Bei mehreren Kundenbesuchen am Tag beeinflussen die Fahrwege den gesamten Arbeitsablauf. Termine müssen erreichbar sein, Übergänge realistisch geplant werden und Änderungen rechtzeitig beim zuständigen Mitarbeiter ankommen.
Eine durchdachte Routenplanung für Alltagshilfe verbindet deshalb Einsatzorte, Besuchszeiten und verfügbare Mitarbeiterkapazitäten.
Mit unico organisieren Sie Kundentermine zentral und stellen Ihrem Team einen mobilen Tagesplan bereit. Die integrierte Google-Navigation unterstützt die Fahrt zum jeweiligen Kunden.
So können Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Betreuung ihre Einsätze aufeinander abstimmen und unnötige Wege im Tagesablauf reduzieren.
Besuchsreihenfolge und Navigation aufeinander abstimmen
Für einen gut organisierten Arbeitstag müssen zwei Aufgaben zusammenpassen.
Das Büro legt fest, welcher Mitarbeiter welchen Kunden zu welcher Zeit besucht. Dabei werden Einsatzdauer, Kundenwünsche und die Lage der Einsatzorte berücksichtigt.
Die Navigation unterstützt anschließend die Fahrt zum jeweiligen Ziel.
unico verbindet die zentrale Einsatzplanung mit dem mobilen Tagesplan und der Navigation zum Kunden. Die sinnvolle Reihenfolge der Besuche wird im Rahmen Ihrer Planung festgelegt.
Typische Herausforderungen bei wechselnden Einsatzorten
Ein einzelner Kundentermin kann zeitlich passen und trotzdem ungünstig im Tagesablauf liegen.
Muss ein Mitarbeiter zwischen weit auseinanderliegenden Einsatzorten wechseln, entstehen lange Fahrten. Wird später erneut ein bereits besuchtes Gebiet angefahren, kommen möglicherweise vermeidbare Strecken hinzu.
Auch ein zu kurzer Abstand zwischen zwei Terminen kann zu Verspätungen führen. Neben der eigentlichen Fahrt benötigen Parkplatzsuche und der Weg zur Wohnung ebenfalls Zeit.
Eine gemeinsame Terminübersicht hilft Ihrem Büro, diese Zusammenhänge vor der Vergabe weiterer Einsätze zu prüfen.
Kundenbesuche geografisch sinnvoll gruppieren
Bei der Planung lohnt es sich, Kunden in derselben Umgebung gemeinsam zu betrachten.
Lassen sich benachbarte Besuche zeitlich aufeinander abstimmen, kann das Fahrwege verkürzen. Dabei müssen die vereinbarten Besuchszeiten, die benötigte Unterstützung und die Verfügbarkeit des Mitarbeiters berücksichtigt werden.
In unico können Sie Termine zentral bearbeiten und bei Bedarf verschieben.
So lässt sich die zeitliche Reihenfolge anpassen, wenn dadurch ein besserer Ablauf entsteht. Änderungen an vereinbarten Besuchszeiten werden mit den betroffenen Kunden abgestimmt.
Fahrzeiten realistisch in den Tagesablauf einplanen
Ein Terminende und der Beginn des nächsten Einsatzes sollten ausreichend Raum für den Ortswechsel lassen.
Wie viel Zeit benötigt wird, hängt vom Einsatzgebiet und den örtlichen Bedingungen ab. Innenstadtverkehr, längere Wege im ländlichen Raum oder schwierige Parkmöglichkeiten können die Planung beeinflussen.
Berücksichtigen Sie deshalb Ihre praktischen Erfahrungen mit den jeweiligen Strecken.
Realistische Übergänge unterstützen pünktliche Besuche und reduzieren den Druck auf Mitarbeiter, Verzögerungen beim nächsten Kunden ausgleichen zu müssen.
Funktionen von unico für die tägliche Routenorganisation
unico unterstützt die Organisation Ihrer Kundenbesuche durch eine gemeinsame Planung und die mobile Bereitstellung der Termine.
Das Büro kann Änderungen bearbeiten, während Mitarbeiter ihren vorgesehenen Tagesablauf unterwegs aufrufen.
Kundentermine und Mitarbeiter zuordnen
In der Einsatzplanung legen Sie fest, welcher Mitarbeiter einen Besuch übernimmt und wann dieser stattfinden soll.
Dadurch entsteht eine Übersicht über die vorgesehenen Einsätze. Die zeitliche Abfolge lässt sich im Zusammenhang mit den jeweiligen Einsatzorten beurteilen.
Das hilft insbesondere bei der Aufnahme zusätzlicher Kunden oder der Neuverteilung bestehender Termine.
Den Tagesplan mobil abrufen
Mitarbeiter können ihre geplanten Kundentermine auf dem Smartphone einsehen.
Die Übersicht gibt Orientierung für den Arbeitstag und zeigt, welche Besuche vorgesehen sind.
Das reduziert die Abhängigkeit von ausgedruckten Listen. Bei Änderungen kann der aktuelle Plan erneut in der Anwendung aufgerufen werden.
Zum nächsten Kunden navigieren
Aus dem mobilen Tagesplan steht eine integrierte Google-Navigation zum Kunden zur Verfügung.
