Leistungsnachweise zusammentragen, Einsatzzeiten übertragen und Rechnungspositionen berechnen: In vielen Betreuungsdiensten wiederholen sich diese Aufgaben jeden Monat.
Mit unico können Sie wesentliche Schritte Ihrer Rechnungsvorbereitung automatisieren. Die Software führt dokumentierte Leistungen mit hinterlegten Vertragsdaten zusammen und erstellt daraus Rechnungsvorschläge.
Ihr Büro prüft die Angaben und verarbeitet sie zu Rechnungen mit den benötigten Anhängen weiter. So entsteht ein durchgängiger Ablauf von der Erfassung beim Kunden bis zur Rechnungsstellung.
Was sich bei der Abrechnung automatisieren lässt
Automatisierung hilft besonders bei Aufgaben, die auf bereits vorhandenen Daten und festgelegten Vereinbarungen beruhen.
Sind Einsatzzeiten, Dienstleistungen und Preise im System hinterlegt, müssen diese Informationen nicht für jede Rechnung erneut zusammengesucht und eingegeben werden.
unico nutzt die dokumentierten Leistungen und Vertragsdaten für die Vorbereitung von Rechnungsvorschlägen. Dabei können auch vereinbarte Anfahrtskosten und Zusatzleistungen berücksichtigt werden.
Die fachliche Kontrolle bleibt beim Büro. Automatisiert wird die Zusammenführung und Verarbeitung der Daten, während Ihre Mitarbeiter prüfen, ob der Vorschlag zum jeweiligen Abrechnungsfall passt.
Warum manuelle Abrechnung so viel Zeit bindet
Bei einer getrennten Verwaltung entsteht eine Rechnung häufig erst nach mehreren Übertragungen.
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsätze auf Papier. Das Büro übernimmt die Zeiten in eine Tabelle, gleicht Preise ab und trägt die Positionen anschließend in ein Rechnungsprogramm ein.
Jede zusätzliche Eingabe kostet Zeit und bietet Raum für Fehler. Fehlt ein Nachweis, muss der Vorgang unterbrochen und später erneut bearbeitet werden.
Mit wachsender Kundenzahl steigt dieser Aufwand. Eine gemeinsame Datenbasis reduziert die wiederholte Bearbeitung derselben Informationen.
Die Voraussetzungen für eine zuverlässige Automatisierung
Eine automatisierte Rechnungsvorbereitung ist auf vollständige und aktuelle Angaben angewiesen.
Kundendaten, vereinbarte Leistungen und Preise müssen korrekt hinterlegt sein. Ebenso wichtig sind nachvollziehbare Einsatzzeiten und die erforderlichen Leistungsnachweise.
Ändert sich eine Vereinbarung, sollte sie vor der nächsten Abrechnung im System aktualisiert werden.
So kann unico die vorhandenen Informationen sinnvoll weiterverarbeiten. Fehlerhafte Ausgangsdaten werden durch Automatisierung allein nicht korrigiert.
Vom Kundeneinsatz zum Rechnungsvorschlag
In unico greifen die einzelnen Arbeitsschritte ineinander. Das Büro verwendet die Informationen weiter, die bereits während der täglichen Leistungserbringung entstehen.
Leistungen direkt beim Einsatz dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Die Angaben stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro bereit. Handschriftliche Stundenzettel müssen für diesen Ablauf nicht erst eingesammelt und übertragen werden.
Damit beginnt die Vorbereitung der späteren Abrechnung bereits beim Kundentermin.
Dokumentierte Leistungen mit Vertragsdaten verbinden
Für die Berechnung werden die erfassten Leistungen mit den hinterlegten Vereinbarungen zusammengeführt.
Dazu gehören die jeweiligen Dienstleistungen, Preise und gegebenenfalls vereinbarte Anfahrtskosten oder Zusatzleistungen.
So entsteht eine Grundlage für den Rechnungsvorschlag, ohne jede Position vollständig neu einzugeben.
Rechnungsvorschläge kontrollieren
Das Büro prüft, ob Leistungsumfang, Konditionen und Rechnungsempfänger stimmen.
Ebenso wird kontrolliert, ob die erforderlichen Nachweise vorliegen. Unstimmigkeiten können vor der Rechnungsstellung geklärt werden.
Die digitale Vorbereitung erleichtert diese Prüfung, weil die zusammengehörigen Informationen innerhalb derselben Anwendung verfügbar sind.
Rechnungen mit Anhängen erstellen
Nach der Kontrolle werden die Vorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die benötigten Unterlagen können gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden. Dadurch wird auch die Zusammenstellung für den Versand vereinfacht.
Welche Nachweise erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Abrechnungsweg und den Anforderungen des Empfängers.
Arbeitszeit und abrechenbare Leistung unterscheiden
Für die Automatisierung ist wichtig, dass Mitarbeiterarbeitszeit und Kundenabrechnung nicht pauschal gleichgesetzt werden.
Eine Zeitbuchung dokumentiert zunächst die erfasste Arbeitszeit. Welche Leistung dem Kunden oder einem Kostenträger berechnet wird, ergibt sich aus den zugehörigen Vereinbarungen und Nachweisen.
unico verbindet diese Informationen für die weitere Bearbeitung. Das Büro kann den Rechnungsvorschlag im Zusammenhang mit dem dokumentierten Einsatz prüfen.
