Ein guter Dienstplan bringt Kundenwünsche und Mitarbeiterverfügbarkeit zusammen. Er zeigt, wer welchen Haushalt besucht, wie viel Zeit für den Einsatz vorgesehen ist und wo Änderungen erforderlich werden.
Für Haushaltshilfeunternehmen gehört dazu mehr als die Verteilung einzelner Termine. Regelmäßige Besuche, Fahrzeiten und kurzfristige Ausfälle müssen im Tagesablauf zusammenpassen.
Mit unico erstellen und bearbeiten Sie Ihren Dienstplan zentral. Sie ordnen Kundentermine Mitarbeitern zu, organisieren Vertretungen und stellen Ihrem Team die persönliche Planung mobil bereit.
Die Verbindung mit Zeiterfassung und digitalen Leistungsnachweisen unterstützt anschließend die Dokumentation und weitere Bearbeitung der Einsätze.
Warum die Dienstplanung mit wachsender Kundenzahl schwieriger wird
Solange ein kleines Team wenige Haushalte betreut, lässt sich die Planung häufig noch mit einer Tabelle überblicken.
Mit zusätzlichen Kunden entstehen jedoch mehr Abhängigkeiten. Ein verschobener Termin beeinflusst die nachfolgenden Besuche. Ein Mitarbeiterausfall betrifft möglicherweise mehrere Haushalte am selben Tag.
Werden Änderungen in verschiedenen Listen gepflegt, entstehen schnell unterschiedliche Planungsstände. Das Büro muss nachfragen, welche Vereinbarung aktuell gilt und wer bereits informiert wurde.
Eine zentrale Dienstplanung reduziert diese getrennten Informationsstände und erleichtert die Abstimmung im Team.
Einen Dienstplan für Haushaltshilfe sinnvoll vorbereiten
Bevor Termine verteilt werden, sollten die Rahmenbedingungen für Kunden und Mitarbeiter bekannt sein.
Dazu gehören die vereinbarten Besuchszeiten, die vorgesehene Einsatzdauer und die verfügbaren Arbeitszeiten. Auch Einsatzorte, Fahrwege und bekannte Abwesenheiten müssen berücksichtigt werden.
Ein realistischer Dienstplan orientiert sich am gesamten Arbeitstag. Zwischen zwei Haushalten muss ausreichend Zeit für den Ortswechsel bleiben.
Ebenso sollten Kundenbeziehungen berücksichtigt werden. Viele Menschen schätzen es, regelmäßig von einer vertrauten Haushaltshilfe unterstützt zu werden.
Regelmäßige Kundentermine als Grundlage nutzen
Viele Einsätze in der Haushaltshilfe finden wöchentlich oder in anderen festen Abständen statt.
In unico lassen sich wiederkehrende Termine als Serien anlegen. Dadurch muss das Büro nicht jeden Besuch einzeln neu erstellen.
Diese regelmäßigen Einsätze bilden die Grundlage für die weitere Planung. Zusätzliche Termine und notwendige Änderungen werden im Zusammenhang mit den bestehenden Besuchen betrachtet.
Das schafft Orientierung für Mitarbeiter und unterstützt verlässliche Abläufe bei Ihren Kunden.
Zentrale Funktionen der Dienstplanung mit unico
unico verbindet Kundentermine und Mitarbeiterzuordnungen innerhalb einer gemeinsamen Planungsumgebung.
Das Büro kann den vorgesehenen Ablauf bearbeiten und das Außenteam seine persönlichen Einsätze mobil abrufen.
Mitarbeiter den passenden Einsätzen zuordnen
Sie legen fest, welcher Mitarbeiter einen Kundentermin übernimmt und wann dieser stattfinden soll.
Die Übersicht unterstützt die Prüfung, wie die Einsätze über den Arbeitstag verteilt sind.
Dabei bleibt die Auswahl eine bewusste Planungsentscheidung. Verfügbarkeit, Kundenwünsche und die Anforderungen des jeweiligen Haushalts sollten zusammenpassen.
Termine verschieben und ergänzen
Ändert ein Kunde seinen Besuchswunsch, kann der betreffende Termin in unico angepasst werden.
Verschiebungen lassen sich per Drag-and-Drop bearbeiten. Zusätzliche Einsätze können in die bestehende Planung aufgenommen werden.
Das Büro prüft dabei, welche Auswirkungen die Änderung auf die übrigen Termine des Mitarbeiters hat.
Vertretungen organisieren
Bei einem Ausfall können die betroffenen Einsätze aufgerufen und neu zugeordnet werden.
Die gemeinsame Übersicht hilft dabei, mögliche Anpassungen im bestehenden Dienstplan zu beurteilen.
Ob eine Vertretung tatsächlich passt, hängt von ihrer Verfügbarkeit, dem Einsatzort und den Anforderungen des Kunden ab. Nach der Abstimmung wird die Zuordnung in der Planung gepflegt.
Zuständigkeiten über Berechtigungen regeln
Manche Unternehmen organisieren sämtliche Kundentermine im Büro. Andere ermöglichen Mitarbeitern, ausgewählte Termine selbst mit ihren Kunden abzustimmen.
In unico lassen sich die entsprechenden Planungsrechte über Berechtigungen vergeben.