Das erleichtert die Orientierung bei neuen Adressen und übernommenen Vertretungen.
Die Navigation unterstützt die konkrete Fahrt. Ob ein Termin sinnvoll zwischen zwei andere Besuche passt, wird bereits bei der Einsatzplanung beurteilt.
Termine und Vertretungen flexibel anpassen
Sagt ein Kunde ab oder fällt ein Mitarbeiter aus, können die betroffenen Termine in unico bearbeitet werden.
Verschiebungen und Vertretungen lassen sich per Drag-and-Drop umsetzen.
Dabei sollte das Büro jeweils den gesamten Tagesablauf des Mitarbeiters betrachten. Eine zusätzliche Zuordnung verändert möglicherweise auch die Wege und Übergänge zu den übrigen Einsätzen.
Kurzfristige Änderungen ohne unnötige Umwege organisieren
Ein abgesagter Besuch schafft nicht automatisch Platz für jeden anderen Termin.
Bevor ein zusätzlicher Kunde eingeplant wird, sollten Einsatzort, Dauer und die nachfolgenden Besuche geprüft werden. Ein vermeintlich passender Zeitraum kann durch die zusätzliche Fahrt zu knapp werden.
Die zentrale Planung in unico unterstützt diese Betrachtung.
Bei kurzfristigen Anpassungen ist außerdem eine direkte Abstimmung mit dem Mitarbeiter sinnvoll. So kann geklärt werden, ob die Änderung rechtzeitig bekannt ist und in den laufenden Arbeitstag passt.
Ein Beispiel aus der Alltagshilfe
Ein Mitarbeiter betreut vormittags zwei Kunden in benachbarten Wohngebieten. Zwischen diesen Besuchen ist bislang ein weiterer Termin in einem weiter entfernten Ort vorgesehen.
Das Büro prüft, ob der entfernte Besuch an den Anfang oder das Ende des Tages gelegt werden kann. Die Kundenwünsche und die vereinbarten Einsatzzeiten werden dabei berücksichtigt.
Ist die Änderung möglich, wird die Reihenfolge in unico angepasst und mit den Beteiligten abgestimmt.
Der Mitarbeiter ruft seinen aktualisierten Tagesplan auf und nutzt die Navigation für die einzelnen Fahrten. Die neue Reihenfolge kann eine zusätzliche Fahrt zwischen den Gebieten vermeiden.
Vertraute Betreuung bei der Routenplanung berücksichtigen
Für Kunden in der Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung ist häufig wichtig, von bekannten Mitarbeitern besucht zu werden.
Die kürzeste Fahrtstrecke ist deshalb nicht das einzige Kriterium einer guten Planung. Auch bestehende Kundenbeziehungen und passende Zuständigkeiten gehören in die Entscheidung.
Eine übersichtliche Einsatzplanung hilft dabei, diese Anforderungen gemeinsam zu betrachten.
So können Sie Fahrwege verbessern und zugleich die Kontinuität Ihrer Betreuung berücksichtigen.
Planung anhand dokumentierter Einsatzzeiten überprüfen
Ein Tagesablauf sollte regelmäßig mit den Erfahrungen aus der Durchführung abgeglichen werden.
In unico erfassen Mitarbeiter ihre Einsatzzeiten direkt beim Kunden. Das Büro kann die Buchungen mit den geplanten Terminen vergleichen.
Dauert ein Besuch wiederholt länger als vorgesehen, sollte die Planung geprüft werden. Möglicherweise müssen die Einsatzdauer oder die anschließenden Termine angepasst werden.
Diese Rückmeldung aus dem Arbeitsalltag hilft, zukünftige Tagespläne realistischer vorzubereiten.
Fahrten und Einsätze für die Verwaltung weiterverarbeiten
Für die Organisation eines mobilen Teams sind neben der Planung auch die dokumentierten Arbeitszeiten relevant.
In unico können bezahlte Fahrtzeiten bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden. Erbrachte Leistungen lassen sich beim Kunden digital bestätigen.
Die Angaben stehen anschließend im Büro für die Prüfung und weitere Verarbeitung bereit.
Damit bleibt die tägliche Einsatzorganisation mit der Vorbereitung der Personalbuchhaltung und der Leistungsabrechnung verbunden.
Für welche Unternehmen ist die Routenplanung besonders wichtig?
Eine strukturierte Routenplanung unterstützt Anbieter von Alltagshilfe und Betreuungsdienste, deren Mitarbeiter täglich mehrere Einsatzorte anfahren.
Auch Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste profitieren davon, wenn Kundentermine räumlich und zeitlich sinnvoll aufeinander abgestimmt werden.
In der Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung kommen persönliche Kundenwünsche und möglichst verlässliche Besuchszeiten hinzu.
Besonders hilfreich ist eine gemeinsame digitale Planung, wenn das Einsatzgebiet wächst, neue Kunden hinzukommen oder regelmäßig Vertretungen organisiert werden müssen.
Ihre Routenorganisation mit unico kennenlernen
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Gemeinsam betrachten wir Ihre Einsatzgebiete, die regelmäßigen Kundenbesuche und den Umgang mit kurzfristigen Änderungen.
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