Arbeitszeiten digital erfassen, ohne an jedem Standort eine klassische Stempeluhr installieren zu müssen: Mit unico funktioniert moderne Zeiterfassung über eine mobile App und einen QR Code.
Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone, scannen den vorgesehenen QR Code und erfassen ihre Arbeitszeit direkt digital.
Separate Zeiterfassungsterminals, Chipkarten oder Transponder sind für die tägliche Zeitbuchung nicht erforderlich.
Damit bietet unico Unternehmen eine flexible Alternative zu klassischen Zeiterfassungssystemen und eignet sich besonders für mehrere Standorte, mobile Teams und Unternehmen, die ihre Arbeitszeiterfassung ohne zusätzliche Hardware digitalisieren möchten.
Zeiterfassung ohne klassische Stempeluhr
Klassische Stempeluhren sind an einen festen Standort gebunden.
Mitarbeiter müssen ein bestimmtes Gerät aufsuchen, um ihren Arbeitsbeginn oder ihr Arbeitsende zu erfassen.
Moderne Arbeitswelten funktionieren jedoch zunehmend flexibler.
Unternehmen verfügen über mehrere Standorte, Mitarbeiter wechseln zwischen Arbeitsorten oder arbeiten außerhalb eines klassischen Büroarbeitsplatzes.
Mit unico wird deshalb das Smartphone zur Schnittstelle für die Arbeitszeiterfassung.
Die Zeitbuchung erfolgt über die App und den dafür vorgesehenen QR Code.
Eine klassische Stempeluhr wird dadurch nicht mehr benötigt.
Zeiterfassung ohne fest installiertes Terminal
Digitale Zeiterfassung muss nicht automatisch bedeuten, dass ein elektronisches Terminal an der Wand installiert werden muss.
Mit unico kann die Arbeitszeit vollständig ohne festes Zeiterfassungsterminal erfasst werden.
Der Mitarbeiter benötigt lediglich die mobile App und Zugang zum entsprechenden QR Code.
Dadurch entfällt die Anschaffung und Installation zusätzlicher Zeiterfassungshardware an jedem Arbeitsplatz.
Das ermöglicht Unternehmen eine flexible und einfach skalierbare Lösung.
So funktioniert Zeiterfassung ohne Terminal
Das Grundprinzip ist einfach.
Am vorgesehenen Arbeitsort wird ein unico QR Code bereitgestellt.
Der Mitarbeiter öffnet die mobile App und scannt den Code.
Anschließend wird die entsprechende Zeitbuchung durchgeführt.
Datum und Uhrzeit werden automatisch erfasst und dem persönlichen Nutzerkonto zugeordnet.
Beim Arbeitsende erfolgt eine weitere Buchung.
Die daraus entstehenden Arbeitszeiten stehen unmittelbar digital im System zur Verfügung.
Ein und Ausstempeln mit dem Smartphone
Das Smartphone ersetzt beim täglichen Stempeln das klassische Zeiterfassungsterminal.
Mitarbeiter müssen keine komplizierten Eingaben vornehmen.
App öffnen, QR Code scannen und die Arbeitszeit erfassen.
Dadurch bleibt der tägliche Vorgang schnell und leicht verständlich.
Arbeitszeiten automatisch digital dokumentieren
Die Zeitbuchung wird direkt digital gespeichert.
Arbeitszeiten müssen deshalb nicht nachträglich aus einer Stempelkarte, einer Papierliste oder einem separaten Gerät übertragen werden.
Die erfassten Informationen stehen unmittelbar für die weitere Arbeitszeitverwaltung zur Verfügung.
Keine Chipkarten und Transponder notwendig
Viele klassische Zeiterfassungssysteme arbeiten mit Chipkarten, Schlüsselanhängern oder Transpondern.
Diese müssen beschafft, Mitarbeitern zugeordnet und verwaltet werden.
Bei Verlust entstehen zusätzliche organisatorische Aufgaben und gegebenenfalls weitere Kosten.
Mit unico erfolgt die Zuordnung über das persönliche Nutzerkonto des Mitarbeiters.
