Anbieter von Unterstützung im Alltag organisieren regelmäßige Kundenbesuche, koordinieren Mitarbeiter und dokumentieren erbrachte Leistungen. Für die anschließende Abrechnung müssen diese Informationen vollständig zusammengeführt werden.
Mit unico verbinden Sie die Leistungsdokumentation mit Ihrer Rechnungsvorbereitung. Erfasste Einsätze und hinterlegte Vertragsdaten werden gemeinsam genutzt, um Rechnungsvorschläge zu erstellen.
Ihr Büro prüft die Angaben und verarbeitet sie zu Rechnungen mit den benötigten Anhängen weiter. So reduzieren Sie wiederholte Dateneingaben und schaffen einen nachvollziehbaren Ablauf vom Kundenbesuch bis zur Abrechnung.
Abrechnung passend zu Ihrem Leistungsangebot organisieren
Unterstützung im Alltag umfasst unterschiedliche Tätigkeiten. Je nach Angebot begleitet Ihr Team Kunden bei alltäglichen Aufgaben, übernimmt vereinbarte Hilfe im Haushalt oder unterstützt die soziale Teilhabe.
Für die Rechnungsstellung muss erkennbar sein, welche Leistung tatsächlich erbracht wurde und welche Konditionen dafür gelten.
Eine passende Abrechnungssoftware verbindet deshalb Kundenvereinbarungen, dokumentierte Einsätze und Leistungsnachweise.
unico führt diese Informationen innerhalb einer Anwendung zusammen. Das erleichtert die Bearbeitung für Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und hauswirtschaftlichen Diensten.
Warum getrennte Listen die Abrechnung erschweren
Wenn Arbeitszeiten auf Papier notiert, Kundenpreise in Tabellen gepflegt und Rechnungen in einem weiteren Programm erstellt werden, entstehen mehrere Übergaben.
Das Büro muss Angaben übertragen und anschließend prüfen, ob sie übereinstimmen. Fehlen Nachweise, wird der Vorgang unterbrochen und später erneut aufgegriffen.
Bei vielen regelmäßigen Kunden wiederholen sich diese Arbeitsschritte jeden Monat.
Mit unico stehen die dokumentierten Einsatzdaten für die weitere Bearbeitung bereit. Die Verwaltung kann vorhandene Informationen nutzen, statt jede Rechnung aus unterschiedlichen Unterlagen neu zusammenzustellen.
Kundenvereinbarungen als Grundlage der Rechnungsstellung
Eine zuverlässige Abrechnung beginnt mit aktuellen Kundeninformationen.
Welche Dienstleistungen wurden vereinbart? Welche Preise gelten? Werden Anfahrtskosten oder zusätzliche Leistungen berechnet? Wer erhält die Rechnung?
In unico werden Kundeninformationen, Vertragsdaten und Dokumente zentral verwaltet. Diese Angaben bilden gemeinsam mit der Einsatzdokumentation die Grundlage der Rechnungsvorbereitung.
Änderungen an Vereinbarungen sollten zeitnah gepflegt werden, damit die folgenden Abrechnungen auf dem aktuellen Stand beruhen.
Leistungen direkt beim Kunden dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen erbrachte Leistungen digital vom Kunden bestätigen.
Die Angaben stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro zur Verfügung.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Stundenzettel und erleichtert die Zuordnung zum jeweiligen Kunden und Termin.
Besonderheiten können zeitnah geklärt werden. Die Verwaltung muss nicht bis zur Rückgabe eines Papierformulars warten, um einen dokumentierten Einsatz zu prüfen.
Zentrale Funktionen der Abrechnungssoftware
unico verbindet die Vorbereitung, Kontrolle und Erstellung von Rechnungen mit den täglichen Abläufen Ihres Teams.
Dabei bleiben die zugehörigen Kundeninformationen und Nachweise innerhalb derselben Anwendung verfügbar.
Erfasste Leistungen weiterverwenden
Dokumentierte Einsatzdaten können für die Rechnungsvorbereitung genutzt werden.
Das Büro muss die Angaben nicht erneut aus einzelnen Formularen übernehmen. Bei Rückfragen lässt sich der zugehörige Kundeneinsatz im Zusammenhang betrachten.
So wird die tägliche Dokumentation zur Grundlage der monatlichen Abrechnung.
Vertragsdaten und Leistungen zusammenführen
unico erstellt Rechnungsvorschläge auf Grundlage der erfassten Leistungen und hinterlegten Konditionen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
Die Verwaltung prüft, ob die vorgeschlagenen Positionen zum konkreten Vorgang und zum vorgesehenen Abrechnungsweg passen.
Leistungsnachweise kontrollieren
Vor der Rechnungsstellung lässt sich prüfen, ob Nachweise unterschrieben und die benötigten Unterlagen vorhanden sind.
Fehlende Angaben können gezielt nachbearbeitet werden.
