter benötigen kein fest installiertes Terminal.
Das Smartphone wird zur mobilen Schnittstelle für die Arbeitszeiterfassung.
Dadurch eignet sich unico auch für Unternehmen, deren Beschäftigte regelmäßig an unterschiedlichen Standorten tätig sind.
Die Lösung ist nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt.
Keine klassische Stempeluhr erforderlich
Für die Standortprüfung muss keine spezielle Zeiterfassungshardware installiert werden.
Mitarbeiter verwenden ihr Smartphone.
Der QR Code übernimmt die Funktion des digitalen Erfassungspunktes.
Dadurch sind weder klassische Stempeluhren noch zusätzliche Chipkarten oder Transponder für die Zeitbuchung notwendig.
Unternehmen können damit auch mehrere Standorte ausstatten, ohne an jedem Ort ein elektronisches Terminal installieren zu müssen.
Arbeitszeiten unmittelbar digital verfügbar
Nach der Zeitbuchung stehen die Informationen digital im System zur Verfügung.
Arbeitszeiten müssen nicht erst von Papierstundenzetteln übertragen oder aus einem separaten Terminal ausgelesen werden.
Mitarbeiter können ihre bereits erfassten Zeiten nachvollziehen und Unternehmen erhalten eine aktuelle Datengrundlage für die Arbeitszeitverwaltung.
So entsteht aus der mobilen Buchung ein durchgängiger digitaler Prozess.
Mehr Transparenz für Mitarbeiter
Standortbasierte Zeiterfassung sollte nicht nur Kontrolle für das Unternehmen bedeuten.
Auch Mitarbeiter profitieren von einer transparenten Arbeitszeiterfassung.
Sie können ihre erfassten Arbeitszeiten im Nutzerkonto einsehen und nachvollziehen, welche Zeiten bereits dokumentiert wurden.
Dadurch entsteht eine gemeinsame digitale Datengrundlage für Mitarbeiter und Verwaltung.
Manipulation von Zeitbuchungen erschweren
Eine rein manuelle Zeiterfassung lässt sich nur begrenzt auf Plausibilität prüfen.
Werden App, QR Code, Zeitpunkt und Standortprüfung miteinander kombiniert, stehen dem Unternehmen mehrere Informationen zur Verfügung.
Dadurch kann besser nachvollzogen werden, ob eine Buchung zum vorgesehenen Arbeitsort passt.
Die Standortvalidierung wird von unico ausdrücklich als zusätzliche Sicherheitsfunktion der App beschrieben.
Datenschutz bei GPS Zeiterfassung
Standortdaten gehören zu den besonders sensiblen Informationen im Arbeitsverhältnis.
Deshalb sollte ihre Verarbeitung auf den tatsächlichen Zweck der Zeiterfassung abgestimmt sein.
Bei unico werden Standortdaten zur Plausibilisierung des Check in oder Check out Vorgangs eingesetzt.
Das ermöglicht eine gezielte Standortprüfung, ohne dass für die Zeiterfassung permanent Bewegungsdaten erhoben werden müssen.
Unternehmen sollten die konkrete Nutzung von Standortdaten dennoch immer entsprechend ihrer eigenen betrieblichen und datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen gestalten.
Mitarbeiter transparent über die Standortprüfung informieren
Bei der Einführung einer standortbasierten Zeiterfassung ist Transparenz wichtig.
Mitarbeiter sollten nachvollziehen können, wann und zu welchem Zweck Standortinformationen verwendet werden.
Bei unico ist die Standortfunktion unmittelbar mit dem jeweiligen Buchungsvorgang verbunden.
Der Zweck besteht in der Plausibilisierung des Arbeitsortes beim Check in oder Check out.
Damit lässt sich die Funktion gegenüber Mitarbeitern klar und verständlich erklären.
Sichere Datenübertragung
Standortinformationen und Arbeitszeitdaten werden über das Smartphone an das System übertragen.
Die unico App verwendet dafür moderne Verschlüsselung.
Sowohl der App Store als auch Google Play nennen eine sichere beziehungsweise verschlüsselte Kommunikation mit dem Server. Google Play weist zusätzlich aus, dass Daten während der Übertragung verschlüsselt werden.
Damit wird auch die Übertragung der mobilen Zeitbuchungen technisch geschützt.
Datenhaltung auf deutschen Servern
Neben dem Umgang mit Standortinformationen spielt auch der Speicherort der Daten eine wichtige Rolle.
unico setzt auf Serverstandorte in Deutschland.
Dadurch werden Arbeitszeit und Personaldaten innerhalb einer klar definierten deutschen Infrastruktur verarbeitet.
So verbindet unico mobile Zeiterfassung mit einem besonderen Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit.
