Die Abrechnung von Entlastungsleistungen gehört für viele Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen zum monatlichen Arbeitsablauf. Damit Rechnungen vorbereitet werden können, müssen Kundendaten, erbrachte Leistungen und die zugehörigen Nachweise zusammenpassen.
Fehlen Unterschriften oder werden Einsatzzeiten erst nachträglich übertragen, entsteht zusätzliche Arbeit im Büro. Bei vielen Kunden können schon einzelne unvollständige Vorgänge den Monatsabschluss verzögern.
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung und digitale Leistungsnachweise mit der Rechnungsstellung. So unterstützt die Software Ihre Abrechnung nach § 45b SGB XI vom dokumentierten Kundeneinsatz bis zur geprüften Rechnung.
Welche Bedeutung hat § 45b SGB XI für Betreuungsdienste?
§ 45b SGB XI regelt den Entlastungsbetrag für Pflegebedürftige in häuslicher Pflege. Dieser kann unter anderem zur Erstattung von Aufwendungen für nach Landesrecht anerkannte Angebote zur Unterstützung im Alltag genutzt werden.
Für Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und hauswirtschaftlichen Diensten sind deshalb die Voraussetzungen des eigenen Angebots und die nachvollziehbare Dokumentation der Leistungen entscheidend.
Die Bezeichnung eines Unternehmens als Betreuungsdienst oder Seniorenbetreuung allein begründet noch keine Erstattungsfähigkeit. Maßgeblich sind die jeweils geltenden Voraussetzungen und der konkrete Leistungsumfang.
unico unterstützt die organisatorische Bearbeitung. Die Software ersetzt weder eine erforderliche Anerkennung noch die Prüfung des individuellen Abrechnungsfalls.
Warum die Abrechnung bereits vor dem ersten Einsatz beginnt
Ein gut vorbereiteter Abrechnungsprozess beginnt mit vollständigen Kundeninformationen.
Welche Leistungen wurden vereinbart? Welche Preise gelten? Welche Pflegekasse ist zuständig? Welche Unterlagen werden für den vorgesehenen Abrechnungsweg benötigt?
In unico verwalten Sie Kundeninformationen, Vertragsdaten und Dokumente zentral im Kundenkonto. Dadurch stehen die Grundlagen für spätere Rechnungen bereits dort bereit, wo die laufende Bearbeitung stattfindet.
Änderungen an Vereinbarungen sollten zeitnah gepflegt werden, damit Planung und Rechnungsstellung auf aktuellen Angaben beruhen.
Typische Herausforderungen bei der Abrechnung von Entlastungsleistungen
Wenn Einsatzplanung, Stundenzettel und Rechnungsstellung getrennt organisiert werden, müssen Informationen mehrfach übertragen werden.
Dabei können Zeiten unvollständig übernommen oder Nachweise einem falschen Vorgang zugeordnet werden. Fehlt eine Unterschrift, muss das Büro den betreffenden Einsatz erneut aufrufen und die Bestätigung nachholen lassen.
Zusätzlich müssen die Unterlagen zum jeweiligen Abrechnungsweg und zu den Anforderungen des Empfängers passen.
Eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage reduziert die Suche nach Informationen und erleichtert es, offene Punkte vor dem Rechnungsversand zu erkennen.
Zentrale Funktionen für Ihre Abrechnung nach § 45b SGB XI
unico führt die Informationen aus Kundenverwaltung und Einsatzdokumentation zusammen. Dadurch können bereits vorhandene Daten für die Vorbereitung der Abrechnung weiterverwendet werden.
Leistungen direkt beim Kunden dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Die Angaben stehen anschließend im System zur Verfügung. Das Büro muss handschriftliche Nachweise nicht erst einsammeln und erneut übertragen.
Die Dokumentation erfolgt damit nah am tatsächlichen Einsatz. Rückfragen können zeitnah geklärt werden, solange sich Mitarbeiter und Kunden an den Termin erinnern.
Leistungsnachweise auf Vollständigkeit prüfen
Für die Rechnungsstellung ist wichtig, dass die benötigten Nachweise vorliegen und zu den dokumentierten Einsätzen passen.
In unico lässt sich prüfen, ob Leistungen unterschrieben sind und die abrechnungsrelevanten Unterlagen vollständig vorliegen.
Fehlende Angaben können dadurch bereits während des laufenden Monats bearbeitet werden. Die Kontrolle muss nicht vollständig bis zum Monatsabschluss warten.
Rechnungsvorschläge aus vorhandenen Daten erstellen
unico nutzt die erfassten Leistungen und hinterlegten Vertragsdaten zur Vorbereitung von Rechnungsvorschlägen.
Dienstleistungen sowie vereinbarte Anfahrtskosten oder Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Ob einzelne Positionen über den Entlastungsbetrag abrechenbar sind, muss zum jeweiligen Leistungsangebot und Abrechnungsfall passen.
