Haushaltshilfen benötigen unterwegs eine klare Übersicht über ihre Kundentermine. Im Büro müssen Einsätze koordiniert, Arbeitszeiten geprüft und Rechnungen vorbereitet werden.
unico verbindet diese Aufgaben in einer gemeinsamen Software. Mitarbeiter nutzen die mobile Anwendung für ihren Arbeitsalltag, während die Verwaltung Planung, Kundeninformationen und Abrechnung zentral organisiert.
So entsteht ein zusammenhängender Ablauf vom geplanten Besuch bis zum dokumentierten Einsatz. Informationen müssen nicht erst über Papierzettel und separate Listen ins Büro gelangen.
Eine Software für die Zusammenarbeit zwischen Büro und Haushaltshilfen
In einem Haushaltshilfeunternehmen entstehen Informationen an unterschiedlichen Orten.
Das Büro vereinbart einen Termin, die Mitarbeiterin führt den Einsatz durch und der Kunde bestätigt die erbrachte Leistung. Anschließend benötigt die Verwaltung diese Angaben für die weitere Bearbeitung.
Mit unico arbeiten Büro und Außenteam innerhalb derselben Anwendung. Die jeweiligen Aufgaben werden über persönliche Zugänge und passende Berechtigungen organisiert.
Das erleichtert die Abstimmung und reduziert wiederholte Eingaben.
Den Arbeitstag auf dem Smartphone überblicken
Viele Haushaltshilfen beginnen ihren Arbeitstag direkt beim ersten Kunden.
In unico können Mitarbeiter ihren persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone aufrufen. Sie sehen die vorgesehenen Kundentermine und können die integrierte Navigation für die Fahrt zum Einsatzort nutzen.
Hinterlegte Informationen zum Termin stehen beim Einchecken zur Verfügung.
Damit unterstützt die Software die Vorbereitung und Durchführung der Besuche, ohne dass Mitarbeiter zunächst eine aktuelle Terminliste im Büro abholen müssen.
Wichtige Funktionen für Haushaltshilfen im Einsatz
Die mobile Anwendung verbindet mehrere Aufgaben, die rund um den Kundentermin entstehen.
Mitarbeiter können ihre Einsätze nachvollziehen, Zeiten dokumentieren und Leistungen bestätigen lassen.
Kundentermine mobil abrufen
Der persönliche Tagesplan zeigt die vorgesehenen Besuche.
Wird die Planung im Büro angepasst, können Mitarbeiter den aktuellen Stand erneut aufrufen. Bei kurzfristigen Änderungen ergänzt eine direkte Abstimmung die digitale Übersicht.
Das hilft dabei, unterschiedliche Planungsstände und unnötige Rückfragen zu reduzieren.
Arbeitszeiten direkt erfassen
Haushaltshilfen dokumentieren ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone.
Die Angaben stehen anschließend im System zur Prüfung bereit. Das Büro kann die erfassten Zeiten mit den geplanten Terminen vergleichen und Abweichungen klären.
Handschriftliche Stundenzettel müssen für diesen Ablauf nicht erst übertragen werden.
Leistungen digital unterschreiben lassen
Kunden können erbrachte Leistungen direkt auf dem mobilen Gerät des Mitarbeiters bestätigen.
Der digitale Nachweis steht danach für die weitere Bearbeitung im Büro zur Verfügung.
So wird die Leistungsbestätigung in den täglichen Arbeitsablauf eingebunden und muss nicht separat als Papierformular abgegeben werden.
Eigene Stunden und Anträge einsehen
Mitarbeiter können ihre erfassten Arbeitszeiten über ihr persönliches Konto nachvollziehen.
Sie haben außerdem die Möglichkeit, Urlaubsanträge zu stellen und Zeitkorrekturen zu beantragen.
Das schafft einen gemeinsamen Weg für wiederkehrende Anliegen und erleichtert die Bearbeitung durch die zuständige Stelle im Unternehmen.
Einsätze im Büro zentral organisieren
Während Mitarbeiter ihre mobile Ansicht nutzen, koordiniert das Büro die übergreifende Planung.
Kundentermine werden angelegt und Mitarbeitern zugeordnet. Wiederkehrende Einsätze lassen sich als Serien organisieren. Verschiebungen und Vertretungen können per Drag-and-Drop bearbeitet werden.
Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Planungsaufgaben zentral bleiben und welche Mitarbeiter selbst übernehmen dürfen.
So lässt sich unico an die Aufgabenverteilung Ihres Unternehmens anpassen.
Kundeninformationen für die weitere Bearbeitung verfügbar halten
Zu einem Kunden gehören neben Kontaktdaten auch Vereinbarungen, Dokumente und bisherige Vorgänge.
