Ein Programm für Kundendaten, eine Tabelle für den Dienstplan und Papierformulare für Leistungsnachweise: Wenn jeder Arbeitsbereich getrennt organisiert wird, entstehen viele zusätzliche Übergaben.
Mit unico erhalten Sie eine zentrale Software für die wesentlichen Abläufe Ihres Betreuungsdienstes. Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Abrechnung greifen ineinander.
Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter nutzen gemeinsame Informationen für ihre jeweiligen Aufgaben. So können Daten aus einem Kundeneinsatz für die weitere Verwaltung verwendet werden, ohne sie jedes Mal neu zu erfassen.
Was eine All in One Lösung im Betreuungsdienst ausmacht
Der Nutzen einer Komplettlösung liegt im Zusammenspiel ihrer Funktionen.
Ein geplanter Termin ist einem Kunden und einem Mitarbeiter zugeordnet. Nach dem Einsatz kommen Zeitbuchungen und bestätigte Leistungen hinzu. Das Büro prüft diese Angaben und verwendet sie für die Rechnungsvorbereitung.
In unico werden diese Arbeitsschritte innerhalb einer Anwendung verbunden.
Dadurch bleibt der Zusammenhang zwischen Planung, Durchführung und Abrechnung nachvollziehbar. Die Verwaltung muss den Vorgang nicht in jedem Arbeitsbereich neu aufbauen.
Warum getrennte Anwendungen zusätzliche Arbeit verursachen
Einzelne Programme können ihre jeweilige Aufgabe gut erfüllen. Aufwand entsteht häufig dann, wenn Informationen zwischen ihnen übertragen werden müssen.
Eine Kundenadresse wird an mehreren Stellen gepflegt. Eine Terminänderung muss zusätzlich weitergegeben werden. Dokumentierte Einsatzzeiten werden für die Abrechnung erneut eingegeben.
Mit jeder Übertragung steigt der Abstimmungsbedarf. Unterschiedliche Datenstände erschweren außerdem die Prüfung.
unico bündelt die zentralen Informationen und stellt sie für die verbundenen Arbeitsschritte bereit. Das reduziert manuelle Übergaben und erleichtert das Auffinden zusammengehöriger Angaben.
Welche Aufgaben Sie mit unico verbinden
Die Software unterstützt sowohl die Organisation im Büro als auch den mobilen Arbeitsalltag Ihres Teams.
Dabei werden Informationen aus der Kundenbetreuung für nachfolgende Verwaltungsaufgaben nutzbar gemacht.
Kundenverwaltung und Dokumente
Im Kundenkonto werden Stammdaten, Vertragsunterlagen, Termine und Rechnungen zusammengeführt.
Das erleichtert die Bearbeitung von Rückfragen und die Vorbereitung weiterer Einsätze.
Dokumente wie Abtretungserklärungen lassen sich erstellen, auf einem Tablet digital unterschreiben und im Kundenkonto speichern.
Einsatzplanung und Dienstplan
Sie koordinieren Kundentermine und ordnen die zuständigen Mitarbeiter zu.
Verschiebungen und Vertretungen können per Drag-and-Drop bearbeitet werden. Über Berechtigungen steuern Sie, welche Planungsaufgaben das Büro übernimmt und welche Mitarbeiter selbst erledigen dürfen.
Das Außenteam kann den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone abrufen und die integrierte Navigation zum Kunden nutzen.
Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten direkt beim Kunden.
Die Buchungen stehen dem Büro zur Prüfung zur Verfügung. Dort lässt sich nachvollziehen, ob die erfassten Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Digitale Leistungsnachweise
Erbrachte Leistungen können direkt auf dem Smartphone digital vom Kunden bestätigt werden.
Das Büro kann prüfen, ob die benötigten Unterschriften und Unterlagen vorliegen. Fehlende Angaben lassen sich gezielt nachbearbeiten.
Die Leistungsdokumentation wird damit Teil des gemeinsamen Arbeitsablaufs.
Rechnungsvorbereitung und Versand
unico führt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Das Büro kontrolliert die Positionen und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen. Vereinbarte Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können berücksichtigt werden.
Für den Versand stehen E-Mail und die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung.
Mitarbeiterverwaltung und Personalunterlagen
Arbeitszeiten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben werden in den Mitarbeiterkonten verwaltet.
Mitarbeiter können ihre Stunden einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen. Personaldokumente und Lohnabrechnungen lassen sich digital bereitstellen.
Zum Monatsabschluss unterstützt unico die Zusammenstellung der Informationen für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater.
Ein Beispiel für das Zusammenspiel der Funktionen
Ein neuer Kunde vereinbart regelmäßige Unterstützung im Alltag.
Das Büro legt die Kundeninformationen an, hinterlegt die vereinbarten Leistungen und plant die Besuche. Die zuständige Mitarbeiterin sieht ihre Termine im mobilen Tagesplan.
