Welche Mittel stehen einem Kunden noch zur Verfügung? Welche Leistungen wurden bereits erbracht? Und sind die dazugehörigen Nachweise vollständig?
Für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen gehören diese Fragen zur Vorbereitung der Abrechnung über den Entlastungsbetrag. Neben den dokumentierten Einsätzen müssen auch die verfügbaren Budgets und die vereinbarten Konditionen berücksichtigt werden.
unico verbindet Kundenverwaltung, Guthabenrechner, Einsatzplanung und digitale Leistungsnachweise mit der Rechnungsstellung. So können Sie Kundenbudgets und erbrachte Leistungen gemeinsam betrachten und Ihre Abrechnung auf einer nachvollziehbaren Grundlage vorbereiten.
Kundenbudgets und erbrachte Leistungen zusammen betrachten
Bei der Abrechnung über den Entlastungsbetrag müssen zwei Informationen zusammengeführt werden: die tatsächlich erbrachten Leistungen und die für ihre Finanzierung verfügbaren Mittel.
Eine Übersicht über Kundentermine allein reicht dafür nicht aus. Ebenso wenig zeigt ein hinterlegtes Budget automatisch, welche Leistungen bereits dokumentiert oder abgerechnet wurden.
Mit unico stehen Kundeninformationen, Einsatzdaten und die Budgetübersicht innerhalb derselben Anwendung zur Verfügung.
Das erleichtert die Vorbereitung weiterer Termine und hilft Ihrem Büro, Fragen zur Finanzierung vor der Rechnungsstellung zu erkennen.
Typische Herausforderungen bei der Abrechnung des Entlastungsbetrags
Unübersichtlich wird die Bearbeitung häufig dann, wenn Budgets in Tabellen, Einsätze im Kalender und Leistungsnachweise auf Papier geführt werden.
Die Verwaltung muss zunächst prüfen, welche Informationen aktuell sind. Anschließend werden die erbrachten Leistungen zusammengetragen und mit den hinterlegten Vereinbarungen abgeglichen.
Fehlende Nachweise oder unvollständige Angaben zum verfügbaren Budget führen zu zusätzlicher Nacharbeit. Werden diese Punkte erst beim Monatsabschluss entdeckt, verzögert sich die Rechnungsvorbereitung.
Eine gemeinsame digitale Arbeitsgrundlage erleichtert diese Abstimmung und reduziert wiederholte Dateneingaben.
Den Entlastungsbetrag im Kundenkonto organisatorisch abbilden
Die Vorbereitung beginnt mit den Informationen zum jeweiligen Kunden.
Vereinbarte Leistungen, Preise, Vertragsunterlagen und der vorgesehene Abrechnungsweg sollten aktuell hinterlegt sein. Hinzu kommen die bekannten Angaben zu verfügbaren Mitteln und bereits genutzten Leistungen.
In unico werden Kundeninformationen und Dokumente zentral verwaltet. Der integrierte Guthabenrechner ergänzt diese Daten um eine Übersicht der im System geführten Budgets.
So kann Ihr Büro die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen eines Kunden gemeinsam mit der laufenden Betreuung betrachten.
Zentrale Funktionen für die Budgetübersicht und Abrechnung
Eine Software für die Abrechnung des Entlastungsbetrags sollte die Arbeitsschritte vom geplanten Einsatz bis zur vorbereiteten Rechnung miteinander verbinden.
unico nutzt dafür die Informationen aus Kundenverwaltung, Leistungsdokumentation und hinterlegten Vereinbarungen.
Verfügbare Mittel mit dem Guthabenrechner überblicken
Der Guthabenrechner unterstützt Sie dabei, die im System geführten verfügbaren Mittel Ihrer Kunden nachzuvollziehen.
Diese Übersicht kann bei der Terminplanung und bei Gesprächen über zusätzliche Unterstützung genutzt werden.
Wie belastbar die angezeigten Angaben sind, hängt von ihrer Vollständigkeit und Aktualität ab. Werden Leistungen anderer Anbieter in Anspruch genommen, müssen auch diese bei der Beurteilung des tatsächlich verfügbaren Budgets berücksichtigt werden.
Einsätze und Leistungen digital dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten direkt auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Die dokumentierten Angaben stehen anschließend im System bereit. Das Büro kann prüfen, welche Einsätze erfasst wurden und ob die zugehörigen Bestätigungen vorliegen.
Damit entsteht die Grundlage für die spätere Rechnungsvorbereitung, ohne Informationen erneut aus handschriftlichen Unterlagen übertragen zu müssen.