In unico werden Kundeninformationen, Termine und Rechnungen im jeweiligen Kundenkonto zusammengeführt.
Das erleichtert die Bearbeitung, wenn eine Haushaltshilfe eine Rückfrage hat oder ein Kunde eine Auskunft benötigt.
Dokumente wie Abtretungserklärungen können erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag
Eine Haushaltshilfe ruft morgens ihren Tagesplan auf. Sie fährt zum ersten Kunden und nutzt beim Einchecken die hinterlegten Termininformationen.
Nach dem Einsatz sind ihre Zeiten dokumentiert und die erbrachten Leistungen digital bestätigt.
Im Büro wird geprüft, ob die benötigten Angaben und Nachweise vorliegen. Die dokumentierten Leistungen können anschließend zusammen mit den Vertragsdaten für die Rechnungsvorbereitung genutzt werden.
Die Mitarbeiterin muss dafür keinen zusätzlichen Stundenzettel ins Büro bringen. Die Verwaltung arbeitet mit den bereits erfassten Informationen weiter.
Abrechnung auf Grundlage dokumentierter Leistungen vorbereiten
unico verbindet die Angaben aus den Kundeneinsätzen mit den hinterlegten Vereinbarungen.
Daraus entstehen Rechnungsvorschläge, die das Büro kontrolliert. Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
Nach der Prüfung werden die Vorschläge zu Rechnungen mit den benötigten Anhängen weiterverarbeitet.
So unterstützt die mobile Dokumentation Ihrer Haushaltshilfen die weitere Verwaltung, ohne die fachliche Kontrolle der Abrechnung zu ersetzen.
Mitarbeiterverwaltung und Personalunterlagen verbinden
Neben der Einsatzorganisation müssen auch Abwesenheiten und Personaldokumente verwaltet werden.
In unico werden Arbeitszeiten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben in den Mitarbeiterkonten zusammengeführt.
Personaldokumente können zentral hinterlegt und Lohnabrechnungen digital bereitgestellt werden. Zum Monatsabschluss unterstützt die Software die Aufbereitung der Daten für die Personalbuchhaltung oder den Steuerberater.
Damit werden Informationen aus dem mobilen Arbeitsalltag auch für die Personalverwaltung nutzbar.
Weniger getrennte Programme und doppelte Arbeit
Wenn Planung, Zeiterfassung und Leistungsnachweise unabhängig voneinander geführt werden, entstehen zusätzliche Übergaben.
Mitarbeiter schreiben Zeiten auf, das Büro überträgt sie und für die Rechnung werden dieselben Angaben erneut bearbeitet.
unico verbindet diese Schritte innerhalb einer Anwendung.
Das reduziert manuelle Übertragungen und erleichtert das Auffinden zusammengehöriger Informationen. Vollständige Angaben und klare Zuständigkeiten bleiben dabei die Grundlage einer zuverlässigen Organisation.
Für welche Anbieter eignet sich unico?
unico richtet sich an Unternehmen, die Haushaltshilfen einsetzen und ihre betrieblichen Abläufe digital organisieren möchten.
Auch Betreuungsdienste und Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung oder Seniorenbetreuung koordinieren mobile Mitarbeiter und regelmäßige Kundenbesuche.
Für hauswirtschaftliche Dienste ist besonders die Verbindung von Einsatzplanung, Leistungsdokumentation und Rechnungsstellung hilfreich.
Der Schwerpunkt liegt auf der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Mitarbeitern und Kunden.
Die Einführung gemeinsam mit dem Team vorbereiten
Eine neue Software sollte im Arbeitsalltag verständlich eingesetzt werden können.
Legen Sie fest, wann Mitarbeiter ihren Tagesplan prüfen, wie Zeiten erfasst werden und an wen sie sich bei Rückfragen wenden. Im Büro sollten die Zuständigkeiten für Planung, Nachweiskontrolle und Abrechnung klar sein.
Ein gemeinsamer Ablauf erleichtert die Einarbeitung und unterstützt die regelmäßige Nutzung.
In einer Demonstration können Sie anhand typischer Kundeneinsätze prüfen, wie die Funktionen zu Ihrer bisherigen Arbeitsweise passen.
Software für Ihre Haushaltshilfen kennenlernen
Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine mobile Arbeitsübersicht bieten und gleichzeitig die Verwaltung vereinfachen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen den Tagesplan, die Zeiterfassung und die digitale Leistungsbestätigung. Sie sehen außerdem, wie das Büro die erfassten Informationen weiterbearbeitet.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie unico für Ihre Haushaltshilfen und Ihr Unternehmen kennen.