Ihre Mitarbeiter beginnen den Arbeitstag beim Kunden, wechseln zwischen Einsatzorten und benötigen unterwegs aktuelle Termininformationen.
Mit der mobilen Dienstplanung von unico kann Ihr Team den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone abrufen. Das Büro koordiniert die Einsätze zentral und bearbeitet Terminverschiebungen oder Vertretungen innerhalb derselben Anwendung.
Je nach Berechtigung können Mitarbeiter auch selbst Planungsaufgaben übernehmen. So verbinden Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen eine zentrale Organisation mit flexiblen Abläufen für ihr mobiles Team.
Warum mobile Teams eine gemeinsame Planung benötigen
Ein ausgedruckter Dienstplan bildet den Stand zum Zeitpunkt des Ausdrucks ab. Sobald ein Kunde absagt oder ein Einsatz verschoben wird, muss die Änderung zusätzlich weitergegeben werden.
Werden Anpassungen über einzelne Nachrichten und Telefonate verteilt, fällt es Mitarbeitern schwerer, den aktuellen Tagesablauf zu überblicken. Auch das Büro muss nachvollziehen, welche Informationen bereits angekommen sind.
Eine mobile Dienstplanung schafft einen gemeinsamen Ort für die aktuelle Terminübersicht.
In unico werden Änderungen zentral gepflegt. Mitarbeiter können ihre vorgesehenen Einsätze erneut abrufen und sich am aktuellen Planungsstand orientieren.
Den Tagesplan direkt auf dem Smartphone aufrufen
Mitarbeiter in der Alltagshilfe und Alltagsbegleitung sind häufig nicht täglich im Büro.
Mit unico können sie ihren persönlichen Tagesplan unterwegs einsehen. Die vorgesehenen Kundentermine stehen damit dort zur Verfügung, wo sie für die Vorbereitung des Arbeitstages benötigt werden.
Ein zusätzlicher Weg ins Büro, um eine aktualisierte Terminliste abzuholen, entfällt für diesen Ablauf.
Die mobile Übersicht unterstützt auch Mitarbeiter, die kurzfristig einen anderen Kunden übernehmen und sich zunächst über den zugeordneten Einsatz informieren müssen.
Zentrale Planung und eigenständige Terminorganisation verbinden
Nicht jedes Unternehmen organisiert Kundentermine auf dieselbe Weise.
Manche Betreuungsdienste möchten alle Einsätze zentral im Büro koordinieren. Andere übertragen Mitarbeitern die Abstimmung bestimmter Termine mit ihren Kunden.
In unico lassen sich Planungsrechte über Berechtigungen vergeben. Damit kann die Aufgabenverteilung an Ihre betriebliche Arbeitsweise angepasst werden.
Entscheidend ist, dass Zuständigkeiten klar bleiben. Ihr Team sollte wissen, welche Änderungen es selbst vornehmen darf und wann eine Abstimmung mit dem Büro erforderlich ist.
Zentrale Funktionen der mobilen Dienstplanung
unico verbindet die Terminplanung mit den Funktionen, die Mitarbeiter vor, während und nach einem Kundeneinsatz benötigen.
Die Verwaltung und das Außenteam bearbeiten ihre jeweiligen Aufgaben innerhalb einer gemeinsamen Anwendung.
Persönliche Einsätze übersichtlich einsehen
Der mobile Tagesplan zeigt die vorgesehenen Kundentermine des Mitarbeiters.
Das erleichtert die Orientierung im Tagesablauf und die Vorbereitung auf die einzelnen Besuche.
Bei Rückfragen können sich Mitarbeiter und Büro auf denselben Termin beziehen, statt Angaben aus unterschiedlichen Listen abzugleichen.
Terminänderungen zentral bearbeiten
Kundentermine können verschoben und Mitarbeiterzuordnungen angepasst werden. Verschiebungen und Vertretungen lassen sich in der Planung per Drag-and-Drop bearbeiten.
Der geänderte Stand steht beim erneuten Abruf der Planung zur Verfügung.
Damit wird die Anpassung an einer gemeinsamen Stelle gepflegt und muss nicht in mehreren unabhängigen Terminlisten nachgetragen werden.
Informationen für den Einsatz nutzen
Hinterlegte Hinweise zum Termin stehen Mitarbeitern beim Einchecken zur Verfügung.
Das unterstützt die Durchführung des Einsatzes und hilft insbesondere bei übernommenen Vertretungen.
Für die Fahrt zum Kunden bietet der mobile Tagesplan eine integrierte Google-Navigation.
Zeiten und Leistungen mobil dokumentieren
Vor Ort können Mitarbeiter ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone erfassen und Leistungen digital vom Kunden unterschreiben lassen.
Die dokumentierten Angaben stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro bereit.
So führt der mobile Ablauf vom geplanten Termin zur Leistungsdokumentation, ohne dafür zunächst Papierunterlagen ins Büro bringen zu müssen.
Kurzfristige Änderungen zuverlässig abstimmen
Eine Änderung im System bedeutet noch nicht automatisch, dass der betroffene Mitarbeiter sie bereits gesehen hat.
Bei kurzfristigen Verschiebungen sollte deshalb geklärt werden, ob die Anpassung rechtzeitig bekannt ist und in den laufenden Arbeitstag passt.