Für die tägliche Zeiterfassung ist deshalb keine zusätzliche Chipkarte erforderlich.
Das Smartphone und die App übernehmen die digitale Identifikation des Mitarbeiters.
Keine zusätzliche Zeiterfassungshardware anschaffen
Ein klassisches Zeiterfassungssystem kann zusätzliche Hardware erforderlich machen.
Neben dem Terminal selbst können Installation, Stromversorgung, Netzwerkzugang, Wartung und Austausch berücksichtigt werden müssen.
Bei der mobilen Zeiterfassung von unico reduziert sich dieser Hardwarebedarf deutlich.
Der QR Code bildet den Erfassungspunkt und das bereits vorhandene Smartphone des Mitarbeiters dient zur Zeitbuchung.
Dadurch lässt sich digitale Zeiterfassung ohne umfangreiche technische Infrastruktur einführen.
Ideal für Unternehmen mit mehreren Standorten
Besonders deutlich wird der Vorteil einer Zeiterfassung ohne Terminal bei Unternehmen mit mehreren Standorten.
Bei einem klassischen System müsste gegebenenfalls an jeder Betriebsstätte ein eigenes Gerät installiert werden.
Mit unico können stattdessen QR Codes an den vorgesehenen Arbeitsorten eingesetzt werden.
Alle Zeitbuchungen laufen anschließend zentral im System zusammen.
So können mehrere Filialen, Büros, Lager, Werkstätten oder andere Betriebsstätten mit einer gemeinsamen Lösung organisiert werden.
Neue Standorte einfacher integrieren
Unternehmen verändern sich.
Neue Betriebsstätten kommen hinzu, Teams wachsen oder Arbeitsbereiche werden neu organisiert.
Bei einer hardwaregebundenen Zeiterfassung kann jeder neue Standort zusätzlichen technischen Aufwand verursachen.
Eine QR Code basierte Lösung ist flexibler.
Der jeweilige Standort kann mit einem entsprechenden Erfassungspunkt ausgestattet und in die bestehende digitale Zeiterfassung integriert werden.
Dadurch lässt sich das System einfacher an wachsende Unternehmensstrukturen anpassen.
Zeiterfassung für mobile Mitarbeiter ohne Terminal
Nicht jeder Mitarbeiter beginnt seinen Arbeitstag in einer Unternehmenszentrale.
Viele Beschäftigte arbeiten an wechselnden Standorten oder außerhalb eines festen Büroarbeitsplatzes.
Eine klassische Stempeluhr ist für solche Arbeitsmodelle nur eingeschränkt geeignet.
Mit der mobilen Zeiterfassung von unico erfolgt die Buchung über das Smartphone.
Damit können auch Mitarbeiter ohne dauerhaften Zugang zu einem Zeiterfassungsterminal in einen einheitlichen digitalen Prozess eingebunden werden.
Standortprüfung als zusätzliche Sicherheit
Unternehmen können die Zeitbuchung auf Wunsch zusätzlich durch eine standortbasierte Prüfung absichern.
Beim Ein oder Ausstempeln kann überprüft werden, ob sich das Smartphone am vorgesehenen Standort befindet.
Damit lässt sich die Plausibilität der Zeitbuchung erhöhen, obwohl kein fest installiertes Terminal verwendet wird.
Der Standort dient dabei ausschließlich als zusätzliche Information für den konkreten Buchungsvorgang.
Keine permanente Standortverfolgung
Für eine solche Standortprüfung ist keine dauerhafte GPS Überwachung während der gesamten Arbeitszeit erforderlich.
Die Standortinformation kann auf das Ein und Ausstempeln begrenzt werden.
Damit kombiniert unico die Flexibilität einer mobilen Zeiterfassung mit einem bewussten Umgang mit sensiblen Standortdaten.
Arbeitszeiten direkt im System verfügbar
Bei klassischen Stempeluhren müssen Daten je nach System zunächst übertragen oder ausgelesen werden.
