Kundentermine koordinieren, Mitarbeiter einteilen, Leistungsnachweise kontrollieren und Rechnungen vorbereiten: Die Verwaltung eines Haushaltshilfeunternehmens umfasst viele Aufgaben, die eng zusammenhängen.
Werden diese Aufgaben in getrennten Tabellen, Papierordnern und einzelnen Programmen bearbeitet, müssen Informationen häufig mehrfach erfasst werden. Änderungen verursachen zusätzliche Rückfragen und der aktuelle Bearbeitungsstand ist nicht immer leicht erkennbar.
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung in einer gemeinsamen Anwendung.
Damit können Sie Ihre Haushaltshilfe digital organisieren und Informationen aus dem täglichen Einsatz für die weitere Bearbeitung im Büro nutzen.
Wo im Büro einer Haushaltshilfe unnötige Arbeit entsteht
Oft liegt der Aufwand zwischen den eigentlichen Aufgaben.
Ein Kunde teilt eine Änderung mit, die anschließend in der Kundenliste, im Kalender und auf dem Ausdruck für den Mitarbeiter berücksichtigt werden muss. Zum Monatsende werden Einsatzzeiten aus Stundenzetteln übertragen und mit unterschriebenen Nachweisen abgeglichen.
Bei jedem Wechsel zwischen diesen Ablagen entstehen zusätzliche Arbeitsschritte. Unterschiedliche Datenstände erschweren die Kontrolle.
Eine digitale Verwaltung führt zusammengehörige Informationen zusammen. Das Büro kann einen Vorgang im Zusammenhang bearbeiten, statt die benötigten Angaben zunächst an mehreren Stellen zu suchen.
Vom neuen Kunden bis zur ersten Rechnung
Die Vorteile einer gemeinsamen Verwaltung zeigen sich bereits bei der Kundenaufnahme.
Das Büro erfasst die Kundendaten, hinterlegt die vereinbarten Leistungen und ordnet die benötigten Unterlagen zu. Anschließend werden die regelmäßigen Einsätze geplant und Mitarbeitern zugewiesen.
Während der Besuche dokumentieren die Mitarbeiter ihre Zeiten und lassen Leistungen digital bestätigen.
Diese Angaben stehen für die Prüfung im Büro bereit. Zusammen mit den hinterlegten Vertragsdaten bilden sie die Grundlage für die Rechnungsvorbereitung.
So werden Kundeninformationen und Einsatzdaten über mehrere Arbeitsschritte hinweg weiterverwendet.
Zentrale Funktionen der digitalen Verwaltung mit unico
unico unterstützt die Aufgaben im Büro und die mobile Arbeit beim Kunden.
Die einzelnen Bereiche sind miteinander verbunden und können entsprechend den Zuständigkeiten Ihres Teams genutzt werden.
Kundendaten und Unterlagen zentral verwalten
Im Kundenkonto werden Stammdaten, Vertragsunterlagen, Termine und Rechnungen zusammengeführt.
Das erleichtert die Vorbereitung eines Einsatzes und die Bearbeitung späterer Rückfragen. Änderungen an Kundeninformationen können zentral gepflegt werden.
Dokumente wie Abtretungserklärungen lassen sich erstellen, auf einem Tablet digital unterschreiben und im jeweiligen Kundenkonto speichern.
Regelmäßige Einsätze und Vertretungen planen
Die Einsatzplanung verbindet Kundentermine mit den zuständigen Mitarbeitern.
Wiederkehrende Besuche können als Serien angelegt werden. Verschiebungen und Vertretungen lassen sich per Drag-and-Drop bearbeiten.
Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Planungsaufgaben das Büro übernimmt und welche Mitarbeiter selbst erledigen dürfen.
Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone.
Die erfassten Buchungen stehen dem Büro zur Prüfung zur Verfügung. Dort lässt sich nachvollziehen, ob die Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Leistungsnachweise digital bestätigen lassen
Kunden können erbrachte Leistungen direkt auf dem Smartphone des Mitarbeiters unterschreiben.
Die Nachweise stehen anschließend im System bereit. Das Büro kann prüfen, ob Bestätigungen fehlen oder weitere Angaben benötigt werden.
Dadurch wird die Dokumentation beim Kunden mit der späteren Rechnungsvorbereitung verbunden.
Abrechnung aus vorhandenen Daten vorbereiten
unico führt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
Das Büro kontrolliert die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen. Die Prüfung der Leistungen und Unterlagen bleibt ein fester Bestandteil des Ablaufs.
Mitarbeiterverwaltung und Monatsabschluss organisieren
Arbeitszeiten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben werden in den Mitarbeiterkonten verwaltet.
Mitarbeiter können ihre Stunden einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen. Personaldokumente und Lohnabrechnungen lassen sich digital bereitstellen.
Zum Monatsabschluss unterstützt unico die Zusammenstellung der Informationen für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater.
Änderungen gemeinsam mit den betroffenen Aufgaben bearbeiten
Im Alltag verändert sich nicht nur der Dienstplan.