Die mobile Terminübersicht schafft dafür die gemeinsame Informationsgrundlage. Eine direkte Rücksprache ergänzt sie, wenn ein Einsatz unmittelbar bevorsteht oder sich der Mitarbeiter bereits auf dem Weg befindet.
Der integrierte Unternehmenschat von unico bietet zusätzlich einen Bereich für die interne Abstimmung.
Vertretungen auch ohne Besuch im Büro vorbereiten
Fällt ein Mitarbeiter aus, prüft das Büro die betroffenen Kundentermine und mögliche Vertretungen.
Nach der Zuordnung kann der vertretende Mitarbeiter den Einsatz in seinem persönlichen Tagesplan aufrufen. Die Navigation unterstützt die Fahrt zu einem möglicherweise noch unbekannten Kunden.
Hinterlegte Termininformationen stehen beim Einchecken zur Verfügung.
So lässt sich die Übergabe auf Grundlage zentral gespeicherter Angaben vorbereiten. Ergänzende Besonderheiten können direkt mit dem Büro geklärt werden.
Ein Beispiel aus dem mobilen Arbeitsalltag
Eine Mitarbeiterin in der Seniorenbetreuung hat für den Nachmittag zwei Kundenbesuche geplant. Einer der Kunden bittet kurzfristig um eine Verschiebung.
Das Büro prüft den weiteren Tagesablauf und stimmt die Änderung mit der Mitarbeiterin ab. Anschließend wird der Termin in unico angepasst.
Die Mitarbeiterin ruft ihren aktuellen Tagesplan auf und orientiert sich an der geänderten Reihenfolge. Beim Kunden dokumentiert sie ihre Einsatzzeit und lässt die Leistung digital bestätigen.
Die Verwaltung erhält die Angaben innerhalb derselben Anwendung und kann sie für die weitere Bearbeitung prüfen.
Planungsänderungen im gesamten Tagesablauf betrachten
Mobile Verfügbarkeit macht Änderungen leichter zugänglich. Ob ein zusätzlicher Termin sinnvoll ist, muss trotzdem anhand des gesamten Arbeitstages beurteilt werden.
Einsatzdauer, Fahrwege, Pausen und die nachfolgenden Kundentermine müssen zusammenpassen.
Die zentrale Planung unterstützt Ihr Büro dabei, diese Zusammenhänge zu prüfen, bevor ein Einsatz neu zugeordnet wird.
So bleibt die Flexibilität mit einer realistischen Arbeitsorganisation verbunden.
Geplante Termine und dokumentierte Zeiten vergleichen
Der Dienstplan zeigt den vorgesehenen Ablauf. Die mobile Zeiterfassung ergänzt die dazu gebuchten Arbeitszeiten.
In unico kann das Büro beide Informationen gemeinsam betrachten und Abweichungen gezielt prüfen.
Wenn bestimmte Kundentermine regelmäßig länger dauern, lässt sich die vorgesehene Einsatzdauer für zukünftige Planungen überprüfen.
Damit liefert die Dokumentation aus dem Außeneinsatz auch Informationen für die Weiterentwicklung Ihrer Dienstplanung.
Mobile Planung mit der weiteren Verwaltung verbinden
Nach einem Kundentermin werden die dokumentierten Informationen für zusätzliche Aufgaben benötigt.
Das Büro prüft Zeitbuchungen und Leistungsnachweise. Erfasste Leistungen können anschließend zusammen mit den hinterlegten Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge genutzt werden.
Mitarbeiterzeiten und weitere relevante Angaben stehen für die Vorbereitung der Personalbuchhaltung zur Verfügung.
Die mobile Dienstplanung bildet damit den Einstieg in einen zusammenhängenden Arbeitsablauf von der Terminorganisation bis zur Nachbearbeitung.
Klare Abläufe für die mobile Nutzung festlegen
Für eine zuverlässige Zusammenarbeit sollte Ihr Team wissen, wann der aktuelle Dienstplan abgerufen wird und wie kurzfristige Änderungen abgestimmt werden.
Ebenso wichtig ist eine eindeutige Regelung, wer Termine bearbeiten darf und wer bei Rückfragen zuständig ist.
Die Berechtigungen in unico unterstützen diese Aufgabenverteilung. Mitarbeiter nutzen die vorgesehenen Funktionen, während das Büro die zentralen Abläufe koordiniert.
Das erleichtert auch die Einarbeitung neuer Kollegen.
Für welche Unternehmen eignet sich mobile Dienstplanung?
Mobile Dienstplanung ist besonders hilfreich für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen mit wechselnden Einsatzorten.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung profitieren davon, wenn ihre Mitarbeiter Termine unterwegs abrufen können.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit mehreren täglichen Kundenbesuchen erleichtert die gemeinsame Planung die Abstimmung zwischen Büro und Außenteam.
Der Nutzen ist besonders groß, wenn Mitarbeiter direkt beim ersten Kunden starten und Terminänderungen nicht persönlich im Büro besprochen werden können.
Mobile Dienstplanung mit unico kennenlernen
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Gemeinsam betrachten wir, welche Aufgaben Ihr Büro übernimmt und welche Planungsmöglichkeiten Ihre Mitarbeiter benötigen.
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