Ein wachsendes Team bringt zusätzliche Verwaltungsaufgaben mit sich. Mitarbeiterdaten müssen gepflegt, Arbeitszeiten geprüft, Urlaubsanträge bearbeitet und Unterlagen für die Personalbuchhaltung zusammengestellt werden.
In Betreuungsdiensten und Haushaltshilfeunternehmen entstehen viele dieser Informationen unterwegs. Mitarbeiter sind bei unterschiedlichen Kunden im Einsatz und kommen nicht täglich ins Büro.
unico verbindet die Personalverwaltung mit der mobilen Zeiterfassung und der Einsatzplanung. Mitarbeiterkonten, Abwesenheiten und Personaldokumente werden innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert.
So arbeiten Büro und Außenteam mit einer nachvollziehbaren Grundlage, vom erfassten Kundeneinsatz bis zur Vorbereitung des monatlichen Personalabschlusses.
Was Personalverwaltung in mobilen Teams besonders macht
Bei einem mobilen Team reicht eine Liste mit Namen und Kontaktdaten nicht aus.
Das Büro muss wissen, welche Arbeitszeiten dokumentiert sind, welche Mitarbeiter fehlen und welche Angaben für die weitere Bearbeitung benötigt werden. Gleichzeitig möchten Beschäftigte ihre Stunden einsehen, Urlaub beantragen und persönliche Unterlagen erhalten.
Werden diese Aufgaben über Tabellen, Papierformulare und einzelne Nachrichten organisiert, entstehen viele zusätzliche Abstimmungen.
Eine gemeinsame Mitarbeiterverwaltung erleichtert den Zugriff auf zusammengehörige Informationen und schafft klare Wege für wiederkehrende Anliegen.
Mitarbeiterinformationen zentral verwalten
In den Mitarbeiterkonten von unico werden die für die Verwaltung relevanten Angaben zusammengeführt.
Arbeitszeiten, bezahlte Fahrten, Urlaube und Arbeitsunfähigkeiten können im Zusammenhang bearbeitet werden. Vertragsdaten und hinterlegte Vergütungsparameter ergänzen die Grundlage für die monatliche Aufbereitung.
Das reduziert die Suche nach Informationen in getrennten Listen.
Wichtig bleibt eine aktuelle Datenpflege. Ändern sich Vereinbarungen mit einem Mitarbeiter, sollten die entsprechenden Angaben rechtzeitig angepasst werden.
Zentrale Funktionen der Personalverwaltung mit unico
Die Personalverwaltung verbindet Aufgaben der Beschäftigten mit der Bearbeitung im Büro.
Mitarbeiter nutzen ihren persönlichen Zugang für die vorgesehenen Funktionen. Die Verwaltung prüft die Angaben und führt sie für weitere Arbeitsschritte zusammen.
Arbeitszeiten und Stundenkonten einsehen
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone. Die dokumentierten Zeiten stehen anschließend im System zur Verfügung.
Beschäftigte können ihre erfassten Stunden einsehen und ihren Stundenstand nachvollziehen. Das Büro kann die Buchungen prüfen und mit den geplanten Einsätzen vergleichen.
So beziehen sich Rückfragen auf dieselbe Informationsgrundlage.
Zeitkorrekturen geordnet bearbeiten
Wurde eine Buchung vergessen oder eine falsche Zeit festgestellt, können Mitarbeiter eine Zeitkorrektur beantragen.
Die zuständige Stelle im Büro prüft den betreffenden Vorgang und übernimmt die weitere Bearbeitung.
Damit entsteht ein einheitlicher Ablauf für Änderungswünsche. Korrekturanfragen müssen nicht ausschließlich über handschriftliche Notizen oder einzelne Nachrichten gesammelt werden.
Urlaubsanträge digital stellen
Mitarbeiter können Urlaub über unico beantragen.
Das Büro bearbeitet den Antrag innerhalb der Anwendung und berücksichtigt die Abwesenheit bei der weiteren Organisation.
Der gemeinsame Ablauf erleichtert die Zuordnung und reduziert die Übertragung von Anträgen aus Papierformularen in separate Übersichten.
Arbeitsunfähigkeiten und weitere Abwesenheiten verwalten
Abwesenheiten beeinflussen sowohl die Einsatzplanung als auch die Vorbereitung der Personalbuchhaltung.
In unico können Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Abwesenheiten innerhalb der Mitarbeiterverwaltung geführt werden.
Die Angaben stehen damit im Zusammenhang mit den übrigen Mitarbeiterinformationen zur Verfügung. Das erleichtert die Abstimmung zwischen Planung und Personalverwaltung.
Personaldokumente zuordnen
Arbeitsverträge und weitere Mitarbeiterunterlagen lassen sich zentral beim jeweiligen Mitarbeiter hinterlegen.
Das unterstützt eine nachvollziehbare Ablage und erleichtert den Zugriff für die zuständigen Personen.
Welche Dokumente benötigt werden und wer sie bearbeiten darf, sollte im Unternehmen klar geregelt sein.
Lohnabrechnungen digital bereitstellen
Lohnabrechnungen können Mitarbeitern über einen geschützten Bereich digital zur Verfügung gestellt werden.
Das ist besonders praktisch, wenn Beschäftigte selten im Büro sind oder an verschiedenen Orten arbeiten.
Die monatliche Bereitstellung lässt sich dadurch organisieren, ohne jedem Mitarbeiter einen Ausdruck persönlich übergeben zu müssen.
Personalverwaltung mit der Einsatzplanung verbinden
Eine Abwesenheit wirkt sich häufig unmittelbar auf Kundentermine aus.
Wird Urlaub geplant oder fällt ein Mitarbeiter aus, muss das Büro prüfen, welche Einsätze betroffen sind und ob eine Vertretung benötigt wird.
