Bei der Abrechnung mit Krankenkassen müssen erbrachte Leistungen, vereinbarte Konditionen und die erforderlichen Nachweise zusammenpassen. Für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste entsteht dabei häufig ein erheblicher Bearbeitungsaufwand.
Werden Einsatzzeiten auf Papier erfasst und Unterlagen getrennt verwaltet, muss das Büro die Informationen vor jeder Rechnungsstellung zusammenführen.
unico verbindet Kundenverwaltung, mobile Zeiterfassung, digitale Leistungsnachweise und Rechnungsvorbereitung. Die dokumentierten Einsätze werden gemeinsam mit den hinterlegten Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge genutzt.
So unterstützt die Software Ihr Unternehmen dabei, Abrechnungsunterlagen strukturiert vorzubereiten und wiederholte Dateneingaben zu reduzieren.
Krankenkasse und Pflegekasse richtig unterscheiden
Für die Abrechnung ist entscheidend, welcher Kostenträger für die konkrete Leistung zuständig ist.
Haushaltshilfe kann beispielsweise unter den Voraussetzungen des § 38 SGB V eine Leistung der gesetzlichen Krankenversicherung sein. Der Entlastungsbetrag nach § 45b SGB XI gehört dagegen zur Pflegeversicherung.
Für Unternehmen, die unterschiedliche Leistungen anbieten, müssen diese Abrechnungswege getrennt betrachtet werden. Eine Betreuung oder Unterstützung im Haushalt wird nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung von einer Krankenkasse übernommen.
Diese Seite richtet sich an Anbieter, die Haushaltshilfe mit Krankenkassen abrechnen und die dazugehörige Dokumentation sowie Rechnungsstellung digital organisieren möchten.
Abrechnungsgrundlagen vor dem ersten Einsatz klären
Eine gut vorbereitete Rechnung beginnt mit vollständigen Informationen zum Auftrag.
Welche Leistung ist vorgesehen? Für welchen Zeitraum und Umfang liegt eine Bewilligung vor? Welche Vergütung ist vereinbart? Welche Unterlagen und welcher Übermittlungsweg werden verlangt?
Diese Angaben sollten vor der Durchführung geprüft und für die zuständigen Mitarbeiter im Büro verfügbar sein.
In unico können Kundeninformationen, Vertragsunterlagen und weitere Dokumente zentral im Kundenkonto verwaltet werden. Das erleichtert den Zugriff auf die Grundlagen des jeweiligen Vorgangs.
Typische Herausforderungen bei der Abrechnung mit Krankenkassen
Der Aufwand steigt, wenn Informationen fehlen oder an verschiedenen Stellen gepflegt werden.
Ein Leistungsnachweis liegt vor, aber die zugehörige Vereinbarung muss noch gesucht werden. Eine Zeitangabe weicht vom geplanten Termin ab. Oder eine Rechnung wird vorbereitet, obwohl die benötigte Bestätigung noch fehlt.
Solche Unstimmigkeiten führen zu Nacharbeit und können Rückfragen beim Empfänger auslösen.
Eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage hilft Ihrem Büro, die vorhandenen Angaben zusammenzuführen und offene Punkte vor der Rechnungsstellung zu bearbeiten.
Zentrale Funktionen der Abrechnungssoftware von unico
unico verbindet die Dokumentation beim Kunden mit den anschließenden Aufgaben in der Verwaltung.
Dadurch bleiben Einsatzinformationen und Unterlagen für die Vorbereitung und Prüfung der Abrechnung verfügbar.
Erbrachte Leistungen mobil dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten direkt auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Die Angaben stehen anschließend im System für die weitere Bearbeitung bereit.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Stundenzettel und erleichtert die Zuordnung zum jeweiligen Kunden und Einsatz.
Leistungsnachweise auf Vollständigkeit prüfen
Im Büro lässt sich kontrollieren, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Fehlende Angaben können gezielt nachbearbeitet werden. Auch Abweichungen zwischen geplanten Terminen und erfassten Zeiten lassen sich vor der Rechnungserstellung klären.
Welche Form des Nachweises benötigt wird, muss zum jeweiligen Abrechnungsfall und den Anforderungen des Empfängers passen.
Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge nutzen
unico führt dokumentierte Leistungen mit den hinterlegten Vertragsdaten zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können in die Rechnungsvorbereitung einfließen. Das Büro prüft, welche Positionen im konkreten Fall gegenüber der Krankenkasse berechnet werden dürfen.
So können vorhandene Daten weiterverwendet werden, ohne jede Rechnungsposition vollständig neu einzugeben.
Rechnungen mit zugehörigen Unterlagen vorbereiten
Nach der Kontrolle werden die Rechnungsvorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die benötigten Anhänge können zusammen mit der Rechnung bereitgestellt werden. Das erleichtert die Zusammenstellung der Unterlagen für den jeweiligen Empfänger.