GPS Zeiterfassung und digitaler Dienstplan
Standortprüfung und Arbeitszeiterfassung sind nur ein Bestandteil moderner Personalorganisation.
Mit unico können Unternehmen zusätzlich einen digitalen Dienstplan verwenden.
Geplante Arbeitszeiten können zentral organisiert und Mitarbeitern digital zur Verfügung gestellt werden.
Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird anschließend über die App dokumentiert.
Damit befinden sich Planung und tatsächliche Arbeitszeiterfassung innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Urlaub und Arbeitszeit gemeinsam organisieren
Auch Urlaubszeiten beeinflussen die Personalplanung.
Mit unico können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können diese bearbeiten und die Abwesenheiten innerhalb der Personalorganisation berücksichtigen.
Damit werden Arbeitszeit, Dienstplanung und Urlaub miteinander verbunden.
Digitale Personalakte ergänzen
Neben Arbeitszeitdaten lassen sich mit unico auch Personaldokumente digital verwalten.
Die digitale Personalakte ermöglicht es, wichtige Unterlagen zentral dem jeweiligen Mitarbeiter zuzuordnen.
Lohndokumente können ebenfalls digital bereitgestellt werden.
Damit entsteht aus der Zeiterfassung eine umfassendere digitale Mitarbeiterumgebung.
Vorteile der Zeiterfassung mit Standortprüfung
Die Verbindung von mobiler Arbeitszeiterfassung und Standortprüfung bietet Unternehmen verschiedene Vorteile.
- Arbeitszeit direkt über das Smartphone erfassen
- Check in und Check out per QR Code
- Automatische Erfassung von Datum und Uhrzeit
- Standortprüfung im Moment der Buchung
- Zusätzliche Plausibilisierung des Arbeitsortes
- Keine permanente GPS Überwachung erforderlich
- Keine klassische Stempeluhr notwendig
- Keine zusätzlichen Chipkarten erforderlich
- Flexible Nutzung an mehreren Standorten
- Geeignet für mobile Mitarbeiter
- Arbeitszeiten unmittelbar digital verfügbar
- Aktuelle Arbeitszeitübersicht
- Sichere Datenübertragung
- Datenhaltung auf deutschen Servern
Für welche Unternehmen eignet sich GPS Zeiterfassung?
Eine standortbasierte Zeiterfassung kann überall dort sinnvoll sein, wo Mitarbeiter an definierten oder wechselnden Arbeitsorten tätig sind.
Dazu gehören beispielsweise Unternehmen mit mehreren Standorten, Filialen, Betriebsstätten, Außendienst, Werkstätten, Lagern oder mobilen Teams.
Auch Unternehmen mit kleineren Außenstellen profitieren davon, dass keine klassische Zeiterfassungshardware erforderlich ist.
Die Lösung lässt sich damit branchenübergreifend einsetzen.
Standortprüfung ohne komplizierte Bedienung
Zusätzliche Sicherheit sollte die tägliche Zeiterfassung nicht unnötig kompliziert machen.
Deshalb läuft die Standortvalidierung bei unico im Hintergrund des normalen Buchungsvorgangs.
Für den Mitarbeiter bleibt der Ablauf einfach:
App öffnen.
QR Code scannen.
Arbeitszeit erfassen.
Die App gibt anschließend eine klare Rückmeldung darüber, ob die Buchung erfolgreich war. Diese Rückmeldung gehört zum veröffentlichten Funktionsumfang der Anwendung.
GPS Standortprüfung als Teil moderner Zeiterfassung
Die Stärke der Standortprüfung liegt nicht darin, möglichst viele Bewegungsdaten zu sammeln.
Ihr Nutzen besteht darin, einer konkreten Arbeitszeitbuchung eine zusätzliche Plausibilitätsinformation hinzuzufügen.
Genau diesen Ansatz verfolgt unico.
QR Code, Zeitstempel und Standortinformation werden dort miteinander verbunden, wo sie tatsächlich benötigt werden: beim Ein oder Ausstempeln.
Dadurch entsteht eine moderne mobile Zeiterfassung, die zusätzliche Sicherheit bietet, ohne auf permanente Standortüberwachung angewiesen zu sein.
Zeiterfassung mit GPS Standortprüfung und unico kennenlernen
Mit unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten einfach über Smartphone und QR Code.
Beim Ein oder Ausstempeln kann der Standort des Geräts zusätzlich zur Plausibilisierung der Buchung verwendet werden.
Eine permanente GPS Überwachung während der gesamten Arbeitszeit ist dafür nicht erforderlich.
Die Arbeitszeiten stehen anschließend direkt digital zur Verfügung und können mit Dienstplanung, Urlaub, Personalakte und weiteren Funktionen verbunden werden.
So verbindet unico mobile Zeiterfassung, Standortprüfung und digitale Personalorganisation in einer modernen Anwendung.