Kundentermine planen, Vertretungen organisieren, Leistungsnachweise prüfen und Rechnungen erstellen: In einem Haushaltshilfeunternehmen laufen täglich viele Informationen zusammen.
Werden diese über Papierlisten, Tabellen und einzelne Programme verwaltet, entstehen doppelte Arbeit und unnötige Rückfragen.
unico ist die spezialisierte Software für Haushaltshilfeunternehmen, Alltagsbegleitung und Betreuungsdienste. Sie verbindet Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Abrechnung in einer gemeinsamen Anwendung.
Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter arbeiten mit denselben aktuellen Informationen. Aus dokumentierten Einsätzen entstehen die Grundlagen für Leistungsnachweise, Rechnungen und die Vorbereitung der Personalbuchhaltung.
Vom geplanten Einsatz bis zur fertigen Abrechnung
Der entscheidende Vorteil einer Branchenlösung zeigt sich im Zusammenspiel ihrer Funktionen.
Ein Kundentermin gehört zu einem Kundenkonto, wird einem Mitarbeiter zugeordnet und liefert nach dem Einsatz die Daten für weitere Arbeitsschritte.
Das Büro plant den Einsatz. Der zuständige Mitarbeiter sieht den Termin und die hinterlegten Informationen auf seinem Smartphone. Vor Ort erfasst er seine Arbeitszeiten und lässt die Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Anschließend prüft das Büro, ob Zeiten und Nachweise vollständig vorliegen. Die erfassten Leistungen bilden die Grundlage für Rechnungsvorschläge, die kontrolliert und weiterverarbeitet werden können.
So müssen Informationen nicht für jeden Arbeitsschritt erneut zusammengesucht und übertragen werden.
Einsätze planen und Vertretungen organisieren
Regelmäßige Kundentermine geben dem Arbeitsalltag Struktur. Gleichzeitig müssen Ausfälle, Terminverschiebungen und Vertretungen berücksichtigt werden.
Mit der Einsatzplanung von unico verwalten Sie Termine zentral und passen die Zuordnung Ihrer Mitarbeiter bei Bedarf an.
Verschiebungen und Vertretungen lassen sich direkt in der Planung bearbeiten. Welche Aufgaben das Büro übernimmt und welche Planung Mitarbeiter selbst erledigen dürfen, steuern Sie über die jeweiligen Berechtigungen.
Für den Außeneinsatz stehen der Tagesplan, wichtige Termininformationen und die Navigation zum Kunden auf dem Smartphone bereit.
Arbeitszeiten direkt beim Kunden erfassen
Bei mobilen Mitarbeitern entstehen Arbeitszeiten an unterschiedlichen Einsatzorten. Werden diese erst später aufgeschrieben, müssen Angaben häufig nachgefragt oder nachträglich zugeordnet werden.
In unico erfassen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt beim Kunden über das Smartphone.
Die erfassten Zeiten stehen dem Büro zur Prüfung und weiteren Verarbeitung zur Verfügung. So lässt sich nachvollziehen, ob die Zeitbuchungen zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können berücksichtigt werden. Dadurch entsteht eine gemeinsame Datengrundlage für die Einsatzkontrolle und die Vorbereitung der Personalbuchhaltung.
Digitale Leistungsnachweise statt Papierformulare
Leistungsnachweise bilden eine wichtige Grundlage für die Abrechnung. Papierformulare müssen eingesammelt, geprüft und häufig noch einmal übertragen werden.
Mit unico lassen Mitarbeiter Leistungen direkt auf dem Smartphone digital unterschreiben.
Im Büro behalten Sie den Überblick darüber, ob unterschriebene Nachweise vorliegen und die abrechnungsrelevanten Unterlagen vollständig sind.
Die dokumentierten Leistungen können anschließend für die Rechnungsstellung weiterverwendet werden. Fehlende Unterlagen lassen sich so bereits vor dem Monatsabschluss erkennen und nachbearbeiten.
Kundeninformationen zentral verwalten
Für eine zuverlässige Betreuung braucht Ihr Team mehr als eine Adresse und eine Telefonnummer.
Vertragsunterlagen, Hinweise zu Einsätzen, bisherige Leistungen und Rechnungen müssen schnell auffindbar sein.