Beim Kunden erfasst sie ihre Einsatzzeit und lässt die Leistung digital bestätigen.
Die Verwaltung prüft die Angaben und verwendet die dokumentierten Leistungen zusammen mit den Vertragsdaten für die Rechnungsvorbereitung. Die Mitarbeiterzeiten stehen zusätzlich für den Personalabschluss bereit.
Mehrere Arbeitsbereiche nutzen damit Informationen aus demselben Vorgang. Das reduziert doppelte Eingaben und vereinfacht die Abstimmung.
Kommunikation in die Arbeitsumgebung einbinden
Auch Rückfragen und interne Absprachen gehören zum Alltag eines Betreuungsdienstes.
Der integrierte Unternehmenschat von unico bietet dafür einen gemeinsamen Kommunikationsbereich.
Mitarbeiter und Büro können berufliche Anliegen innerhalb der betrieblichen Anwendung austauschen. Das ergänzt die strukturierten Informationen aus Kundenverwaltung und Planung.
Klare Absprachen darüber, welche Angaben in den jeweiligen Vorgang gehören und welche über den Chat besprochen werden, unterstützen eine nachvollziehbare Zusammenarbeit.
Kundenbudgets bei der Organisation berücksichtigen
Bei der Planung von Unterstützung im Alltag kann auch die Finanzierung der Einsätze eine Rolle spielen.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Informationen können bei der Planung zusätzlicher Besuche und bei Gesprächen über den Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Die Übersicht bleibt auf vollständige und aktuelle Angaben angewiesen. Sie unterstützt die Organisation, ersetzt jedoch keine Bestätigung der Kostenübernahme durch einen Kostenträger.
Gemeinsame Daten mit geregelten Zugriffsrechten nutzen
Eine zentrale Software bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter sämtliche Informationen bearbeiten muss.
In unico lassen sich Berechtigungen passend zur Aufgabenverteilung einrichten.
Mitarbeiter im Einsatz benötigen andere Funktionen als Personen, die Vertragsunterlagen verwalten oder Rechnungen erstellen. Die Zugriffe können entsprechend organisiert werden.
So unterstützt die gemeinsame Anwendung die Zusammenarbeit und erhält zugleich klare Zuständigkeiten.
Welche Prüfungen weiterhin zum Arbeitsablauf gehören
Auch eine vernetzte Software benötigt sorgfältig gepflegte Informationen.
Kundendaten und Vertragsangaben müssen aktuell sein. Zeitbuchungen und Leistungsnachweise werden auf Vollständigkeit geprüft. Rechnungsvorschläge benötigen eine sachliche Kontrolle.
unico erleichtert diese Aufgaben, indem zusammengehörige Informationen verfügbar bleiben.
Die Vorbereitung der Personalbuchhaltung unterstützt außerdem die nachfolgende Bearbeitung im Lohnprogramm oder durch den Steuerberater. Welche weiteren Systeme Ihr Unternehmen benötigt, richtet sich nach Ihren betrieblichen Anforderungen.
Eine gemeinsame Struktur für wachsende Teams
Mit mehr Kunden und Mitarbeitern steigt die Zahl der Termine, Dokumente und Rückfragen.
Einheitliche Abläufe helfen dabei, Aufgaben zu verteilen und neue Kollegen einzuarbeiten. Kundeninformationen, Einsatzplanung und Nachweiskontrolle werden nach demselben Prinzip bearbeitet.
unico bietet dafür eine gemeinsame Arbeitsumgebung.
Das erleichtert auch die Vertretung im Büro, weil Informationen nicht ausschließlich in persönlichen Listen oder einzelnen Ablagen liegen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Komplettlösung?
unico richtet sich an Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen, die ihre zentralen Verwaltungsaufgaben miteinander verbinden möchten.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung organisieren mobile Teams, regelmäßige Kundentermine und Leistungsnachweise.
Für hauswirtschaftliche Dienste ist besonders die Verbindung von Einsatzdokumentation und Rechnungsvorbereitung hilfreich.
Die Lösung unterstützt Unternehmen, die ihre Abläufe auf einer gemeinsamen Datenbasis organisieren und wiederholte Bearbeitungsschritte reduzieren möchten.
Die All in One Lösung von unico kennenlernen
Sie möchten sehen, wie Ihre Verwaltungsaufgaben innerhalb einer Software zusammenarbeiten können?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen den Ablauf von der Kundenaufnahme über den mobilen Einsatz bis zur Rechnungsvorbereitung.
Gemeinsam betrachten wir Ihre bisherigen Anwendungen, die Aufgabenverteilung im Team und die Informationen, die heute mehrfach bearbeitet werden.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie unico als All in One Lösung für Ihren Betreuungsdienst kennen.