Eine Rechnung ist erstellt, die Leistungsnachweise sind vorbereitet und trotzdem bleibt Arbeit liegen: Dokumente ausdrucken, zusammenstellen, kuvertieren, frankieren und zur Post bringen. Für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste wird dieser letzte Schritt bei vielen Empfängern schnell zu einer zeitintensiven Aufgabe.
Mit der integrierten E-Post Anbindung von unico versenden Sie Rechnungen und Unterlagen direkt aus der Software. Sie stoßen den Versand digital an, während Druck, Kuvertierung und postalische Zustellung über den Versanddienstleister erfolgen. So vereinfachen Sie den Weg von der fertigen Abrechnung zum Briefversand.
Digital versenden, als Brief zustellen lassen
Nicht jeder Empfänger möchte oder kann Abrechnungsunterlagen per Mail erhalten. Gleichzeitig bedeutet ein postalischer Versand nicht, dass Ihr Büro sämtliche Arbeitsschritte selbst übernehmen muss.
Bei E-Post übergeben Sie die Dokumente digital an den Versanddienstleister. Dieser übernimmt die weitere Verarbeitung zum physischen Brief. Für den Empfänger kommt die Sendung auf dem Postweg an.
Das ist besonders hilfreich, wenn Sie Ihre Verwaltung digital organisieren und zugleich Kunden oder andere Empfänger weiterhin postalisch erreichen möchten.
Rechnungsversand direkt aus unico organisieren
Die E-Post Anbindung ergänzt die Rechnungsstellung in unico um den anschließenden Versand. Ihre Verwaltung kann Dokumente dort weiterbearbeiten, wo bereits Kundendaten und Abrechnungsinformationen zusammenlaufen.
Dadurch reduzieren Sie den Wechsel zwischen Software, Drucker und manueller Versandvorbereitung. Gerade bei regelmäßig wiederkehrenden Abrechnungen entsteht ein klarer Ablauf, der sich gut in die Büroorganisation einfügt.
Rechnung und Unterlagen vorbereiten
Vor dem Versand prüfen Sie die Rechnung und stellen die für den Empfänger benötigten Unterlagen zusammen. Dazu können beispielsweise die zugehörigen Leistungsnachweise gehören.
Die Vorbereitung bleibt ein wichtiger Teil des Prozesses. Stimmen Abrechnungszeitraum, Empfänger und Anlagen zusammen, lassen sich vermeidbare Rückfragen und Nachsendungen reduzieren.
Empfänger und Versandweg prüfen
Eine aktuelle Anschrift ist die Grundlage für die postalische Zustellung. Kontrollieren Sie deshalb vor dem Versand, ob die hinterlegten Empfängerdaten stimmen und die Sendung an die richtige Stelle gerichtet ist.
Entscheiden Sie außerdem, welcher Versandweg für den jeweiligen Vorgang vorgesehen ist. unico unterstützt neben E-Post auch den Versand per Mail. So können Sie Ihre Abläufe passend zum Empfänger organisieren.
Postalischen Versand digital anstoßen
Über die integrierte E-Post Anbindung übergeben Sie die vorbereiteten Dokumente zum Versand. Das Ausdrucken, Kuvertieren und Frankieren im eigenen Büro entfällt für diese Sendungen.
Ihre Verwaltung kann sich anschließend den nächsten Vorgängen widmen, ohne die Briefe selbst für den Postweg vorbereiten zu müssen.
Weniger Handarbeit bei der monatlichen Abrechnung
Der Aufwand für den Rechnungsversand entsteht häufig durch viele kleine, wiederkehrende Tätigkeiten. Papier nachlegen, Ausdrucke sortieren, Umschläge vorbereiten und Sendungen frankieren beanspruchen zusammen einen spürbaren Teil der Bürozeit.
Mit E-Post reduzieren Sie diese manuellen Schritte. Das ist besonders dann hilfreich, wenn nach einem Abrechnungslauf viele Dokumente innerhalb eines kurzen Zeitraums verschickt werden sollen.
Auch die Abhängigkeit von Drucker, Verbrauchsmaterial und persönlichen Postwegen wird geringer. Der Versand lässt sich dadurch leichter in einen digital organisierten Verwaltungsablauf integrieren.
Beispiel aus dem Alltag eines Betreuungsdienstes
Zum Monatsende erstellt die Verwaltung Rechnungen für die erbrachten Leistungen. Ein Teil der Kunden erhält die Unterlagen per Mail, ein anderer Teil benötigt einen Brief.
Mit unico kann die Verwaltung den jeweils passenden Versandweg nutzen. Für die postalischen Empfänger wird der Versand über E-Post angestoßen. Die Mitarbeitenden im Büro müssen diese Rechnungen nicht zusätzlich ausdrucken und in Umschläge einsortieren.
Der Vorteil liegt im Zusammenspiel: Rechnungsstellung und Dokumentenversand werden innerhalb derselben Software organisiert. So endet der digitale Ablauf nicht mit der fertigen Rechnung.
E-Post für Kundenunterlagen und weitere Dokumente
Neben Rechnungen lassen sich auch andere Unterlagen über die integrierte Anbindung versenden. Das ist nützlich, wenn Dokumente aus Ihrer Verwaltung einen Empfänger auf dem Postweg erreichen sollen.
Legen Sie intern fest, welche Unterlagen per Mail und welche postalisch versendet werden. Einheitliche Zuständigkeiten helfen dabei, doppelte Sendungen und unnötige Rückfragen im Büro zu vermeiden.
Bei der Abrechnung mit Kostenträgern bleibt entscheidend, welcher Einreichungsweg für den jeweiligen Vorgang vorgesehen ist. Der postalische Versand über E-Post ist von einer elektronischen Abrechnungsübermittlung zu unterscheiden.
Für welche Unternehmen lohnt sich die E-Post Anbindung?
Die Funktion ist besonders interessant für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste, die regelmäßig Rechnungen oder andere Unterlagen postalisch verschicken.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung sowie hauswirtschaftliche Dienste profitieren von einer einfacheren Versandorganisation. Entscheidend sind die Anzahl Ihrer Sendungen und der bisherige Aufwand für deren Vorbereitung.
Bei der Bewertung sollten Sie den internen Zeitaufwand sowie Druckmaterial, Umschläge, Porto und die anfallenden Kosten des Versanddienstleisters berücksichtigen. So können Sie einschätzen, welchen Nutzen der integrierte Versand für Ihren Betrieb bietet.
Rechnungsstellung und Versand mit unico verbinden
Mit unico organisieren Sie die Erstellung und den Versand Ihrer Abrechnungsunterlagen in einem zusammenhängenden Ablauf. Die E-Post Anbindung übernimmt dabei den Übergang vom digitalen Dokument zum postalischen Brief.
Lassen Sie sich zeigen, wie Sie Rechnungen und Unterlagen direkt aus unico versenden und Ihre Verwaltung bei wiederkehrenden Versandaufgaben entlasten können. Fragen Sie eine Vorstellung für Ihr Haushaltshilfeunternehmen oder Ihren Betreuungsdienst an.