Bei unico entsteht die Arbeitszeitbuchung unmittelbar digital.
Die erfassten Zeiten stehen anschließend im Nutzerkonto zur Verfügung.
Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten nachvollziehen und berechtigte Personen erhalten einen aktuellen Überblick über die vorhandenen Buchungen.
Damit wird aus dem reinen Stempeln ein transparenter digitaler Prozess.
Arbeitszeiten live einsehen
Die digitale Verfügbarkeit ermöglicht es, Arbeitszeiten bereits während des laufenden Monats einzusehen.
Mitarbeiter müssen nicht auf einen späteren Stundenzettel oder eine Monatsauswertung warten.
Auch Unternehmen erhalten schneller einen Überblick über die erfassten Arbeitszeiten.
Das schafft Transparenz und kann Rückfragen zu fehlenden oder bereits gebuchten Zeiten reduzieren.
Papierstundenzettel ersetzen
Zeiterfassung ohne Terminal bedeutet nicht, wieder auf Papier zurückzugreifen.
unico ersetzt sowohl die klassische Stempeluhr als auch handschriftliche Stundenzettel durch einen digitalen Prozess.
Arbeitszeiten entstehen direkt im System.
Dadurch müssen Papierlisten nicht gesammelt, kontrolliert und anschließend erneut übertragen werden.
Das reduziert Medienbrüche und vereinfacht die Verwaltung.
Weniger Verwaltungsaufwand durch digitale Zeitbuchungen
Jede manuelle Übertragung von Arbeitszeitdaten verursacht zusätzlichen Aufwand.
Informationen müssen gelesen, geprüft und erneut eingegeben werden.
Bei größeren Teams können daraus viele einzelne Arbeitsschritte entstehen.
Durch die direkte digitale Zeitbuchung stehen die Informationen bereits in strukturierter Form zur Verfügung.
Damit können Unternehmen ihre Arbeitszeitverwaltung effizienter organisieren.
Dienstplan und Zeiterfassung in einer Lösung
Die tatsächliche Arbeitszeit ist eng mit der Personalplanung verbunden.
Deshalb bietet unico zusätzlich einen digitalen Dienstplan.
Unternehmen können geplante Arbeitszeiten zentral organisieren und den Mitarbeitern digital zur Verfügung stellen.
Die tatsächlich geleistete Zeit wird anschließend über App und QR Code erfasst.
Damit befinden sich Planung und Arbeitszeiterfassung innerhalb einer gemeinsamen digitalen Umgebung.
Urlaubsplanung digital verwalten
Neben der Arbeitszeit beeinflussen auch Abwesenheiten die Personalplanung.
Mit dem Urlaubsplanungstool von unico können Mitarbeiter Urlaubsanträge digital einreichen.
Verantwortliche Personen können die Anträge prüfen und verwalten.
Damit ergänzt die digitale Urlaubsplanung Dienstplan und Arbeitszeiterfassung.
Separate Papierformulare oder zusätzliche Tabellen werden für diesen Prozess nicht benötigt.
Digitale Personalakte integrieren
unico verbindet die Zeiterfassung mit weiteren Funktionen der Personalverwaltung.
Dazu gehört eine digitale Personalakte.
Dokumente und Mitarbeiterinformationen können zentral gespeichert und dem jeweiligen Nutzer zugeordnet werden.
Dadurch entsteht neben der Arbeitszeiterfassung eine strukturierte digitale Umgebung für wichtige Personalunterlagen.
Lohndokumente digital bereitstellen
Auch Lohndokumente können innerhalb des Systems digital für Mitarbeiter bereitgestellt werden.
Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die für sie hinterlegten Unterlagen.
Unternehmen können dadurch den monatlichen Aufwand für Ausdruck und Verteilung reduzieren.
Die digitale Dokumentenbereitstellung ergänzt die papierlose Arbeitszeiterfassung um einen weiteren Personalprozess.
Interne Kommunikation ohne privaten Messenger
Mit dem integrierten Unternehmenschat können Mitarbeiter und Unternehmen innerhalb der Anwendung miteinander kommunizieren.