Ihr Büro kontrolliert die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
Unterlagen für Rückfragen verfügbar halten
Kundeninformationen, Leistungsnachweise und Rechnungen bleiben dem jeweiligen Vorgang zugeordnet.
Bei einer Rückfrage können Sie nachvollziehen, welche Einsätze dokumentiert wurden und welche Vereinbarung der Berechnung zugrunde liegt.
Das erleichtert die Bearbeitung, wenn ein Kunde oder eine Pflegekasse ergänzende Informationen benötigt.
Kundenbudgets bei Planung und Abrechnung berücksichtigen
Bei Entlastungsleistungen muss neben der Dokumentation auch die Finanzierung im Blick bleiben.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt Sie dabei, die im System geführten verfügbaren Mittel Ihrer Kunden zu überblicken. Diese Informationen helfen bei der Planung weiterer Einsätze und bei der Vorbereitung der Abrechnung.
Die Aussagekraft der Übersicht hängt von vollständigen und aktuellen Angaben ab. Werden beispielsweise auch Leistungen anderer Anbieter genutzt, müssen solche Informationen bei der Beurteilung des verfügbaren Budgets berücksichtigt werden.
Eine Budgetübersicht unterstützt damit die Organisation und Beratung Ihrer Kunden. Sie ist keine automatische Bestätigung einer Kostenübernahme durch die Pflegekasse.
Abrechnungsweg und Abtretungserklärung zusammen betrachten
Für die Bearbeitung muss klar sein, ob Unterlagen zur Kostenerstattung an den Kunden gehen oder eine direkte Abwicklung mit der Pflegekasse vorgesehen ist.
Soll auf Grundlage einer Abtretung direkt abgerechnet werden, müssen die entsprechende Erklärung und die Voraussetzungen des konkreten Abrechnungswegs vorliegen.
Mit unico können Abtretungserklärungen erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Das Büro kann die hinterlegten Unterlagen anschließend bei der Rechnungsvorbereitung berücksichtigen und prüfen, ob sie zum vorgesehenen Vorgehen passen.
Ein Beispiel aus dem monatlichen Abrechnungsablauf
Ein anerkannter Anbieter unterstützt einen Kunden regelmäßig im Haushalt. Die vereinbarten Leistungen und Preise sind im Kundenkonto hinterlegt.
Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsätze und lassen die Leistungen digital bestätigen. Während des Monats prüft das Büro, ob Zeitangaben und unterschriebene Nachweise vollständig sind.
Zum Monatsabschluss werden die dokumentierten Leistungen für die Rechnungsvorschläge genutzt. Das Büro kontrolliert die Positionen, die Budgetangaben und die erforderlichen Unterlagen.
Nach dieser Prüfung wird die Rechnung erstellt und auf dem vorgesehenen Weg versendet. Der Ablauf verbindet damit die tägliche Leistungserbringung mit der monatlichen Abrechnung.
Rechnungen und Nachweise passend zum Empfänger versenden
Zur Abrechnung gehört auch die Übermittlung der vollständigen Unterlagen.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail versendet werden. Für Papierunterlagen steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung. Der Versanddienst übernimmt dabei Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
Welcher Weg genutzt werden kann, richtet sich nach den Anforderungen des Empfängers. Die Versandfunktion sollte deshalb passend zum jeweiligen Abrechnungsprozess eingesetzt werden.
Weniger Nacharbeit durch einen einheitlichen Ablauf
Eine spezialisierte Abrechnungssoftware entlastet vor allem dort, wo Daten bisher mehrfach erfasst oder Unterlagen manuell zusammengesucht werden.
Mitarbeiter dokumentieren nach einem gemeinsamen Verfahren. Das Büro prüft offene Angaben und verwendet die vorhandenen Informationen für die Rechnungsvorbereitung.
Das kann Übertragungsfehler reduzieren und den Monatsabschluss übersichtlicher machen. Die fachliche Kontrolle bleibt dabei ein fester Bestandteil des Ablaufs.
Für welche Anbieter eignet sich unico?
unico richtet sich an Betreuungsdienste, Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Entlastungsleistungen, die ihre Dokumentation und Abrechnung gemeinsam organisieren möchten.
Auch Unternehmen aus der Alltagshilfe, Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und dem Bereich hauswirtschaftlicher Dienste können ihre betrieblichen Abläufe damit verbinden.
Für die Nutzung des Entlastungsbetrags kommt es jeweils darauf an, dass das konkrete Angebot die erforderlichen Voraussetzungen erfüllt.
Besonders hilfreich ist die zentrale Verwaltung, wenn viele regelmäßige Kundeneinsätze dokumentiert, geprüft und monatlich abgerechnet werden.
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