Mit der Dienstplan App von unico haben Ihre Mitarbeiter ihre Kundentermine auf dem Smartphone dabei. Sie können ihren Tagesplan aufrufen und die mobile Anwendung für die Dokumentation ihrer Einsätze nutzen.
Das Büro organisiert die Planung zentral und passt Termine oder Mitarbeiterzuordnungen bei Bedarf an. So arbeiten Verwaltung und Außenteam innerhalb derselben digitalen Umgebung.
Für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen verbindet unico die mobile Terminübersicht mit Zeiterfassung, digitalen Leistungsnachweisen und weiteren Funktionen für den Arbeitsalltag.
Den Dienstplan unterwegs aufrufen
Mitarbeiter in der Haushaltshilfe und Alltagsbegleitung beginnen ihren Arbeitstag häufig direkt beim Kunden. Ein Besuch im Büro ist dafür nicht immer vorgesehen.
Mit unico können sie ihren persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone einsehen. Die geplanten Kundentermine stehen damit auch unterwegs zur Verfügung.
Das reduziert die Abhängigkeit von ausgedruckten Wochenplänen und separat verschickten Terminlisten. Mitarbeiter können die aktuelle Planung in der Anwendung abrufen.
Büroplanung und mobile Terminübersicht verbinden
Ein Dienstplan ist nur dann hilfreich, wenn die Informationen im Büro und bei den Mitarbeitern zusammenpassen.
In unico werden Kundentermine zentral geplant und den zuständigen Mitarbeitern zugeordnet. Das Außenteam nutzt die mobile Ansicht für den eigenen Arbeitstag.
Dadurch müssen nicht für jede Änderung neue Planungslisten erstellt und verteilt werden. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb einer gemeinsamen Anwendung.
Das erleichtert die Abstimmung, wenn mehrere Mitarbeiter an unterschiedlichen Einsatzorten arbeiten.
Änderungen im Dienstplan übersichtlich bearbeiten
Ein Kunde verschiebt seinen Termin oder ein Mitarbeiter fällt kurzfristig aus. Das Büro muss die Planung anpassen und die weitere Durchführung organisieren.
Mit unico lassen sich Termine verschieben und Vertretungen zuordnen. Änderungen werden in der zentralen Planung gepflegt und können beim Abruf des aktuellen Dienstplans berücksichtigt werden.
Bei besonders kurzfristigen Anpassungen bleibt eine direkte Rücksprache sinnvoll. So lässt sich klären, ob der betroffene Mitarbeiter die Änderung rechtzeitig gesehen hat und übernehmen kann.
Funktionen der Dienstplan App im Arbeitsalltag
Eine mobile Dienstplanlösung sollte Mitarbeiter bei den Aufgaben unterstützen, die rund um den Kundentermin entstehen.
unico verbindet deshalb die Terminübersicht mit den Informationen und Erfassungsmöglichkeiten für den Einsatz vor Ort.
Persönlichen Tagesplan einsehen
Mitarbeiter können nachvollziehen, welche Kundentermine für ihren Arbeitstag vorgesehen sind.
Die Übersicht erleichtert die Vorbereitung auf die einzelnen Besuche und die Orientierung im Tagesablauf.
Gerade bei wechselnden Kunden oder einer übernommenen Vertretung hilft ein zentral verfügbarer Plan.
Wichtige Termininformationen nutzen
Für einen Einsatz werden häufig zusätzliche Hinweise benötigt, die über die Uhrzeit und Adresse hinausgehen.
In unico stehen hinterlegte Informationen zum Termin beim Einchecken zur Verfügung.
Das unterstützt Mitarbeiter bei der Durchführung und reduziert Rückfragen zu Angaben, die bereits im System dokumentiert sind.
Navigation zum Kunden aufrufen
Bei wechselnden Einsatzorten gehört die Orientierung unterwegs zum täglichen Ablauf.
Der mobile Tagesplan von unico bietet eine integrierte Google-Navigation zum Kunden. Mitarbeiter können die Fahrt damit aus dem Zusammenhang ihres Termins heraus vorbereiten.
Das ist besonders hilfreich, wenn sie einen neuen Kunden besuchen oder kurzfristig eine Vertretung übernehmen.
Zeiten erfassen und Leistungen bestätigen lassen
Beim Kunden können Mitarbeiter ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone dokumentieren.
Erbrachte Leistungen lassen sich ebenfalls direkt auf dem mobilen Gerät digital unterschreiben. Die Angaben stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro zur Verfügung.
So führt der mobile Ablauf vom geplanten Termin zur Dokumentation des durchgeführten Einsatzes.