Die abschließende Prüfung bleibt Aufgabe Ihres Unternehmens.
Bewilligten Umfang und dokumentierte Leistungen abgleichen
Bei einer bewilligten Haushaltshilfe sind der vorgesehene Zeitraum und der genehmigte Leistungsumfang wichtige Prüfgrundlagen.
Das Büro sollte die tatsächlich dokumentierten Einsätze mit den vorliegenden Unterlagen und Vereinbarungen abgleichen.
Wurde mehr Unterstützung benötigt oder haben sich die Einsatzzeiten verändert, muss geklärt werden, wie diese Abweichung behandelt wird.
Die zentrale Ablage in unico unterstützt den Zugriff auf die relevanten Informationen. Eine automatische Prüfung oder Bestätigung der Kostenübernahme wird dadurch nicht ersetzt.
Ein Beispiel aus der Rechnungsvorbereitung
Ein Haushaltshilfeunternehmen übernimmt für einen Kunden Einsätze auf Grundlage einer vorliegenden Bewilligung.
Das Büro hinterlegt die Kundeninformationen und zugehörigen Unterlagen. Die Termine werden geplant und den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet.
Während der Einsätze erfassen die Mitarbeiter ihre Zeiten und lassen die Leistungen bestätigen.
Vor der Rechnungsstellung prüft die Verwaltung, ob die dokumentierten Leistungen zum bewilligten Umfang und den vereinbarten Konditionen passen. Anschließend werden die Rechnungsvorschläge kontrolliert und die erforderlichen Unterlagen zusammengestellt.
So wird die Abrechnung aus den bereits vorhandenen Informationen vorbereitet.
Anforderungen an die Übermittlung berücksichtigen
Eine vollständige Rechnung muss auch auf dem vorgesehenen Weg beim richtigen Empfänger eingehen.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail oder über die integrierte Anbindung an die E-Post versendet werden. Welcher Weg für eine konkrete Abrechnung zulässig und geeignet ist, richtet sich nach den Anforderungen der Krankenkasse.
Ein elektronischer Dokumentenversand ist dabei von einem vorgeschriebenen Datenaustauschverfahren zu unterscheiden.
Klären Sie deshalb für Ihren Abrechnungsprozess, welches Format, welche Anlagen und welcher Übermittlungsweg benötigt werden. In einer Demonstration lässt sich besprechen, wie die Rechnungsvorbereitung mit unico in diesen Ablauf eingebunden werden kann.
Rückfragen zu Rechnungen gezielt bearbeiten
Fragt eine Krankenkasse nach einem Einsatz oder einer berechneten Position, sollten die zugehörigen Unterlagen schnell auffindbar sein.
In unico stehen Kundeninformationen, Leistungsnachweise und Rechnungen im Zusammenhang zur Verfügung.
Das Büro kann nachvollziehen, welche Angaben dokumentiert wurden und welche Vereinbarung der Rechnung zugrunde liegt.
Das erleichtert die Auskunft und die interne Übergabe, wenn ein anderer Mitarbeiter den Vorgang weiterbearbeitet.
Den Monatsabschluss laufend vorbereiten
Die Prüfung von Nachweisen muss nicht erst beginnen, wenn alle Rechnungen erstellt werden sollen.
Da erfasste Einsatzdaten digital verfügbar sind, kann das Büro bereits während des Monats offene Angaben bearbeiten.
Rückfragen lassen sich dadurch näher am jeweiligen Termin klären. Zum Monatsabschluss stehen mehr Vorgänge vollständig für die abschließende Kontrolle bereit.
Das reduziert die Zahl der Unterbrechungen bei der Rechnungsvorbereitung und verteilt die Bearbeitung gleichmäßiger.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste, die ihre Einsatzdokumentation mit der Rechnungsstellung verbinden möchten.
Auch Anbieter von Alltagshilfe und hauswirtschaftlichen Diensten können die Software für ihre betrieblichen Abläufe nutzen.
Unternehmen aus der Alltagsbegleitung oder Seniorenbetreuung sollten anhand ihres konkreten Leistungsangebots unterscheiden, ob die Abrechnung mit Kunden, Krankenkassen oder Pflegekassen erfolgt.
Maßgeblich sind die tatsächlich angebotenen Leistungen und die jeweiligen Abrechnungsgrundlagen.
Ihre Abrechnung mit Krankenkassen kennenlernen
Sie möchten Einsatzdaten und Nachweise zentral verwalten und Ihre Rechnungsstellung besser vorbereiten?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundenverwaltung, Zeiterfassung, digitale Leistungsnachweise und Rechnungsvorschläge in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre angebotenen Leistungen und die Anforderungen Ihrer Rechnungsempfänger.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie unico die Abrechnungsvorbereitung in Ihrem Unternehmen unterstützen kann.