Zum Monatsabschluss müssen viele Angaben zusammenpassen: dokumentierte Arbeitszeiten, bezahlte Fahrten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und individuelle Vereinbarungen mit Mitarbeitern.
Werden diese Informationen in getrennten Tabellen, Stundenzetteln und Personalordnern geführt, beginnt die Lohnvorbereitung mit aufwendiger Sucharbeit. Fehlende Angaben führen zu Rückfragen und verzögern die Übergabe an die Personalbuchhaltung.
unico führt die relevanten Mitarbeiterinformationen in einer gemeinsamen Anwendung zusammen. Der Assistent für Lohn, Gehalt und Überstunden unterstützt die monatliche Aufbereitung auf Grundlage der hinterlegten Parameter.
So können Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste ihre Daten zentral prüfen und für die weitere Bearbeitung im Lohnprogramm oder durch den Steuerberater vorbereiten.
Was zur Lohnvorbereitung gehört
Die Lohnvorbereitung stellt die Informationen zusammen, die für die anschließende Abrechnung benötigt werden.
Dazu gehören die erfassten Arbeitszeiten und weitere vergütungsrelevante Angaben. Ebenso müssen Abwesenheiten, Änderungen an Vereinbarungen und offene Zeitkorrekturen berücksichtigt werden.
Das Ziel ist eine vollständige und nachvollziehbare Übergabe.
unico unterstützt diese vorbereitenden Aufgaben. Die eigentliche Lohnabrechnung mit der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verarbeitung erfolgt anschließend im dafür vorgesehenen Verfahren.
Warum mobile Teams besondere Anforderungen haben
In der Haushaltshilfe entstehen Arbeitszeitinformationen an unterschiedlichen Einsatzorten.
Mitarbeiter besuchen mehrere Kunden, fahren zwischen Terminen und kommen nicht täglich ins Büro. Gleichzeitig werden Urlaubsanträge gestellt, Arbeitsunfähigkeiten gemeldet und einzelne Zeitbuchungen korrigiert.
Wenn diese Angaben über verschiedene Wege eingehen, muss die Verwaltung sie zum Monatsende erneut zusammenführen.
Eine gemeinsame Anwendung erleichtert die Zuordnung zum jeweiligen Mitarbeiter. Informationen aus dem laufenden Arbeitsalltag stehen damit für die Lohnvorbereitung bereit.
Arbeitszeiten direkt aus der Einsatzdokumentation nutzen
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten in unico auf dem Smartphone.
Die Buchungen stehen dem Büro zur Prüfung zur Verfügung. Dort kann nachvollzogen werden, ob die dokumentierten Zeiten zu den geplanten Kundenterminen passen.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Stundenzettel in separate Monatsübersichten.
Für die Lohnvorbereitung wird anschließend mit den geprüften Angaben weitergearbeitet. Unvollständige oder unklare Buchungen sollten vor dem Abschluss geklärt werden.
Zentrale Funktionen für die monatliche Aufbereitung
unico verbindet die Zeiterfassung mit Mitarbeiterkonten und hinterlegten Vergütungsparametern.
Die Verwaltung kann die relevanten Informationen im Zusammenhang bearbeiten, statt sie für jeden Mitarbeiter aus unterschiedlichen Ablagen zusammenzustellen.
Arbeitszeiten und Stundenstände prüfen
Die erfassten Zeiten bilden eine wesentliche Grundlage der monatlichen Vorbereitung.
Mitarbeiter können ihre dokumentierten Stunden über ihr persönliches Konto einsehen. Das Büro prüft die Angaben und bearbeitet Rückfragen zu einzelnen Einsätzen.
So beziehen sich Beschäftigte und Verwaltung auf dieselben Zeitinformationen.
Bezahlte Fahrtzeiten berücksichtigen
Bei mobilen Einsätzen können neben den Zeiten beim Kunden auch bezahlte Fahrtzeiten relevant sein.
unico berücksichtigt solche Angaben bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten.
Welche Zeiten vergütet werden und welche Parameter dafür gelten, muss für das jeweilige Arbeitsverhältnis geklärt und passend hinterlegt sein.
Abwesenheiten zusammenführen
Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Abwesenheiten werden innerhalb der Mitarbeiterverwaltung organisiert.
Dadurch stehen sie im Zusammenhang mit den übrigen Angaben des Mitarbeiters zur Verfügung.
Die für die Abrechnung erforderliche Behandlung wird anhand der zutreffenden Grundlagen geprüft. Die zentrale Verwaltung erleichtert das Zusammenstellen der Informationen.
Individuelle Vereinbarungen einbeziehen
Nicht alle Mitarbeiter haben dieselben Arbeitszeitmodelle und Vergütungsvereinbarungen.
In unico können passende Vergütungsparameter hinterlegt werden. Diese ergänzen die dokumentierten Zeiten bei der monatlichen Aufbereitung.
Ändern sich Vereinbarungen, sollten die betroffenen Angaben rechtzeitig aktualisiert werden.
Zeitkorrekturen vor dem Abschluss bearbeiten
Eine vergessene Buchung sollte nicht erst auffallen, wenn die Unterlagen bereits an die Personalbuchhaltung übergeben wurden.
Mitarbeiter können in unico Zeitkorrekturen beantragen. Die zuständige Person im Büro prüft den betreffenden Vorgang und übernimmt die weitere Bearbeitung.
Ein klarer interner Ablauf hilft dabei, solche Anträge rechtzeitig zu klären.