Berufliche Nachrichten müssen dadurch nicht über private Messenger verteilt werden.
Die Kommunikation bleibt Bestandteil der vorgesehenen Unternehmensumgebung.
Damit bündelt unico Arbeitszeit, Planung, Dokumente und Kommunikation in einer gemeinsamen Lösung.
Datenschutz und deutsche Server
Arbeitszeitdaten gehören zu den personenbezogenen Informationen eines Mitarbeiters.
Eine moderne Zeiterfassung muss deshalb auch beim Datenschutz überzeugen.
unico setzt auf Serverstandorte in Deutschland.
Unternehmensdaten und Mitarbeiterinformationen werden innerhalb der deutschen Serverinfrastruktur gespeichert.
Auch die Kommunikation zwischen App und System erfolgt geschützt.
Damit kombiniert unico eine flexible cloudbasierte Zeiterfassung mit einem klaren Fokus auf Datenschutz und Datensicherheit.
Vorteile einer Zeiterfassung ohne Stempeluhr
Eine Zeiterfassung ohne klassisches Terminal bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile.
- Keine fest installierte Stempeluhr erforderlich
- Keine zusätzliche Zeiterfassungshardware notwendig
- Keine Chipkarten oder Transponder erforderlich
- Arbeitszeit per Smartphone erfassen
- Ein und Ausstempeln per QR Code
- Flexible Nutzung an mehreren Standorten
- Geeignet für mobile Mitarbeiter
- Neue Standorte einfacher integrieren
- Optionale Standortprüfung bei der Buchung
- Keine permanente Standortüberwachung erforderlich
- Arbeitszeiten direkt digital verfügbar
- Arbeitszeiten live im Nutzerkonto einsehbar
- Weniger Papierstundenzettel
- Weniger manuelle Datenübertragung
- Verbindung mit Dienstplan, Urlaub und Personalverwaltung
Für welche Unternehmen eignet sich Zeiterfassung ohne Terminal?
Die Lösung eignet sich grundsätzlich für Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größen.
Besonders interessant ist sie für Unternehmen, die mehrere Standorte betreiben oder Mitarbeiter beschäftigen, die keinen festen Computerarbeitsplatz haben.
Auch kleine Unternehmen können von einem System profitieren, das keine umfangreiche Zeiterfassungshardware benötigt.
Mit zunehmender Unternehmensgröße können zusätzliche Standorte und Mitarbeiter in die digitale Struktur integriert werden.
Damit eignet sich die Lösung sowohl für kleine Betriebe als auch für wachsende Unternehmen.
Moderne Alternative zur klassischen Stempeluhr
Die klassische Stempeluhr erfüllt im Kern nur eine Aufgabe: Sie dokumentiert, wann ein Mitarbeiter kommt und geht.
Eine moderne digitale Lösung kann deutlich mehr.
Mit unico werden Arbeitszeiten unmittelbar digital verfügbar und können mit Dienstplanung, Urlaub, Personalakten, Dokumenten und interner Kommunikation verbunden werden.
Dadurch entsteht nicht nur eine Alternative zum Zeiterfassungsterminal.
Es entsteht eine zentrale digitale Umgebung für wichtige Mitarbeiterprozesse.
Zeiterfassung ohne Stempeluhr mit unico kennenlernen
Mit unico können Unternehmen ihre Arbeitszeiten digital erfassen, ohne klassische Stempeluhren oder Zeiterfassungsterminals installieren zu müssen.
Mitarbeiter nutzen die mobile App und den bereitgestellten QR Code.
Zeitbuchungen stehen unmittelbar digital zur Verfügung und können auf Wunsch durch eine standortbasierte Prüfung ergänzt werden.
Deutsche Server, eine intuitive Bedienung und zusätzliche Funktionen für Dienstplanung, Urlaub, Personalakte und Kommunikation machen unico zu einer flexiblen Lösung für moderne Unternehmen.
So wird Arbeitszeiterfassung unabhängig von klassischer Zeiterfassungshardware.