Mit der digitalen Abrechnung von unico verbinden Sie dokumentierte Kundeneinsätze mit Ihrer Rechnungsstellung. Erfasste Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten werden gemeinsam genutzt, um Rechnungsvorschläge vorzubereiten.
Ihr Büro prüft die Angaben und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen. Anschließend können die Unterlagen direkt aus der Software versendet werden.
So unterstützt unico Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste dabei, manuelle Übertragungen zu reduzieren und einen einheitlichen Ablauf von der Leistungserfassung bis zum Rechnungsversand zu schaffen.
Was digitale Abrechnung im Arbeitsalltag bedeutet
Digitale Abrechnung beginnt bereits vor dem Erstellen einer Rechnung.
Die benötigten Informationen entstehen an unterschiedlichen Stellen: bei der Aufnahme eines Kunden, während der Einsatzplanung und bei der Dokumentation vor Ort. Werden diese Angaben getrennt verwaltet, müssen sie für die Rechnungsstellung erneut zusammengetragen werden.
unico führt Kundenverwaltung, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Rechnungsstellung in einer Anwendung zusammen.
Dadurch können vorhandene Daten weiterverwendet werden. Das Büro konzentriert sich auf die Prüfung und Bearbeitung, während wiederholte Eingaben reduziert werden.
Von der erfassten Leistung zum Rechnungsvorschlag
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Diese Informationen stehen anschließend im System bereit. Zusammen mit den hinterlegten Vertragsdaten bilden sie die Grundlage für die Vorbereitung der Abrechnung.
unico erstellt daraus Rechnungsvorschläge, die Ihr Büro kontrolliert. Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
So bleibt nachvollziehbar, auf welchen Angaben die vorgeschlagenen Rechnungspositionen beruhen.
Zentrale Funktionen der digitalen Abrechnung
Für einen durchgängigen Abrechnungsprozess müssen Kundeninformationen, Leistungen und Nachweise zusammenpassen.
unico verbindet diese Bereiche und unterstützt Ihr Team bei den einzelnen Bearbeitungsschritten.
Vertragsdaten für die Rechnungsstellung nutzen
Im Kundenkonto werden die Informationen und Vereinbarungen verwaltet, die für die Abrechnung relevant sind.
Dazu gehören die vereinbarten Leistungen und Konditionen sowie die zugehörigen Unterlagen. Diese Daten stehen für die Rechnungsvorbereitung zur Verfügung.
Ändern sich Vereinbarungen, sollten die Angaben zeitnah gepflegt werden. So kann die weitere Bearbeitung auf aktuellen Grundlagen erfolgen.
Dokumentierte Einsätze übernehmen
Erfasste Einsatzzeiten und Leistungen können für die Rechnungsvorschläge weiterverwendet werden.
Das reduziert den Aufwand, einzelne Stundenzettel auszuwerten und Angaben anschließend erneut einzugeben.
Die Zuordnung zum Kunden und Einsatz erleichtert es, die vorgeschlagenen Positionen mit der Dokumentation abzugleichen.
Leistungsnachweise prüfen
Vor der Rechnungsstellung muss erkennbar sein, ob die benötigten Unterlagen vorliegen.
In unico lässt sich prüfen, ob Leistungsnachweise unterschrieben und die abrechnungsrelevanten Dokumente vollständig sind.
Fehlende Angaben können gezielt nachbearbeitet werden. Dadurch wird die Kontrolle zu einem festen Bestandteil des digitalen Ablaufs.
Rechnungen mit Anhängen erstellen
Nach der Prüfung werden die Rechnungsvorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die benötigten Anhänge können dabei gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden. Das erleichtert die Zusammenstellung der Unterlagen für den jeweiligen Empfänger.
Ihr Büro kontrolliert abschließend, ob Positionen, Rechnungsempfänger und Nachweise zum konkreten Vorgang passen.
Unterschiedliche Rechnungsempfänger berücksichtigen
Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Alltagsbegleitung rechnen je nach Vereinbarung mit unterschiedlichen Empfängern ab.
unico unterstützt die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger. Die zentral hinterlegten Kundeninformationen helfen dabei, den vorgesehenen Abrechnungsweg zu berücksichtigen.
