Mitarbeiter in Betreuungsdiensten sind täglich bei unterschiedlichen Kunden im Einsatz. Für das Büro müssen die geleisteten Arbeitszeiten trotzdem nachvollziehbar und zeitnah verfügbar sein.
Mit der digitalen Zeiterfassung von unico erfassen Ihre Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten direkt beim Kunden auf dem Smartphone.
Die Zeitbuchungen stehen zentral zur Verfügung und lassen sich mit geplanten Einsätzen, digitalen Leistungsnachweisen und der weiteren Abrechnung verbinden.
So entsteht ein durchgängiger Ablauf von der mobilen Erfassung bis zur Prüfung im Büro und zur Vorbereitung der Personalbuchhaltung.
Arbeitszeiten dort erfassen, wo die Betreuung stattfindet
Ein Betreuungstag besteht häufig aus mehreren Kundenterminen. Unterschiedliche Einsatzdauern und kurzfristige Änderungen machen die nachträgliche Dokumentation aufwendig.
Wer Zeiten erst am Abend oder am Ende der Woche aufschreibt, muss sich an Beginn und Ende jedes einzelnen Einsatzes erinnern.
Mit unico erfolgt die Zeiterfassung direkt vor Ort über das Smartphone. Mitarbeiter buchen ihre Zeiten im Zusammenhang mit dem jeweiligen Einsatz.
Dadurch stehen die Informationen bereits digital zur Verfügung und müssen später nicht von handschriftlichen Stundenzetteln übertragen werden.
Tagesplan und Zeiterfassung miteinander verbinden
Der Tagesplan zeigt Ihren Mitarbeitern, welche Kundentermine vorgesehen sind. Die Zeiterfassung dokumentiert anschließend die erfassten Einsatzzeiten.
In unico sind beide Bereiche miteinander verbunden.
Mitarbeiter sehen ihre Termine und die dazu hinterlegten Informationen auf dem Smartphone. Für die Fahrt zum nächsten Kunden steht eine integrierte Navigation zur Verfügung.
Das Büro kann die erfassten Stempelzeiten mit den geplanten Terminen vergleichen. So werden Abweichungen sichtbar und können bei Bedarf geklärt werden.
Geplante und tatsächlich geleistete Zeiten unterscheiden
Ein geplanter Termin bildet zunächst die vorgesehene Einsatzdauer ab. Im Alltag kann ein Besuch jedoch früher enden oder länger dauern.
Für eine nachvollziehbare Dokumentation sollten solche Abweichungen erkennbar bleiben.
Die digitale Zeiterfassung von unico liefert dafür die Zeitbuchungen Ihrer Mitarbeiter. Diese können im Büro im Zusammenhang mit der Einsatzplanung geprüft werden.
So beruht die weitere Bearbeitung auf dokumentierten Zeiten und nicht ausschließlich auf den ursprünglich geplanten Terminen.
Arbeitszeiterfassung und Leistungsnachweis zusammenführen
Arbeitszeiten und Leistungsnachweise erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Die Arbeitszeiterfassung dokumentiert die Zeiten Ihrer Mitarbeiter. Der Leistungsnachweis hält fest, welche Leistungen für den Kunden erbracht und bestätigt wurden.
Mit unico lassen sich beide Prozesse im täglichen Einsatz miteinander verbinden. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten und lassen Leistungen direkt auf dem Smartphone digital unterschreiben.
Im Büro können Sie anschließend prüfen, ob die erforderlichen Nachweise vorliegen. Das erleichtert die Vorbereitung der Abrechnung und reduziert das Einsammeln von Papierunterlagen.
Fahrtzeiten bei der weiteren Verarbeitung berücksichtigen
Zwischen zwei Kundenterminen liegt häufig eine Fahrt. Für den Betreuungsdienst ist deshalb neben der Einsatzzeit auch die Behandlung dieser Fahrtzeiten relevant.
In unico können bezahlte Fahrtzeiten bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Damit lassen sich die Informationen für die Personalbuchhaltung gemeinsam mit den weiteren Arbeitszeitdaten vorbereiten.