In unico werden Mitarbeiterverwaltung und Einsatzplanung innerhalb derselben Anwendung organisiert. Die vorhandenen Angaben unterstützen die Beurteilung der verfügbaren Kapazitäten.
Die Entscheidung über Terminverschiebungen und Vertretungen bleibt beim zuständigen Team. Eine gemeinsame Übersicht erleichtert diese Aufgabe.
Fahrtzeiten bei der Mitarbeiterverwaltung berücksichtigen
In der Haushaltshilfe und Alltagsbegleitung wechseln Mitarbeiter häufig mehrmals am Tag den Einsatzort.
Neben den Zeiten beim Kunden können deshalb auch bezahlte Fahrtzeiten für die Personalverwaltung relevant sein.
unico berücksichtigt solche Angaben bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten. Damit können sie gemeinsam mit Arbeitszeiten und weiteren hinterlegten Informationen für den Monatsabschluss betrachtet werden.
Die Vergütung der Mitarbeiter und die gegenüber Kunden berechneten Anfahrtskosten beruhen dabei auf unterschiedlichen Vereinbarungen und müssen entsprechend behandelt werden.
Den Personalabschluss während des Monats vorbereiten
Eine übersichtliche Personalverwaltung beginnt nicht erst am Monatsende.
Das Büro kann erfasste Zeiten laufend prüfen, Korrekturanfragen bearbeiten und fehlende Angaben klären. Mitarbeiter können ihre Stunden ebenfalls einsehen und Unstimmigkeiten frühzeitig ansprechen.
Dadurch verteilen sich Rückfragen über den laufenden Monat.
Zum Abschluss stehen mehr Informationen vollständig für die abschließende Kontrolle und Aufbereitung bereit.
Daten für die Personalbuchhaltung zusammenführen
Für die Vorbereitung von Lohn und Gehalt werden mehrere Informationen benötigt.
Arbeitszeiten, bezahlte Fahrten, Abwesenheiten und individuelle Vereinbarungen müssen gemeinsam betrachtet werden.
unico unterstützt die Zusammenstellung dieser Angaben auf Grundlage der hinterlegten Parameter. Die aufbereiteten Informationen können anschließend für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater genutzt werden.
Damit liefert die Software die vorbereitende Datengrundlage. Die eigentliche Lohnabrechnung erfolgt im dafür vorgesehenen Verfahren.
Ein Beispiel aus dem Personalalltag
Eine Mitarbeiterin in der Seniorenbetreuung prüft ihre erfassten Stunden und bemerkt, dass eine Zeitbuchung fehlt.
Sie beantragt eine Korrektur. Das Büro prüft den zugehörigen Einsatz und bearbeitet den Vorgang.
Für den kommenden Monat stellt die Mitarbeiterin außerdem einen Urlaubsantrag. Die zuständige Person stimmt die Abwesenheit mit der Einsatzplanung ab.
Zum Monatsabschluss stehen die geprüften Zeiten und weiteren Mitarbeiterangaben für die Aufbereitung bereit. Die verschiedenen Anliegen wurden innerhalb derselben Anwendung bearbeitet.
Verantwortlichkeiten und Zugriffe festlegen
Personaldokumente und Mitarbeiterinformationen benötigen geregelte Zugriffe.
In unico lassen sich Berechtigungen passend zur vorgesehenen Aufgabenverteilung einrichten. Beschäftigte nutzen ihren persönlichen Zugang, während zuständige Personen die Verwaltungsaufgaben übernehmen.
Legen Sie fest, wer Mitarbeiterdaten pflegt, Zeitkorrekturen bearbeitet und Unterlagen für den Personalabschluss vorbereitet.
Das erleichtert die Zusammenarbeit und verhindert, dass Aufgaben nur aufgrund persönlicher Absprachen verteilt werden.
Neue Mitarbeiter in bestehende Abläufe einbinden
Ein einheitliches Verfahren erleichtert die Einarbeitung.
Neue Mitarbeiter sollten wissen, wie sie ihre Zeiten dokumentieren, den eigenen Stundenstand prüfen und Anträge stellen. Ebenso wichtig ist eine klare Ansprechperson für Rückfragen.
Im Büro werden die benötigten Daten und Unterlagen nach demselben Prinzip wie bei den übrigen Beschäftigten gepflegt.
So kann die Personalverwaltung mit dem Team wachsen, ohne für jeden neuen Mitarbeiter zusätzliche Einzellisten aufzubauen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Personalverwaltung?
Die Personalverwaltung von unico richtet sich an Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen mit mobilen Mitarbeitern.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung koordinieren Arbeitszeiten, Abwesenheiten und persönliche Unterlagen über unterschiedliche Einsatzorte hinweg.
Für hauswirtschaftliche Dienste ist besonders die Verbindung zwischen Kundeneinsätzen, Mitarbeiterzeiten und monatlicher Personalvorbereitung hilfreich.
Der Nutzen steigt, wenn mehrere Personen im Büro zusammenarbeiten und wiederkehrende Mitarbeiteranliegen einheitlich bearbeitet werden sollen.
Ihre Personalverwaltung mit unico kennenlernen
Sie möchten Mitarbeiterinformationen zentral organisieren und den monatlichen Personalabschluss besser vorbereiten?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen die Mitarbeiterkonten, Zeiterfassung, Antragsbearbeitung und digitale Dokumentenbereitstellung.
Gemeinsam betrachten wir Ihre Aufgabenverteilung und die Angaben, die Sie für die Personalbuchhaltung benötigen.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die Personalverwaltung von unico für Ihren Betreuungsdienst oder Ihr Haushaltshilfeunternehmen kennen.