Eine Software für Betreuungsdienste sollte die Aufgaben verbinden, die Ihr Unternehmen täglich beschäftigen: Kundentermine planen, Mitarbeiter koordinieren, Leistungen dokumentieren und Rechnungen vorbereiten.
unico wurde für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste entwickelt. Die Software bündelt Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, digitale Leistungsnachweise und Abrechnung in einer gemeinsamen Anwendung.
Damit arbeiten Büro und Außenteam mit zusammengehörigen Informationen. Aus einem geplanten Kundentermin entsteht ein dokumentierter Einsatz, dessen Daten für die weitere Verwaltung genutzt werden können.
Was eine Software für Betreuungsdienste leisten muss
Die Organisation eines Betreuungsdienstes unterscheidet sich von der Verwaltung eines Unternehmens mit festen Büroarbeitsplätzen.
Mitarbeiter besuchen unterschiedliche Kunden. Termine wiederholen sich, Vertretungen müssen organisiert und individuelle Vereinbarungen berücksichtigt werden. Gleichzeitig benötigt das Büro vollständige Unterlagen für die Rechnungsstellung.
Eine passende Betreuungsoftware bildet diese Zusammenhänge ab.
Entscheidend ist, dass Informationen aus der täglichen Arbeit für nachfolgende Aufgaben verfügbar bleiben. Kundendaten, Einsatzzeiten und Leistungsnachweise sollten nicht für jeden Bearbeitungsschritt erneut zusammengetragen werden müssen.
Auf die Anforderungen Ihres Unternehmens abstimmen
Betreuungsdienste in Deutschland arbeiten mit unterschiedlichen Leistungsangeboten, Vertragsgrundlagen und Abrechnungswegen.
Eine Software muss deshalb zu den tatsächlichen Abläufen Ihres Betriebs passen. Dazu gehören die angebotenen Dienstleistungen, die Organisation Ihrer Mitarbeiter und die Anforderungen Ihrer Rechnungsempfänger.
unico unterstützt die strukturierte Dokumentation und die Vorbereitung der Abrechnung. Ihr Unternehmen prüft weiterhin, welche Voraussetzungen für das eigene Angebot gelten und welche Unterlagen im jeweiligen Fall benötigt werden.
So bleibt die Software ein Werkzeug für die tägliche Bearbeitung, während fachliche Entscheidungen und Kontrollen klar zugeordnet sind.
Verteilte Informationen in einer Anwendung zusammenführen
Wenn Kundendaten in Tabellen, Termine in Kalendern und Leistungsnachweise in Papierordnern geführt werden, entstehen viele Übergaben.
Das Büro muss Angaben vergleichen und mehrfach eingeben. Bei Änderungen ist nicht immer sofort erkennbar, welcher Stand aktuell ist.
unico verbindet die zentralen Verwaltungsbereiche miteinander.
Das erleichtert den Zugriff auf zusammengehörige Informationen und reduziert manuelle Übertragungen. Mitarbeiter und Verwaltung nutzen dieselbe Anwendung für ihre jeweiligen Aufgaben.
Zentrale Funktionen der Betreuungsoftware von unico
Die Funktionen von unico begleiten den Ablauf von der Kundenaufnahme bis zur Rechnungsvorbereitung.
Dabei stehen sowohl die Arbeit im Büro als auch die mobile Nutzung beim Kunden im Mittelpunkt.
Einsatzplanung und Dienstplan
Kundentermine werden zentral geplant und Mitarbeitern zugeordnet.
Verschiebungen und Vertretungen lassen sich per Drag-and-Drop bearbeiten. Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Planungsaufgaben das Büro übernimmt und welche Mitarbeiter selbst erledigen dürfen.
Das Außenteam kann den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone aufrufen und die integrierte Navigation zum Kunden nutzen.
Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten direkt beim Kunden.
Die Buchungen stehen anschließend im System zur Prüfung bereit. Das Büro kann nachvollziehen, ob die erfassten Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der weiteren Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Kundenverwaltung und Dokumente
Im Kundenkonto werden Stammdaten, Termine, Vertragsunterlagen und Rechnungen zusammengeführt.
Das erleichtert die Bearbeitung von Rückfragen und die Vorbereitung weiterer Einsätze.
Dokumente wie Abtretungserklärungen können erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Digitale Leistungsnachweise
Kunden können erbrachte Leistungen direkt auf dem Smartphone des Mitarbeiters digital bestätigen.