Die Vergütung von Mitarbeiterzeiten und die gegenüber Kunden berechneten Anfahrtskosten werden entsprechend den jeweils hinterlegten Vereinbarungen behandelt.
Im Büro den aktuellen Bearbeitungsstand erkennen
Wenn Stundenzettel erst zum Monatsende abgegeben werden, bleiben fehlende Angaben oft lange unbemerkt.
Mit der digitalen Zeiterfassung stehen die erfassten Zeiten bereits während des laufenden Monats zentral zur Verfügung.
Sie können nachvollziehen, ob Zeitbuchungen zu den geplanten Terminen passen und ob unterschriebene Leistungsnachweise vorhanden sind.
Rückfragen lassen sich dadurch zeitnah klären. Das ist besonders hilfreich, solange sich Mitarbeiter noch gut an den betreffenden Einsatz erinnern.
Zeitkorrekturen über das Mitarbeiterkonto anfragen
Auch bei einer digitalen Erfassung kann eine Buchung vergessen oder eine falsche Zeit festgestellt werden.
Mitarbeiter können in unico Zeitkorrekturen beantragen. So lässt sich eine notwendige Änderung über die Anwendung an die zuständige Stelle weitergeben.
Das Büro kann den betreffenden Einsatz prüfen und die weitere Bearbeitung übernehmen.
Ein einheitlicher Ablauf für Korrekturen hilft dabei, Rückfragen zu bündeln und die Qualität der erfassten Daten zu verbessern.
Mitarbeitern Einblick in ihre Arbeitszeiten geben
Eine übersichtliche Zeiterfassung unterstützt auch Ihre Mitarbeiter.
Über ihr persönliches Konto können sie die erfassten Arbeitszeiten einsehen und ihren Stundenstand nachvollziehen.
Wenn Angaben fehlen oder eine Buchung nicht zum tatsächlichen Einsatz passt, können sie dies frühzeitig erkennen und eine Klärung anstoßen.
Dadurch arbeiten Mitarbeiter und Verwaltung mit einer gemeinsamen Informationsgrundlage. Rückfragen müssen nicht erst bei der Vorbereitung der monatlichen Abrechnung entstehen.
Den Monatsabschluss für die Personalbuchhaltung vorbereiten
Für die Vorbereitung der Personalbuchhaltung müssen Arbeitszeiten, bezahlte Fahrten und Abwesenheiten zusammengeführt werden.
In unico stehen diese Informationen innerhalb derselben Anwendung zur Verfügung.
Die Mitarbeiterverwaltung berücksichtigt neben den Zeitbuchungen auch hinterlegte Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben.
Zum Monatsabschluss lassen sich die Daten prüfen und für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater aufbereiten.
Die digitale Zeiterfassung liefert dafür einen wesentlichen Teil der Datengrundlage.
Erfasste Einsätze für die Kundenabrechnung nutzen
Nach der Prüfung können dokumentierte Einsätze auch in die Vorbereitung der Kundenabrechnung einfließen.
unico verbindet die erfassten Leistungen mit den hinterlegten Vertragsdaten und unterstützt die Erstellung von Rechnungsvorschlägen.
Damit müssen dieselben Einsatzinformationen für die Abrechnung innerhalb von unico nicht erneut eingegeben werden.
Vor der Rechnungsstellung prüfen Sie die Vorschläge und die erforderlichen Unterlagen. Aus der mobilen Dokumentation wird so ein nachvollziehbarer Arbeitsablauf bis zur Abrechnung.
Digitale Zeiterfassung im Betreuungsdienst einführen
Für eine erfolgreiche Einführung sollte das Team wissen, wann Zeiten erfasst werden, wie Leistungen bestätigt werden und an wen sich Mitarbeiter bei Rückfragen wenden.
Ebenso wichtig ist ein klarer Ablauf im Büro: Wer prüft Zeitbuchungen, wer bearbeitet Korrekturen und wer kontrolliert fehlende Leistungsnachweise?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie diese Arbeitsschritte mit unico zusammenwirken.
Lernen Sie die digitale Zeiterfassung für Betreuungsdienste anhand Ihrer eigenen Abläufe kennen und besprechen Sie mit uns, wie Sie die Dokumentation Ihrer Einsätze vereinfachen können.