Einsatzzeiten zusammentragen, Preise zuordnen und Leistungsnachweise prüfen: In vielen Haushaltshilfeunternehmen beginnt die monatliche Abrechnung mit umfangreicher Vorarbeit.
Mit unico können Sie wiederkehrende Schritte Ihrer Rechnungsvorbereitung automatisieren. Dokumentierte Leistungen werden mit den hinterlegten Vertragsdaten zusammengeführt und für Rechnungsvorschläge genutzt.
Ihr Büro kontrolliert die Angaben und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen. So werden Informationen aus dem Kundeneinsatz weiterverwendet, statt sie für die Abrechnung erneut einzugeben.
Wo Automatisierung Ihre Verwaltung entlastet
Besonders viel Aufwand entsteht, wenn dieselben Angaben mehrfach bearbeitet werden.
Eine Haushaltshilfe notiert ihre Arbeitszeiten auf einem Stundenzettel. Das Büro überträgt sie in eine Tabelle, prüft den vereinbarten Preis und erstellt anschließend die Rechnungspositionen in einem weiteren Programm.
Bei Rückfragen müssen diese Unterlagen erneut miteinander verglichen werden.
unico verbindet die mobile Dokumentation mit der Rechnungsvorbereitung. Die Verwaltung arbeitet mit den bereits erfassten Informationen weiter und kann sich stärker auf die Kontrolle und offene Vorgänge konzentrieren.
Welche Schritte der Abrechnung automatisiert werden können
Automatisierung ist dort hilfreich, wo dokumentierte Leistungen anhand hinterlegter Vereinbarungen weiterverarbeitet werden.
In unico werden Einsatzdaten und Vertragsinformationen zu Rechnungsvorschlägen zusammengeführt. Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
Das reduziert wiederholte Eingaben und manuelle Berechnungen.
Die Prüfung bleibt ein fester Bestandteil des Ablaufs. Ihr Büro kontrolliert, ob die vorgeschlagenen Positionen zu den erbrachten Leistungen und zum jeweiligen Abrechnungsweg passen.
Kundenvereinbarungen als Grundlage vorbereiten
Eine zuverlässige Rechnungsvorbereitung benötigt aktuelle Ausgangsdaten.
Welche Dienstleistungen wurden vereinbart? Welche Preise gelten? Sind zusätzliche Positionen vorgesehen? An wen soll die Rechnung gehen?
Diese Angaben sollten vor der Abrechnung vollständig hinterlegt sein. Änderungen an Konditionen müssen rechtzeitig berücksichtigt werden.
In unico werden Kundeninformationen, Vertragsdaten und Dokumente zentral verwaltet. So stehen die Grundlagen dort bereit, wo die weitere Bearbeitung stattfindet.
Leistungen beim Einsatz digital erfassen
Ihre Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten direkt auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden bestätigen.
Die Angaben stehen anschließend für die Prüfung im Büro zur Verfügung.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Unterlagen. Gleichzeitig bleiben die Informationen dem jeweiligen Kunden und Einsatz zugeordnet.
Fehlen Angaben oder muss eine Abweichung geklärt werden, kann das Büro den betreffenden Vorgang gezielt bearbeiten.
Zentrale Funktionen für die automatisierte Abrechnung
unico verbindet die einzelnen Arbeitsschritte von der Einsatzdokumentation bis zur vorbereiteten Rechnung.
Dabei werden vorhandene Daten weiterverwendet, während die sachliche Kontrolle bei Ihrem Unternehmen bleibt.
Erfasste Leistungen übernehmen
Dokumentierte Einsätze bilden die Grundlage für die Rechnungsvorbereitung.
Das Büro muss die Angaben nicht erneut aus einzelnen Stundenzetteln zusammentragen. Die Leistungen können im Zusammenhang mit dem jeweiligen Kunden geprüft werden.
So verkürzt sich der Weg von der täglichen Dokumentation zur monatlichen Abrechnung.
Leistungen und Konditionen zusammenführen
unico berücksichtigt die erfassten Leistungen und hinterlegten Vertragsdaten bei der Erstellung von Rechnungsvorschlägen.
Vereinbarte Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können einbezogen werden.
Die Verwaltung prüft anschließend, ob alle Positionen für den konkreten Vorgang zutreffen und richtig zugeordnet sind.
Leistungsnachweise kontrollieren
Vor der Rechnungsstellung lässt sich prüfen, ob die erforderlichen Nachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Fehlende Bestätigungen können gezielt nachbearbeitet werden.
Damit wird die Vollständigkeitsprüfung in den digitalen Ablauf eingebunden, statt erst beim Zusammenstellen von Papierunterlagen zu beginnen.
Rechnungen mit Anhängen erstellen
Nach der Kontrolle werden die Rechnungsvorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die benötigten Nachweise können gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden.
Welche Unterlagen dazugehören, richtet sich nach dem vereinbarten Abrechnungsweg und den Anforderungen des Empfängers.
Planzeiten und abrechenbare Leistungen unterscheiden
Ein geplanter Termin ist noch keine abgeschlossene Leistung.
Wird ein Besuch abgesagt, verkürzt oder verlängert, muss dies bei der weiteren Bearbeitung berücksichtigt werden. Für die Rechnungsvorbereitung sind die dokumentierten Leistungen und die dazugehörigen Vereinbarungen entscheidend.
In unico kann das Büro erfasste Zeiten im Zusammenhang mit der Einsatzplanung betrachten.
So lassen sich Abweichungen klären, bevor die Rechnung erstellt wird. Die Verbindung der Bereiche unterstützt die Prüfung, ohne jede Planänderung automatisch als abrechenbare Leistung zu behandeln.
Ein Beispiel aus einem Haushaltshilfeunternehmen
Ein Kunde erhält regelmäßig Unterstützung im Haushalt. Die Dienstleistungen, Preise und vereinbarten Anfahrtskosten sind im Kundenkonto hinterlegt