Legen Sie fest, bis wann Mitarbeiter ihre Stunden prüfen sollen und wer offene Korrekturen vor dem Monatsabschluss kontrolliert.
Überstunden und Zeitkonten nachvollziehbar betrachten
Neben der monatlichen Arbeitszeit ist häufig auch die Entwicklung des Stundenkontos relevant.
unico unterstützt die Übersicht über Zeitkonten und Überstunden. Mitarbeiter und Verwaltung können die erfassten Angaben nachvollziehen und Unstimmigkeiten frühzeitig ansprechen.
Wie ein Stundenstand behandelt wird, hängt von den jeweiligen Vereinbarungen ab. Ein ausgewiesenes Zeitguthaben bedeutet deshalb nicht automatisch eine Auszahlung im laufenden Monat.
Für die Lohnvorbereitung sollte klar sein, welche Angaben an die nachfolgende Abrechnung weitergegeben werden müssen.
Kundenabrechnung und Mitarbeitervergütung getrennt prüfen
Ein Kundeneinsatz liefert Informationen für mehrere Verwaltungsaufgaben. Trotzdem sind Kundenrechnung und Mitarbeitervergütung nicht gleichzusetzen.
Bezahlte Fahrtzeit betrifft beispielsweise die Vergütung des Mitarbeiters. Eine gegenüber dem Kunden berechnete Anfahrtspauschale beruht auf einer anderen Vereinbarung.
Auch die beim Kunden dokumentierte Zeit muss im Zusammenhang mit dem jeweiligen Arbeitsverhältnis betrachtet werden.
unico stellt zusammengehörige Daten bereit. Das Büro prüft sie entsprechend dem Zweck der weiteren Verarbeitung.
Ein Beispiel für den monatlichen Personalabschluss
Eine Mitarbeiterin hat im Laufe des Monats mehrere Kunden betreut. Ihre Einsatzzeiten sind dokumentiert, bezahlte Fahrtzeiten werden bei der Aufbereitung berücksichtigt.
Zusätzlich liegen ein genehmigter Urlaub und eine beantragte Zeitkorrektur vor.
Vor dem Abschluss prüft das Büro die Zeitbuchungen, bearbeitet die offene Korrektur und kontrolliert die hinterlegten Abwesenheiten. Anschließend werden die relevanten Angaben für die weitere Personalabrechnung zusammengestellt.
Die Vorbereitung erfolgt damit auf Grundlage der Informationen aus dem laufenden Betrieb. Das Büro muss nicht erst alle Angaben aus einzelnen Nachrichten und Papierlisten übertragen.
Die Übergabe an den Steuerberater vorbereiten
Eine gute Übergabe enthält die Informationen, die für die weitere Bearbeitung tatsächlich benötigt werden.
Stimmen Sie deshalb mit Ihrer Personalbuchhaltung oder Ihrem Steuerberater ab, welche Angaben in welcher Form bereitgestellt werden sollen und wann der monatliche Abgabetermin liegt.
Die mit unico aufbereiteten Informationen können für diese weitere Bearbeitung genutzt werden.
Besonderheiten und noch offene Fragen sollten eindeutig benannt werden. Das erleichtert die Abstimmung und reduziert Rückfragen nach der Übergabe.
Lohnvorbereitung über den Monat verteilen
Viele Aufgaben lassen sich bereits vor dem Monatsende erledigen.
Zeitbuchungen können laufend geprüft, Abwesenheiten gepflegt und Änderungen an Mitarbeitervereinbarungen eingetragen werden. Rückfragen entstehen dadurch näher am jeweiligen Vorgang.
Zum Abschluss konzentriert sich die Bearbeitung stärker auf die Vollständigkeitskontrolle und Zusammenstellung.
Das entlastet besonders Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitern, bei denen sich sonst zahlreiche Einzelfragen am Monatsende sammeln.
Personaldokumente und Lohnabrechnungen digital verwalten
Neben der Vorbereitung unterstützt unico auch die Organisation von Mitarbeiterunterlagen.
Arbeitsverträge und weitere Personaldokumente können zentral hinterlegt werden. Fertige Lohnabrechnungen lassen sich Mitarbeitern über einen geschützten Bereich digital bereitstellen.
So ergänzt die Dokumentenverwaltung den monatlichen Ablauf.
Gerade für Beschäftigte, die selten im Büro sind, wird die Bereitstellung persönlicher Unterlagen einfacher organisierbar.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lohnvorbereitung?
Die Lohnvorbereitung von unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste mit mobilen Mitarbeitern.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung müssen Einsatzzeiten, Fahrten und Abwesenheiten für die Personalabrechnung zusammenführen.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen regelmäßigen Kundenterminen ist besonders die Verbindung zwischen mobiler Zeiterfassung und monatlicher Aufbereitung hilfreich.
Der Nutzen steigt dort, wo Mitarbeiterdaten bisher mehrfach übertragen oder aus verschiedenen Ablagen zusammengesucht werden.
Ihre Lohnvorbereitung mit unico kennenlernen
Sie möchten den monatlichen Personalabschluss übersichtlicher vorbereiten und weniger Zeit mit dem Zusammenstellen von Stundenangaben verbringen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Mitarbeiterkonten, Zeiterfassung und die Aufbereitung für die Personalbuchhaltung in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre Vergütungsparameter, Zuständigkeiten und die Anforderungen Ihrer nachfolgenden Lohnabrechnung.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die Lohnvorbereitung von unico für Ihr Unternehmen kennen.