Für Haushaltshilfeunternehmen beginnt eine gut vorbereitete Abrechnung vor der eigentlichen Rechnungsstellung. Leistungsumfang, vereinbarte Konditionen und erforderliche Nachweise müssen zum jeweiligen Auftrag passen.
Werden diese Informationen in getrennten Tabellen, Papierakten und Rechnungsprogrammen verwaltet, entstehen zusätzliche Übertragungen und Rückfragen.
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzdokumentation und Rechnungsvorbereitung. Ihr Büro kann erfasste Leistungen zusammen mit den hinterlegten Vertragsdaten prüfen und zu Rechnungen weiterverarbeiten.
Diese Seite richtet sich an Unternehmen, die Haushaltshilfeleistungen erbringen und ihre Abrechnung mit Krankenkassen übersichtlicher organisieren möchten.
Den richtigen Abrechnungsfall zuordnen
Haushaltshilfe kann unter bestimmten Voraussetzungen eine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung sein. Davon zu unterscheiden sind Leistungen, die über die Pflegeversicherung finanziert werden.
Für Ihr Unternehmen muss deshalb feststehen, auf welcher Grundlage die Unterstützung erbracht wird und welcher Kostenträger zuständig ist.
Eine allgemein angebotene Alltagshilfe oder Betreuung ist nicht automatisch mit einer Krankenkasse abrechenbar.
Prüfen Sie vor Beginn die vorliegenden Unterlagen, den vorgesehenen Leistungsumfang und die Vereinbarungen für Ihren Betrieb. Diese Informationen bilden die Grundlage für Planung, Dokumentation und Rechnungsstellung.
Abrechnungsunterlagen im Kundenkonto zusammenführen
Zu einem Abrechnungsvorgang gehören neben den Kundendaten die vereinbarten Leistungen, Konditionen und erforderlichen Unterlagen.
Auch Angaben zum bewilligten Zeitraum und Umfang sollten für die Bearbeitung verfügbar sein. So kann das Büro später nachvollziehen, ob die dokumentierten Einsätze zur vorgesehenen Grundlage passen.
In unico werden Kundeninformationen und Dokumente zentral im Kundenkonto verwaltet.
Das reduziert die Suche in verschiedenen Ablagen und erleichtert die Übergabe eines Vorgangs an Kollegen.
Einsätze anhand der vereinbarten Leistungen planen
Die Planung sollte den vorgesehenen Unterstützungsumfang abbilden.
Dabei müssen Kundentermine, Mitarbeiterverfügbarkeit und Einsatzdauer zusammenpassen. Wird während der Durchführung zusätzliche Unterstützung benötigt, sollte die Finanzierung geklärt werden, bevor weitere Leistungen zugesagt werden.
Mit unico organisieren Sie Kundentermine zentral und ordnen die zuständigen Mitarbeiter zu.
Die Planung schafft damit die organisatorische Grundlage. Für die spätere Abrechnung werden die tatsächlich erbrachten und dokumentierten Leistungen herangezogen.
Haushaltshilfeleistungen direkt vor Ort dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden bestätigen.
Die Angaben stehen anschließend für die weitere Bearbeitung im Büro bereit.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Stundenzettel. Gleichzeitig bleibt die Dokumentation mit dem zugehörigen Kunden und Einsatz verbunden.
Besonderheiten können zeitnah geklärt werden, statt erst bei der monatlichen Rechnungsvorbereitung aufzufallen.
Leistungsnachweise vor der Rechnungsstellung prüfen
Vor der Abrechnung sollte das Büro kontrollieren, ob die dokumentierten Angaben vollständig und nachvollziehbar sind.
Passen die Einsatzzeiten zu den erbrachten Leistungen? Liegen die benötigten Bestätigungen vor? Stimmen Zeitraum und Umfang mit den vorhandenen Abrechnungsgrundlagen überein?
In unico lässt sich prüfen, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Die Software unterstützt die Übersicht. Die sachliche Prüfung des konkreten Falls bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens.
Rechnungsvorschläge aus vorhandenen Daten vorbereiten
Sind die Einsätze dokumentiert und die Vertragsdaten gepflegt, können diese Informationen für die Rechnungsvorbereitung weiterverwendet werden.
unico führt erfasste Leistungen und hinterlegte Konditionen zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Ihr Büro kontrolliert, welche Positionen im jeweiligen Fall berechnet werden dürfen.
So muss die Rechnung nicht vollständig aus einzelnen Formularen und Notizen neu aufgebaut werden.
