Mit der digitalen Zeiterfassung von unico dokumentieren Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt auf dem Smartphone. Die erfassten Zeiten stehen zentral zur Verfügung und können im Büro geprüft und weiterverarbeitet werden.
Für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste verbindet unico die Zeiterfassung mit der Einsatzplanung, digitalen Leistungsnachweisen und der Vorbereitung von Abrechnung und Personalbuchhaltung.
So werden aus einzelnen Zeitbuchungen Informationen, die Ihr Unternehmen im täglichen Arbeitsablauf nutzen kann.
Was digitale Zeiterfassung im Arbeitsalltag verändert
Bei einer Zeiterfassung auf Papier entsteht ein erheblicher Teil der Arbeit erst nach dem eigentlichen Einsatz. Stundenzettel müssen eingesammelt, Angaben geprüft und Zeiten in andere Systeme übertragen werden.
Eine digitale Zeiterfassung verkürzt diesen Weg. Die Arbeitszeit wird unmittelbar in der Anwendung dokumentiert und steht anschließend für die weitere Bearbeitung bereit.
Das Büro muss nicht bis zur Abgabe der monatlichen Unterlagen warten. Mitarbeiter können ihre erfassten Zeiten ebenfalls einsehen und Unstimmigkeiten frühzeitig ansprechen.
Arbeitszeiten mobil auf dem Smartphone erfassen
In Haushaltshilfe und Betreuung arbeiten Mitarbeiter meist an wechselnden Einsatzorten. Eine zentrale Stempeluhr im Büro passt deshalb häufig nicht zu ihrem Arbeitsalltag.
Mit unico erfolgt die Zeiterfassung mobil beim Kunden. Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone, um ihre Zeiten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Einsatz zu dokumentieren.
Das reduziert nachträgliche Eintragungen aus dem Gedächtnis. Gleichzeitig entfällt die erneute Übertragung handschriftlicher Angaben durch die Verwaltung.
Einsatzplanung und erfasste Zeiten zusammen betrachten
Die Planung zeigt, wann ein Einsatz vorgesehen ist. Die Zeiterfassung liefert die dazugehörigen Zeitbuchungen.
In unico stehen beide Informationen innerhalb einer gemeinsamen Anwendung zur Verfügung. Das Büro kann prüfen, ob die erfassten Stempelzeiten zu den geplanten Terminen passen.
Dauert ein Einsatz länger oder endet er früher, lässt sich die Abweichung im Zusammenhang mit dem Termin betrachten und bei Bedarf klären.
Diese Verbindung hilft dabei, die tägliche Planung und die tatsächliche Dokumentation aufeinander abzustimmen.
Arbeitszeit und Leistungsnachweis miteinander verbinden
Bei einem Kundeneinsatz werden häufig sowohl Arbeitszeiten als auch erbrachte Leistungen dokumentiert.
unico verbindet diese Arbeitsschritte. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten und lassen Leistungen direkt auf dem Smartphone digital vom Kunden unterschreiben.
Die Arbeitszeiterfassung und die Bestätigung der Leistung bleiben dabei unterschiedliche Informationen. Für das Büro stehen sie jedoch im selben Arbeitsablauf zur Verfügung.
So können Zeitbuchungen und unterschriebene Nachweise gemeinsam auf Vollständigkeit geprüft werden.
Aktuelle Übersicht für Büro und Mitarbeiter
Eine digitale Zeiterfassung schafft eine gemeinsame Informationsgrundlage.
Im Büro sind die erfassten Zeiten während des laufenden Monats einsehbar. Ihre Mitarbeiter können über ihr persönliches Konto nachvollziehen, welche Arbeitsstunden dokumentiert wurden und wie sich ihr Stundenstand entwickelt.
Rückfragen beziehen sich damit auf dieselben Angaben. Das erleichtert die Abstimmung und hilft, fehlende oder unzutreffende Buchungen frühzeitig zu erkennen.
Zeitkorrekturen geordnet bearbeiten
Auch bei einer digitalen Zeiterfassung kann eine Buchung vergessen werden. Für solche Fälle braucht es einen klaren Weg zur Korrektur.
In unico können Mitarbeiter Zeitkorrekturen beantragen. Die zuständige Stelle im Büro kann den betreffenden Vorgang prüfen und die weitere Bearbeitung übernehmen.
Damit werden Änderungswünsche innerhalb der Anwendung bearbeitet. Ein einheitlicher Ablauf erleichtert die Abstimmung zwischen Mitarbeitern und Verwaltung.
Arbeitszeiten für die Personalbuchhaltung vorbereiten
Für den Monatsabschluss werden neben den erfassten Arbeitszeiten weitere Informationen benötigt. Dazu gehören beispielsweise bezahlte Fahrtzeiten, Urlaube und Arbeitsunfähigkeiten.
unico führt diese Angaben in der Mitarbeiterverwaltung zusammen und unterstützt die Aufbereitung für die Personalbuchhaltung.
Die Zeiterfassung liefert dafür die Zeitdaten aus dem Arbeitsalltag. Hinterlegte Vergütungsparameter und weitere Angaben ergänzen die Vorbereitung des Monatsabschlusses.
Nach der Prüfung können die zusammengestellten Informationen für die weitere Bearbeitung in der Lohnbuchhaltung oder durch den Steuerberater genutzt werden.
Dokumentierte Einsätze für die Abrechnung nutzen
Die beim Kunden erfassten Informationen werden auch für die Vorbereitung der Leistungsabrechnung benötigt.
unico verbindet dokumentierte Einsätze mit den hinterlegten Vertragsdaten. Daraus können Rechnungsvorschläge entstehen, die Ihr Büro kontrolliert und weiterverarbeitet.
Dabei sind Mitarbeiterarbeitszeit und abrechenbare Kundenleistung nicht automatisch gleichzusetzen. Welche Leistungen berechnet werden, richtet sich nach den jeweiligen Vereinbarungen.
Die gemeinsame Datenbasis erleichtert es, diese Zusammenhänge zu prüfen, ohne Einsatzinformationen mehrfach einzugeben.
Weniger getrennte Listen und doppelte Dateneingaben
Wenn Dienstplan, Stundenzettel, Leistungsnachweise und Abrechnung unabhängig voneinander geführt werden, müssen dieselben Informationen häufig mehrfach bearbeitet werden.
unico bündelt diese Aufgaben in einer gemeinsamen Anwendung.
Ein geplanter Einsatz kann mit Zeitbuchungen und unterschriebenen Nachweisen zusammen betrachtet werden. Die dokumentierten Informationen stehen anschließend für weitere Verwaltungsschritte bereit.
Das reduziert den Aufwand für manuelle Übertragungen und erleichtert das Auffinden zusammengehöriger Angaben.
Digitale Zeiterfassung passend zu Ihren Abläufen einführen
Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit klaren Zuständigkeiten.
Mitarbeiter sollten wissen, wann sie ihre Zeiten erfassen und wie sie eine notwendige Korrektur anfragen. Im Büro sollte feststehen, wer Zeitbuchungen prüft und offene Vorgänge vor dem Monatsabschluss bearbeitet.
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie die digitale Zeiterfassung mit Einsatzplanung, Leistungsnachweisen und Mitarbeiterverwaltung zusammenwirkt.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie unico Ihre Arbeitszeiterfassung und die anschließende Verwaltung vereinfachen kann.