Welche Unterlagen und Übermittlungswege benötigt werden, richtet sich nach dem jeweiligen Fall.
Ein einheitlicher interner Ablauf erleichtert Ihrem Büro die Bearbeitung, auch wenn sich die Anforderungen einzelner Empfänger unterscheiden.
Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen
unico unterstützt die Erstellung von Rechnungen im ZUGFeRD-Format.
Damit steht neben dem lesbaren Rechnungsdokument eine strukturierte Form der Rechnungsdaten für die elektronische Weiterverarbeitung zur Verfügung.
Die Funktion ist in das Rechnungswesen eingebunden. Sie ergänzt die digitale Bearbeitung und kann die Übernahme der Rechnungsinformationen beim Empfänger erleichtern.
Welches Format und welcher Versandweg im konkreten Fall benötigt werden, sollte mit den Anforderungen des Rechnungsempfängers abgestimmt sein.
Rechnungen direkt aus der Software versenden
Nach der Rechnungserstellung folgt der Versand der vollständigen Unterlagen.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail verschickt werden. Das Büro muss dafür nicht erst alle Dateien aus verschiedenen Ablagen zusammensuchen.
Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung. Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
So lässt sich auch der Briefversand aus dem digitalen Arbeitsablauf heraus anstoßen.
Ein Beispiel für den digitalen Monatsabschluss
Ein Betreuungsdienst hat im Laufe des Monats zahlreiche Kundeneinsätze durchgeführt.
Die Mitarbeiter haben ihre Zeiten erfasst und Leistungen digital bestätigen lassen. Das Büro hat bereits während des Monats fehlende Angaben geprüft und Rückfragen geklärt.
Für die Rechnungsvorbereitung werden die dokumentierten Leistungen mit den hinterlegten Konditionen zusammengeführt. Die zuständigen Mitarbeiter kontrollieren die Rechnungsvorschläge und die zugehörigen Nachweise.
Anschließend werden die Rechnungen erstellt und über den vorgesehenen Weg versendet.
Die Bearbeitung baut damit auf den Informationen auf, die bereits im täglichen Betrieb entstanden sind.
Weniger doppelte Arbeit und manuelle Übertragungen
Wenn dieselben Angaben mehrfach erfasst werden, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und Fehlerquellen.
Eine Einsatzzeit wird zunächst aufgeschrieben, später in eine Tabelle übertragen und anschließend für die Rechnung erneut eingegeben. Bei einer Rückfrage müssen diese Angaben wieder miteinander verglichen werden.
Mit unico bleiben die Informationen innerhalb einer gemeinsamen Anwendung verfügbar.
Das reduziert wiederholte Eingaben und erleichtert die Prüfung zusammengehöriger Daten. Die fachliche Kontrolle der Rechnung bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens.
Rückfragen zu Rechnungen nachvollziehbar bearbeiten
Auch nach dem Versand können Fragen zu einzelnen Rechnungspositionen entstehen.
In unico stehen Kundeninformationen, Rechnungen und zugehörige Dokumente im Zusammenhang zur Verfügung. Das Büro kann nachvollziehen, welche Leistungen erfasst wurden und welche Vereinbarung der Berechnung zugrunde liegt.
Das erleichtert die Bearbeitung von Rückfragen und die interne Abstimmung.
Wer einen Vorgang übernimmt, kann auf dieselben hinterlegten Informationen zugreifen, statt zunächst Unterlagen aus mehreren Ablagen anzufordern.
Für welche Unternehmen eignet sich die digitale Abrechnung?
unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen, Betreuungsdienste und Anbieter von Alltagshilfe, die ihre Rechnungsstellung mit der täglichen Einsatzdokumentation verbinden möchten.
Auch Unternehmen in der Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und im Bereich hauswirtschaftlicher Dienste können ihre Kundeninformationen und Leistungsnachweise zentral für die Abrechnung nutzen.
Besonders hilfreich ist der gemeinsame Ablauf, wenn viele regelmäßige Einsätze bearbeitet werden und mehrere Mitarbeiter an Dokumentation, Prüfung und Rechnungsstellung beteiligt sind.
Digitale Abrechnung mit unico kennenlernen
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