Termine nach Ihren Zuständigkeiten organisieren
Die Aufgabenverteilung unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Manche Betreuungsdienste koordinieren sämtliche Termine im Büro. Andere möchten ihren Mitarbeitern ermöglichen, bestimmte Einsätze eigenständig mit Kunden abzustimmen und zu planen.
In unico lassen sich Berechtigungen passend zur vorgesehenen Arbeitsweise vergeben. So können Sie festlegen, welche Planungsaufgaben Mitarbeiter übernehmen dürfen.
Die mobile Nutzung wird damit in Ihre betrieblichen Zuständigkeiten eingebunden.
Ein Beispiel für die Nutzung unterwegs
Ein Mitarbeiter in der Seniorenbetreuung ruft vor Arbeitsbeginn seinen Tagesplan auf. Er sieht die vorgesehenen Kundentermine und nutzt die Navigation für die Fahrt zum ersten Einsatzort.
Vor Ort stehen ihm beim Einchecken die hinterlegten Termininformationen zur Verfügung. Er dokumentiert seine Einsatzzeit und lässt die erbrachte Leistung digital bestätigen.
Für einen späteren Termin hat das Büro nach Rücksprache eine Änderung vorgenommen. Beim erneuten Abruf der Planung kann der Mitarbeiter den angepassten Ablauf einsehen.
Das Büro erhält die dokumentierten Einsatzdaten innerhalb derselben Anwendung und kann sie anschließend prüfen.
Weniger getrennte Listen und Rückfragen
Wenn Dienstpläne als Ausdruck, Tabelle und einzelne Nachricht verteilt werden, entstehen leicht unterschiedliche Versionen.
Eine Dienstplan App schafft einen gemeinsamen Ort für die aktuelle Terminübersicht. Mitarbeiter müssen ihre Einsätze nicht aus mehreren Mitteilungen zusammensuchen.
Auch für das Büro wird die Abstimmung einfacher: Rückfragen können sich auf den konkreten Termin und die dazu hinterlegten Informationen beziehen.
Voraussetzung bleibt, dass Änderungen zeitnah gepflegt werden und das Team weiß, wie aktuelle Planungsinformationen abgerufen werden.
Geplante Termine und erfasste Zeiten vergleichen
Die mobile Terminübersicht zeigt den vorgesehenen Einsatz. Die Zeiterfassung ergänzt die dazu dokumentierten Arbeitszeiten.
In unico kann das Büro beide Informationen gemeinsam betrachten. Weicht eine Zeitbuchung von der Planung ab, lässt sich der Vorgang gezielt prüfen.
Das hilft bei der Nachbearbeitung einzelner Einsätze und kann Hinweise für die künftige Planung liefern.
Benötigt ein Kunde regelmäßig mehr Unterstützung als vorgesehen, lässt sich der geplante Zeitumfang auf dieser Grundlage überprüfen.
Dienstplan und Mitarbeiterkonto gemeinsam nutzen
Neben der Einsatzübersicht können Mitarbeiter in unico ihre erfassten Arbeitszeiten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen.
Damit werden mehrere wiederkehrende Anliegen innerhalb derselben Anwendung bearbeitet.
Für Mitarbeiter entsteht ein gemeinsamer Zugang zu wichtigen Informationen ihres Arbeitsalltags. Das Büro kann die jeweiligen Vorgänge in den vorgesehenen Bereichen weiterbearbeiten.
Das reduziert die Verteilung von Planungsinformationen und Anfragen auf unterschiedliche Listen und Kommunikationswege.
Für welche Unternehmen eignet sich die Dienstplan App?
Die Dienstplan App von unico richtet sich an Betreuungsdienste, Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Alltagshilfe mit mobilen Mitarbeitern.
Auch in der Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und bei hauswirtschaftlichen Diensten müssen Teams regelmäßig verschiedene Kunden und Einsatzorte koordinieren.
Besonders hilfreich ist die mobile Übersicht, wenn Mitarbeiter direkt von zu Hause zu ihren Kunden fahren oder im Tagesverlauf mehrere Termine wahrnehmen.
Mit wachsendem Team können weitere Mitarbeiter in dieselben Abläufe eingebunden und Berechtigungen entsprechend ihrer Aufgaben eingerichtet werden.
Die Dienstplan App von unico kennenlernen
Sie möchten Ihren Mitarbeitern eine aktuelle Terminübersicht auf dem Smartphone bereitstellen und die Abstimmung mit dem Büro vereinfachen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen den mobilen Tagesplan und das Zusammenspiel mit Einsatzplanung, Zeiterfassung und digitalen Leistungsnachweisen.
Gemeinsam besprechen wir, welche Aufgaben Ihr Büro übernimmt und welche Möglichkeiten Ihre Mitarbeiter unterwegs benötigen.
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