Die Nachweise stehen dem Büro für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Dort lässt sich prüfen, ob Unterschriften und abrechnungsrelevante Unterlagen vorliegen.
Das reduziert den Aufwand für das Einsammeln und Übertragen von Papierformularen.
Abrechnung mit Kunden und Kostenträgern
unico führt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Die Software unterstützt die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger.
Ihr Büro kontrolliert die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
Mitarbeiterverwaltung
Arbeitszeiten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben werden innerhalb der Mitarbeiterkonten verwaltet.
Mitarbeiter können ihre Stunden einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen. Personaldokumente und Lohnabrechnungen lassen sich digital bereitstellen.
Zum Monatsabschluss unterstützt unico die Zusammenstellung der Daten für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater.
Ein durchgängiger Ablauf vom Kundentermin bis zur Rechnung
Ein Kunde vereinbart regelmäßige Unterstützung im Alltag. Das Büro legt seine Daten an, hinterlegt die vereinbarten Leistungen und plant die Termine.
Die zuständige Mitarbeiterin ruft ihren Tagesplan auf und dokumentiert ihre Einsätze auf dem Smartphone. Der Kunde bestätigt die Leistungen digital.
Im Büro werden die Zeitangaben und Nachweise geprüft. Anschließend können die dokumentierten Leistungen gemeinsam mit den Vertragsdaten für die Rechnungsvorbereitung genutzt werden.
Die Informationen aus dem Einsatz werden damit für mehrere Aufgaben weiterverwendet. Das reduziert doppelte Eingaben und erleichtert die Nachvollziehbarkeit.
Kundenbudgets bei der Organisation berücksichtigen
Für Anbieter von Alltagshilfe und Entlastungsleistungen ist auch die Übersicht über verfügbare Mittel wichtig.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt Sie dabei, die im System geführten Kundenbudgets im Blick zu behalten.
Diese Angaben können bei der Planung weiterer Einsätze und bei Gesprächen über den gewünschten Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Damit die Übersicht aussagekräftig bleibt, müssen die zugrunde liegenden Informationen vollständig und aktuell sein.
Datenhaltung in Deutschland und geregelte Zugriffe
Betreuungsdienste verarbeiten persönliche Kundeninformationen, Mitarbeiterdaten und Dokumente.
unico speichert Daten auf deutschen Servern. Persönliche Nutzerkonten und einstellbare Berechtigungen unterstützen eine aufgabenbezogene Organisation der Zugriffe.
So können Sie festlegen, welche Mitarbeiter bestimmte Informationen nutzen und Aufgaben bearbeiten dürfen.
Für den betrieblichen Einsatz gehören außerdem klare Zuständigkeiten und ein sorgfältiger Umgang mit Zugangsdaten und personenbezogenen Informationen dazu.
Zusammenarbeit zwischen Büro und Außenteam vereinfachen
Mitarbeiter in der Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung sind während ihres Arbeitstages häufig unterwegs.
Mit unico können sie ihren Tagesplan aufrufen, Zeiten erfassen und Leistungen bestätigen lassen. Das Büro bearbeitet die entstandenen Informationen innerhalb derselben Anwendung.
Der integrierte Unternehmenschat ergänzt die Zusammenarbeit um einen gemeinsamen Kommunikationsbereich.
So lassen sich organisatorische Aufgaben und interne Abstimmungen stärker innerhalb der betrieblichen Anwendung bündeln.
Die Einführung an Ihrer Arbeitsweise ausrichten
Eine neue Software sollte nachvollziehbare Abläufe für Ihr Team schaffen.
Zu Beginn ist deshalb wichtig, die Aufgabenverteilung festzulegen. Wer pflegt Kundendaten? Wer plant Termine? Wer prüft Leistungsnachweise und erstellt Rechnungen?
Die Berechtigungen und die vorgesehene Nutzung von unico können darauf abgestimmt werden.
Ein einheitlicher Ablauf erleichtert die Einarbeitung und hilft dabei, neue Mitarbeiter später in dieselben Prozesse einzubinden.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
unico richtet sich an Betreuungsdienste, Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Alltagshilfe.
Auch Unternehmen in der Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und im Bereich hauswirtschaftlicher Dienste können ihre Kundenorganisation, Einsatzdokumentation und Abrechnung damit verbinden.
Besonders hilfreich ist die Software, wenn mehrere mobile Mitarbeiter eingesetzt werden und das Büro viele regelmäßige Kundentermine koordiniert.
Der Schwerpunkt liegt auf den betrieblichen Abläufen dieser Anbieter und der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Außenteam.
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