Ein Kunde benötigt einen längeren Einsatz, ein Mitarbeiter übernimmt eine Vertretung oder eine vertragliche Vereinbarung wird angepasst. Solche Änderungen können Auswirkungen auf mehrere Arbeitsbereiche haben.
In unico stehen Kundeninformationen, Planung und Abrechnung innerhalb derselben Anwendung zur Verfügung. Das erleichtert es, den Vorgang vollständig zu betrachten.
Das Büro kann prüfen, welche Angaben aktualisiert und welche Beteiligten informiert werden müssen. So bleibt die Änderung nicht auf eine einzelne Notiz beschränkt.
Außenteam und Büro miteinander verbinden
Haushaltshilfen beginnen ihren Arbeitstag häufig direkt beim Kunden.
Mit unico rufen Mitarbeiter ihren persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone auf. Die integrierte Navigation unterstützt die Fahrt zum Einsatzort. Hinterlegte Termininformationen stehen beim Einchecken zur Verfügung.
Nach dem Einsatz werden Zeiten und Leistungen digital dokumentiert. Die Verwaltung nutzt diese Informationen für die weitere Prüfung und Bearbeitung.
Der integrierte Unternehmenschat ergänzt die Zusammenarbeit um einen gemeinsamen Bereich für die interne Kommunikation.
Kundenbudgets bei der Organisation berücksichtigen
Für Anbieter von Alltagshilfe und Entlastungsleistungen ist neben dem gewünschten Leistungsumfang auch die Finanzierung relevant.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Angaben können bei der Planung weiterer Besuche und bei Gesprächen mit Kunden berücksichtigt werden.
Damit die Übersicht aussagekräftig bleibt, müssen die zugrunde liegenden Informationen vollständig und aktuell sein. Sie unterstützt die Organisation, ersetzt jedoch keine Bestätigung der Kostenübernahme durch einen Kostenträger.
Rechnungen und Dokumente aus der Software versenden
Auch nach der Erstellung eines Dokuments entstehen häufig weitere Arbeitsschritte.
Aus unico können Rechnungen und Unterlagen per E-Mail versendet werden. Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung.
Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
So kann das Büro den Versand innerhalb des digitalen Arbeitsablaufs anstoßen, ohne Briefe selbst ausdrucken und kuvertieren zu müssen.
Den Monatsabschluss laufend vorbereiten
Wenn Unterlagen erst zum Monatsende eingesammelt werden, bleiben fehlende Angaben oft lange unbemerkt.
In unico stehen dokumentierte Einsatzzeiten und Leistungsnachweise bereits während des laufenden Monats zur Prüfung bereit.
Das Büro kann offene Vorgänge gezielt bearbeiten und Rückfragen zeitnah klären. Dadurch konzentriert sich der Monatsabschluss stärker auf die abschließende Kontrolle und Weiterverarbeitung.
Eine regelmäßige Prüfung hilft, die Verwaltungsarbeit gleichmäßiger zu verteilen.
Zuständigkeiten festlegen und Zugriffe steuern
Eine gemeinsame Anwendung erleichtert die Zusammenarbeit, wenn Verantwortlichkeiten klar geregelt sind.
Wer legt neue Kunden an? Wer bearbeitet Terminänderungen? Wer kontrolliert Nachweise und erstellt Rechnungen?
In unico können Berechtigungen passend zur Aufgabenverteilung eingerichtet werden. Mitarbeiter erhalten Zugriff auf die für ihre Tätigkeit vorgesehenen Bereiche.
Das unterstützt die Übergabe von Aufgaben und erleichtert die Einarbeitung neuer Kollegen.
Die Umstellung auf digitale Verwaltung vorbereiten
Vor der Einführung lohnt sich ein Blick auf die bestehenden Abläufe.
Prüfen Sie, welche Kundendaten aktuell sind, wo wichtige Unterlagen liegen und welche Informationen bisher mehrfach erfasst werden. Legen Sie anschließend fest, wie neue Angaben künftig gepflegt werden sollen.
Auch das Team benötigt einen verständlichen Ablauf für Zeiterfassung, Leistungsbestätigung und Rückfragen.
So wird die Software zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage und reduziert die dauerhafte Pflege paralleler Listen.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
Die digitale Verwaltung von unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste mit mobilen Mitarbeitern und regelmäßigen Kundeneinsätzen.
Auch Betreuungsdienste sowie Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung können Planung, Dokumentation und Abrechnung miteinander verbinden.
Besonders hilfreich ist die gemeinsame Organisation, wenn mehrere Personen im Büro arbeiten, Vertretungen koordiniert werden müssen oder die Kundenanzahl wächst.
Ihre Haushaltshilfe mit unico digital verwalten
Sie möchten weniger Zeit mit mehrfachen Eingaben und dem Zusammenstellen von Unterlagen verbringen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundenverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abrechnung in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre bisherigen Abläufe und die Aufgaben Ihres Büros sowie Ihrer Mitarbeiter im Einsatz.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die digitale Verwaltung von unico für Ihr Haushaltshilfeunternehmen kennen.