So bleibt nachvollziehbar, wie die Abrechnung aus den vorhandenen Angaben vorbereitet wurde.
Fehlende Unterlagen während des Monats erkennen
Ein schneller Monatsabschluss setzt voraus, dass offene Vorgänge frühzeitig bearbeitet werden.
In unico lässt sich prüfen, ob Leistungsnachweise unterschrieben sind und die abrechnungsrelevanten Dokumente vorliegen.
Fehlende Angaben können bereits während des laufenden Monats geklärt werden. Die zuständigen Mitarbeiter erinnern sich dann meist noch besser an den betreffenden Einsatz.
Zum Monatsende stehen dadurch mehr Vorgänge vollständig für die abschließende Prüfung bereit.
Ein Beispiel für die automatisierte Rechnungsvorbereitung
Ein Betreuungsdienst führt im Laufe eines Monats mehrere Einsätze für einen Kunden durch.
Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Zeiten und lassen die Leistungen digital bestätigen. Im Kundenkonto sind die vereinbarten Dienstleistungen und Konditionen hinterlegt.
unico führt die erfassten Angaben für den Rechnungsvorschlag zusammen. Das Büro kontrolliert die Positionen und stellt fest, ob alle benötigten Nachweise vorhanden sind.
Nach der Prüfung wird die Rechnung erstellt. Die Mitarbeiter im Büro müssen die einzelnen Einsatzzeiten nicht erneut aus Papierunterlagen zusammenrechnen und in ein separates Rechnungsprogramm übertragen.
Unterschiedliche Abrechnungswege berücksichtigen
Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen rechnen je nach Vereinbarung mit Kunden, Pflegekassen oder weiteren Kostenträgern ab.
unico unterstützt die Vorbereitung dieser Rechnungen auf Grundlage der hinterlegten Kundeninformationen und Vertragsdaten.
Das Büro prüft, ob Rechnungsempfänger, Positionen und Unterlagen zum vorgesehenen Abrechnungsweg passen.
Die gemeinsame Anwendung erleichtert die Bearbeitung unterschiedlicher Fälle, ohne dass jeder Vorgang mit einer neuen Datenerfassung beginnen muss.
Den Rechnungsversand in den Ablauf einbinden
Nach der Erstellung können Rechnungen und Dokumente direkt aus unico per E-Mail verschickt werden.
Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung. Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
So wird auch die Vorbereitung des Versands vereinfacht.
Welcher Weg genutzt wird, sollte auf die Anforderungen des jeweiligen Empfängers abgestimmt sein.
Rückfragen mit den zugehörigen Nachweisen bearbeiten
Auch bei einer gut vorbereiteten Abrechnung können Rückfragen entstehen.
In unico stehen Kundeninformationen, Rechnungen und Leistungsnachweise im Zusammenhang zur Verfügung. Das Büro kann prüfen, welche Leistungen dokumentiert wurden und welche Vereinbarungen der Berechnung zugrunde liegen.
Das erleichtert die Auskunft und die interne Übergabe eines Vorgangs.
Die Automatisierung ergänzt damit eine nachvollziehbare Dokumentation, die auch nach dem Rechnungsversand nutzbar bleibt.
Abrechnung bei wachsender Kundenzahl organisieren
Mit jedem zusätzlichen Kunden steigen die Zahl der Einsätze und der Umfang der abzurechnenden Leistungen.
Wenn jeder Vorgang manuell neu aufgebaut wird, wächst der Verwaltungsaufwand entsprechend mit.
Die Übernahme bereits erfasster Informationen hilft, wiederkehrende Bearbeitungsschritte zu reduzieren. Ihr Büro kann sich stärker auf die Kontrolle und auf Fälle konzentrieren, die eine individuelle Klärung benötigen.
Das unterstützt einen einheitlichen Abrechnungsablauf, der auch bei einem größeren Kundenbestand nachvollziehbar bleibt.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Automatisierung?
Die automatisierte Rechnungsvorbereitung ist besonders interessant für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen mit vielen regelmäßigen Kundeneinsätzen.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung profitieren davon, wenn dokumentierte Leistungen ohne erneute Eingabe weiterverarbeitet werden.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit unterschiedlichen Leistungsumfängen und Konditionen erleichtert die Verbindung von Vertragsdaten und Einsatzdokumentation die Vorbereitung.
Entscheidend ist, welche manuellen Übertragungen heute anfallen und wie sich diese durch einen gemeinsamen digitalen Ablauf reduzieren lassen.
Ihre Abrechnung mit unico automatisieren
Sie möchten weniger Zeit mit wiederholten Dateneingaben verbringen und Ihre Rechnungen systematisch vorbereiten?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie unico erfasste Leistungen und Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammenführt.
Gemeinsam betrachten wir Ihre bestehenden Arbeitsschritte und klären, welche Vorbereitungen automatisiert werden können und welche Prüfungen Ihr Büro übernimmt.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die automatisierte Rechnungsvorbereitung für Ihren Betreuungsdienst kennen.