Leistungsumfang und Preise abgleichen
Die vorgeschlagenen Positionen müssen zu den dokumentierten Leistungen und den vereinbarten Konditionen passen.
Bei Abweichungen wird der betreffende Vorgang vor der Rechnungsstellung geprüft.
Eine zentrale Datenbasis erleichtert diesen Abgleich, weil Kundeninformationen und Einsatzdokumentation innerhalb derselben Anwendung verfügbar sind.
Rechnungsempfänger und Unterlagen prüfen
Auch die Zuordnung des Rechnungsempfängers gehört zur Vorbereitung.
Das Büro prüft den vorgesehenen Abrechnungsweg und stellt die dafür benötigten Unterlagen zusammen.
Nach der Kontrolle können aus den Vorschlägen Rechnungen mit den erforderlichen Anhängen erstellt werden.
Ein Beispiel für die Abrechnung mit einer Krankenkasse
Ein Haushaltshilfeunternehmen übernimmt vereinbarte Einsätze für einen Kunden. Die zugehörigen Unterlagen und Konditionen werden im Kundenkonto hinterlegt.
Die Mitarbeiter führen die Termine durch, erfassen ihre Zeiten und lassen die Leistungen bestätigen.
Bei der Rechnungsvorbereitung stellt das Büro fest, dass ein Einsatz länger gedauert hat als ursprünglich vorgesehen. Vor der weiteren Bearbeitung wird geklärt, ob und auf welcher Grundlage die zusätzliche Zeit abgerechnet werden kann.
Anschließend werden die Rechnungsvorschläge kontrolliert und die benötigten Nachweise zusammengestellt.
So unterstützt die digitale Vorbereitung einen nachvollziehbaren Ablauf, während Abweichungen gezielt geprüft werden.
Den vorgeschriebenen Übermittlungsweg berücksichtigen
Eine Rechnung muss mit den benötigten Unterlagen auf dem vorgesehenen Weg beim Empfänger eingehen.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail oder über die integrierte Anbindung an die E-Post versendet werden.
Ob einer dieser Wege für Ihren konkreten Abrechnungsfall geeignet ist, richtet sich nach den Anforderungen der Krankenkasse. Ein vorgeschriebenes elektronisches Datenaustauschverfahren muss gesondert berücksichtigt werden.
Klären Sie deshalb Format, Anlagen und Übermittlungsweg für Ihren Betrieb. Die Rechnungsvorbereitung kann anschließend passend in diesen Ablauf eingebunden werden.
Rückfragen und Korrekturbedarf gezielt bearbeiten
Bei Rückfragen sollte schnell erkennbar sein, welche Angaben einer Rechnung zugrunde liegen.
In unico stehen Kundeninformationen, Leistungsnachweise und Rechnungen im Zusammenhang zur Verfügung.
Das Büro kann den betreffenden Einsatz aufrufen und die dokumentierten Leistungen mit den vorhandenen Vereinbarungen abgleichen.
So lässt sich klären, ob eine ergänzende Unterlage benötigt wird oder ein Vorgang nachbearbeitet werden muss. Die Suche in getrennten Papierakten und Tabellen wird reduziert.
Die Abrechnung während des Monats vorbereiten
Ein übersichtlicher Monatsabschluss beginnt mit der laufenden Prüfung.
Fehlende Unterschriften oder unklare Zeitangaben lassen sich häufig leichter kurz nach dem Einsatz klären. Die Beteiligten erinnern sich dann noch an die Situation.
Mit digital verfügbaren Einsatzdaten kann das Büro offene Vorgänge bereits während des Monats bearbeiten.
Zum Abrechnungszeitpunkt stehen dadurch mehr Unterlagen vollständig für die abschließende Kontrolle bereit.
Für welche Unternehmen ist der Ablauf relevant?
Die Abrechnung mit Krankenkassen ist für Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste relevant, die entsprechende Leistungen auf der passenden Grundlage erbringen.
Auch Betreuungsdienste können solche Angebote in ihrem Leistungsumfang haben.
Bei Anbietern von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung entscheidet das konkrete Angebot darüber, ob mit Kunden, Krankenkassen oder Pflegekassen abgerechnet wird.
unico unterstützt die betriebliche Organisation und Rechnungsvorbereitung. Die jeweiligen Abrechnungsgrundlagen müssen eindeutig zugeordnet bleiben.
Die Abrechnung Ihrer Haushaltshilfe mit unico organisieren
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