Die Kundenverwaltung von unico bündelt diese Informationen im jeweiligen Kundenkonto. Dadurch hat das Büro einen gemeinsamen Ort für die tägliche Bearbeitung und für Rückfragen.
Dokumente wie Abtretungserklärungen können erstellt und direkt auf einem Tablet digital unterschrieben werden. Die Unterlagen werden anschließend dem Kundenkonto zugeordnet.
Verfügbare Kundenbudgets im Blick behalten
Bei der Planung von Haushaltshilfe und Betreuungsleistungen spielt neben der Terminverfügbarkeit auch die Finanzierung eine Rolle.
Der integrierte Guthabenrechner von unico unterstützt Sie dabei, verfügbare Mittel Ihrer Kunden im Blick zu behalten.
Damit können Sie geplante Leistungen besser auf die hinterlegten Budgets abstimmen und haben eine Grundlage für die Beratung Ihrer Kunden.
Kundenverwaltung, Einsatzplanung und Abrechnung greifen dabei ineinander. Das reduziert den Aufwand für zusätzliche Listen und manuelle Abgleiche.
Rechnungen aus erfassten Leistungen vorbereiten
Zum Monatsende zeigt sich, wie gut Planung und Dokumentation zusammenarbeiten.
Sind Einsatzzeiten, Leistungen und Vertragsdaten bereits hinterlegt, lässt sich die Rechnungsstellung übersichtlich vorbereiten.
unico führt diese Informationen zu Rechnungsvorschlägen zusammen. Dabei können Dienstleistungen, Anfahrtskosten und vereinbarte Zusatzleistungen berücksichtigt werden.
Sie prüfen die Vorschläge und erstellen daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
Je nach Abrechnungsfall unterstützt unico die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger.
Rechnungen und Unterlagen direkt versenden
Mit dem Erstellen einer Rechnung ist der Verwaltungsvorgang häufig noch nicht abgeschlossen. Auch der Versand der Unterlagen kostet Zeit.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail verschickt werden.
Für Empfänger, die Unterlagen in Papierform benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung. Druck, Kuvertierung und postalischer Versand werden dabei durch den Versanddienst übernommen.
So lässt sich auch der Dokumentenversand in den digitalen Arbeitsablauf einbinden.
Mitarbeiterverwaltung und Personalbuchhaltung vorbereiten
Neben Kundeneinsätzen müssen auch Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten, Zeitkorrekturen und Überstunden verwaltet werden.
In den Mitarbeiterkonten von unico laufen diese Informationen zusammen.
Mitarbeiter können ihre Zeiten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen. Arbeitsverträge und weitere Personaldokumente lassen sich zentral hinterlegen.
Für Lohnabrechnungen steht ein geschützter Bereich zur digitalen Bereitstellung zur Verfügung.
Zum Monatsabschluss werden die relevanten Daten für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch Ihren Steuerberater zusammengestellt.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen, Betreuungsdienste, Alltagsbegleiter und Anbieter von Entlastungsleistungen, die ihre betrieblichen Abläufe gemeinsam organisieren möchten.
Besonders hilfreich ist die Software, wenn mehrere Mitarbeiter bei unterschiedlichen Kunden eingesetzt werden und das Büro Planung, Dokumentation und Abrechnung koordinieren muss.
Auch wachsende Unternehmen profitieren davon, wenn Informationen zentral verfügbar sind und Zuständigkeiten über Berechtigungen geregelt werden können.
Neue Mitarbeiter lassen sich in bestehende Abläufe einbinden, ohne für jeden Arbeitsbereich zusätzliche Listen oder getrennte Anwendungen aufzubauen.
Software für Haushaltshilfe anhand Ihrer Abläufe kennenlernen
Die passende Software muss zu den tatsächlichen Abläufen Ihres Unternehmens passen.
In einer persönlichen Demonstration schauen wir gemeinsam darauf, wie Sie heute planen, Zeiten erfassen und Leistungen abrechnen.
Sie erfahren, wie sich diese Arbeitsschritte mit unico verbinden lassen und welche Einstellungen zu Ihrem Unternehmen passen.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie unico anhand konkreter Abläufe aus Ihrem Arbeitsalltag kennen.