So kann die Dienstplanung an Ihre Arbeitsweise angepasst werden, während die Verantwortung für Änderungen klar geregelt bleibt.
Freie Zeiträume realistisch beurteilen
Eine Lücke zwischen zwei Kundenterminen ist nicht automatisch vollständig für einen weiteren Einsatz verfügbar.
Fahrzeiten, Pausen und die Lage des zusätzlichen Haushalts müssen ebenfalls in den Ablauf passen. Ein kurzer Besuch kann durch die Anfahrt mehr Zeit beanspruchen, als zunächst ersichtlich ist.
Die zentrale Terminübersicht unterstützt Ihr Büro dabei, solche Zusammenhänge zu prüfen.
Ziel ist eine sinnvolle Auslastung, bei der Mitarbeiter ihre Termine zuverlässig wahrnehmen können und Übergänge nicht dauerhaft zu knapp geplant sind.
Auf Urlaub, Krankheit und Kundenabsagen reagieren
Bekannte Abwesenheiten sollten bereits bei der Vorbereitung des Dienstplans berücksichtigt werden.
In unico werden Urlaube und Arbeitsunfähigkeiten innerhalb der Mitarbeiterverwaltung organisiert. Diese Informationen unterstützen die Beurteilung der verfügbaren Kapazitäten.
Bei kurzfristigen Ausfällen prüft das Büro, welche Einsätze eine Vertretung benötigen und welche Termine nach Rücksprache verschoben werden können.
Sagt ein Kunde ab, kann der entstandene Zeitraum im Zusammenhang mit dem restlichen Tagesplan neu bewertet werden. So wird jede Änderung in den bestehenden Ablauf eingeordnet.
Ein Beispiel für die Anpassung eines Dienstplans
Eine Haushaltshilfe besucht an einem Vormittag zwei Kunden. Der erste Kunde bittet darum, den Termin auf einen anderen Tag zu verschieben.
Das Büro prüft zunächst den alternativen Terminwunsch und die Verfügbarkeit der Mitarbeiterin. Anschließend wird betrachtet, wie sich die Verschiebung auf beide Tagespläne auswirkt.
Passt die Änderung, wird sie in unico eingetragen und mit den Beteiligten abgestimmt.
Die Mitarbeiterin kann ihre aktualisierten Termine mobil abrufen. Für besonders kurzfristige Anpassungen ergänzt eine direkte Rücksprache die digitale Planung.
Den persönlichen Dienstplan auf dem Smartphone bereitstellen
Mitarbeiter in der Haushaltshilfe beginnen ihren Arbeitstag häufig direkt beim Kunden.
Mit unico können sie ihren Tagesplan auf dem Smartphone einsehen. Die integrierte Navigation unterstützt die Fahrt zum jeweiligen Einsatzort.
Wichtige Informationen zum Termin stehen beim Einchecken zur Verfügung.
Damit nutzt das Außenteam dieselbe Anwendung, in der auch die weitere Dokumentation des Einsatzes erfolgt.
Geplante und erfasste Einsatzzeiten vergleichen
Ein Dienstplan beschreibt zunächst den vorgesehenen Ablauf.
Die mobile Zeiterfassung ergänzt die gebuchten Arbeitszeiten. Das Büro kann diese mit den geplanten Terminen vergleichen und Abweichungen gezielt prüfen.
Benötigt ein Haushalt regelmäßig mehr Zeit als vorgesehen, kann dies Anlass sein, den Leistungsumfang und die künftige Planung mit dem Kunden zu besprechen.
So liefert die Dokumentation Hinweise, mit denen sich kommende Dienstpläne verbessern lassen.
Den Dienstplan mit Leistungsnachweisen und Abrechnung verbinden
Nach dem Einsatz erfassen Mitarbeiter ihre Zeiten und lassen Leistungen digital vom Kunden bestätigen.
Die Angaben stehen im Büro zur Prüfung bereit. Dokumentierte Leistungen können gemeinsam mit den hinterlegten Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge genutzt werden.
Der Dienstplan bildet damit den organisatorischen Ausgangspunkt. Für die weitere Abrechnung sind die tatsächlich erbrachten und dokumentierten Leistungen maßgeblich.
Diese Verbindung reduziert die erneute Erfassung von Informationen in getrennten Systemen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Dienstplanung?
Die Dienstplanung von unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste mit regelmäßigen Kundeneinsätzen.
Auch Betreuungsdienste sowie Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung koordinieren mobile Teams und wechselnde Einsatzorte.
Besonders hilfreich ist eine zentrale Planung, wenn mehrere Mitarbeiter eingesetzt werden, Vertretungen organisiert werden müssen oder die Kundenanzahl wächst.
Ein einheitlicher Ablauf erleichtert es, neue Kollegen einzubinden und die Planung im Büro gemeinsam zu bearbeiten.
Ihren Dienstplan mit unico organisieren
Sie möchten regelmäßige Kundentermine übersichtlicher planen und bei Änderungen schneller handeln?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Sie Einsätze anlegen, Mitarbeiter zuordnen und Vertretungen bearbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre Besuchsintervalle, Einsatzgebiete und die Aufgabenverteilung zwischen Büro und Mitarbeitern.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die Dienstplanung von unico für Ihr Haushaltshilfeunternehmen kennen.