Die digitale Übersicht unterstützt die Kontrolle. Sie ersetzt nicht die sachliche Prüfung, ob Leistungen und Vereinbarungen übereinstimmen.
Rechnungen mit Anhängen erstellen
Nach der Prüfung werden die Vorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die erforderlichen Nachweise können gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden. Das erleichtert die Zusammenstellung der Unterlagen für den jeweiligen Empfänger.
Welche Anhänge benötigt werden, richtet sich nach dem konkreten Abrechnungsfall.
Kundenbudgets bei der Planung berücksichtigen
Bei der Organisation von Unterstützung im Alltag kann auch die Finanzierung weiterer Einsätze eine Rolle spielen.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Angaben können bei der Planung und bei Gesprächen über den gewünschten Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Damit die Übersicht verlässlich genutzt werden kann, müssen die zugrunde liegenden Informationen aktuell und vollständig sein. Die Anzeige ersetzt keine Bestätigung der Kostenübernahme durch einen Kostenträger.
Unterschiedliche Rechnungsempfänger berücksichtigen
Je nach Vereinbarung werden Leistungen gegenüber Kunden, Pflegekassen oder weiteren Kostenträgern abgerechnet.
unico unterstützt die Rechnungsvorbereitung auf Grundlage der hinterlegten Kundeninformationen und Vertragsdaten.
Das Büro prüft, welcher Empfänger zuständig ist und welche Unterlagen für den jeweiligen Vorgang benötigt werden.
So lassen sich unterschiedliche Abrechnungswege innerhalb derselben Anwendung bearbeiten, während die zugehörigen Voraussetzungen getrennt geprüft bleiben.
Ein Beispiel aus der Unterstützung im Alltag
Ein Anbieter begleitet einen Kunden regelmäßig bei alltäglichen Aufgaben und übernimmt zusätzlich vereinbarte Unterstützung im Haushalt.
Die Mitarbeiter dokumentieren die durchgeführten Einsätze und lassen die Leistungen bestätigen. Im Kundenkonto sind die zugehörigen Dienstleistungen und Konditionen hinterlegt.
Für die Rechnungsvorbereitung führt unico die vorhandenen Angaben zusammen. Das Büro kontrolliert die Positionen und die Leistungsnachweise.
Nach der Prüfung wird die Rechnung mit den benötigten Unterlagen erstellt. Die Einsatzdaten müssen dafür nicht erneut aus einer separaten Stundenliste übertragen werden.
Rechnungen direkt aus der Software versenden
Nach der Erstellung können Rechnungen und Dokumente aus unico per E-Mail verschickt werden.
Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung. Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
Damit lässt sich auch dieser Arbeitsschritt aus der Software heraus anstoßen.
Welcher Übermittlungsweg geeignet ist, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Rechnungsempfängers.
Den Monatsabschluss laufend vorbereiten
Eine geordnete Abrechnung beginnt mit der regelmäßigen Prüfung der Dokumentation.
Wenn eine Unterschrift fehlt oder eine Zeitangabe unklar ist, kann das Büro den Vorgang bereits während des Monats bearbeiten.
Das erleichtert die Klärung, weil sich die Beteiligten noch an den betreffenden Einsatz erinnern.
Zum Monatsabschluss stehen dadurch mehr Unterlagen vollständig für die abschließende Kontrolle bereit. Die Rechnungsvorbereitung wird weniger häufig durch nachträgliche Rückfragen unterbrochen.
Warum unico für Anbieter von Unterstützung im Alltag?
unico verbindet die Aufgaben, die im Büro und beim Kunden entstehen.
Ein Termin wird geplant, eine Leistung dokumentiert und der Nachweis für die Abrechnung genutzt. Kundeninformationen und Vertragsdaten bleiben dabei für die weitere Bearbeitung verfügbar.
Diese Verbindung reduziert manuelle Übertragungen und erleichtert die Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Verwaltung.
Der Nutzen liegt damit in einem gemeinsamen Arbeitsablauf, der die tägliche Leistungserbringung mit der Rechnungsstellung verbindet.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Die Abrechnungssoftware richtet sich an Anbieter von Unterstützung im Alltag, Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen.
Auch Unternehmen aus der Alltagsbegleitung, Alltagshilfe und Seniorenbetreuung können ihre Einsatzdokumentation mit der Rechnungsvorbereitung verbinden.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen wiederkehrenden Kunden ist die gemeinsame Verwaltung von Leistungsdaten und Vertragsinformationen ebenfalls hilfreich.
Besonders relevant ist die Lösung, wenn mehrere Mitarbeiter Leistungen dokumentieren und das Büro daraus regelmäßig Rechnungen erstellt.
Ihre Abrechnung mit unico kennenlernen
Sie möchten weniger Zeit mit der Übertragung von Leistungsdaten und dem Zusammenstellen von Nachweisen verbringen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundenverwaltung, mobile Dokumentation und Rechnungsvorschläge in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihr Leistungsangebot, Ihre Kundenvereinbarungen und die Anforderungen Ihres Büros.
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