Rechnungsvorschläge aus vorhandenen Daten vorbereiten
unico führt erfasste Leistungen mit den hinterlegten Vertragsdaten zusammen und unterstützt die Erstellung von Rechnungsvorschlägen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Welche Positionen im jeweiligen Fall über den Entlastungsbetrag finanziert werden können, muss gesondert geprüft werden.
Das Büro kontrolliert die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
Nachweise für die weitere Bearbeitung bereitstellen
Leistungsnachweise, Kundenunterlagen und Rechnungen werden im Zusammenhang mit dem jeweiligen Kunden verwaltet.
Bei einer Rückfrage lässt sich nachvollziehen, welche Leistungen dokumentiert wurden und welche Unterlagen zur Rechnung gehören.
Das erleichtert die Abstimmung mit Kunden und Kostenträgern sowie die interne Prüfung offener Vorgänge.
Zusätzliche Kundentermine mit Blick auf das Budget planen
Ein Kunde möchte neben seinen regelmäßigen Besuchen einen weiteren Termin vereinbaren.
Bevor das Büro den zusätzlichen Einsatz einplant, betrachtet es die bekannten verfügbaren Mittel, bereits dokumentierte Leistungen und weitere vorgesehene Termine. Auch die vereinbarten Preise fließen in diese Einschätzung ein.
Die Budgetübersicht in unico unterstützt diese Vorbereitung. Bestehen Unklarheiten über die Finanzierung, können sie vor dem zusätzlichen Einsatz mit dem Kunden geklärt werden.
So wird die Budgetverwaltung zu einem Bestandteil der laufenden Kundenbetreuung und nicht erst zu einer Aufgabe am Monatsende.
Was passiert, wenn die verfügbaren Mittel nicht ausreichen?
Reichen die bekannten Mittel voraussichtlich nicht für den gewünschten Leistungsumfang aus, sollte das weitere Vorgehen rechtzeitig besprochen werden.
Je nach Situation kann es darum gehen, den Umfang künftiger Einsätze anzupassen oder eine andere vereinbarte Finanzierung zu klären.
Eine transparente Übersicht hilft Ihrem Büro, solche Gespräche anhand der vorhandenen Informationen zu führen.
Die Anzeige eines Budgets ist dabei keine Bestätigung der Kostenübernahme durch die Pflegekasse. Für die konkrete Abrechnung müssen die tatsächlichen Voraussetzungen und Vereinbarungen passen.
Leistungsnachweise vor dem Monatsabschluss kontrollieren
Auch ein ausreichendes Budget ersetzt keine vollständige Dokumentation.
Vor der Rechnungsstellung muss geprüft werden, ob die erfassten Einsätze nachvollziehbar sind, die benötigten Bestätigungen vorliegen und die hinterlegten Konditionen stimmen.
In unico kann Ihr Büro erkennen, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Wer diese Prüfung bereits während des Monats durchführt, kann Rückfragen näher am jeweiligen Termin klären und den abschließenden Bearbeitungsaufwand reduzieren.
Abrechnungsweg und Unterlagen aufeinander abstimmen
Für jeden Kunden sollte klar sein, wie die Abrechnung abgewickelt wird und welche Unterlagen dafür benötigt werden.
unico unterstützt die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger. Dokumente wie Abtretungserklärungen können erstellt, digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Vor der Rechnungsstellung prüft Ihr Büro, ob die vorhandenen Unterlagen zum vorgesehenen Abrechnungsweg passen.
Die Software führt die Informationen zusammen. Die Prüfung der jeweiligen Voraussetzungen bleibt Bestandteil Ihrer Bearbeitung.
Ein nachvollziehbarer Ablauf bis zur Rechnung
Ein Kunde erhält regelmäßig Unterstützung im Haushalt. Die vereinbarten Leistungen und Preise sind im Kundenkonto hinterlegt, die bekannten Budgetangaben werden gepflegt.
Während des Monats dokumentieren die Mitarbeiter ihre Einsätze und lassen die Leistungen bestätigen. Das Büro prüft offene Nachweise und behält weitere geplante Termine im Blick.
Zum Monatsabschluss werden die Rechnungsvorschläge kontrolliert. Dabei werden die dokumentierten Leistungen, die vertraglichen Grundlagen und die Angaben zur Finanzierung gemeinsam betrachtet.
Nach der Prüfung kann die Rechnung mit den erforderlichen Unterlagen erstellt und auf dem vorgesehenen Weg versendet werden.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
unico richtet sich an Betreuungsdienste, Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Entlastungsleistungen, die Kundenbudgets und Abrechnung gemeinsam organisieren möchten.
Auch Unternehmen in der Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung profitieren davon, wenn Leistungsumfang und verfügbare Mittel nachvollziehbar gegenübergestellt werden.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen regelmäßigen Kundeneinsätzen erleichtert die zentrale Verwaltung insbesondere die Abstimmung zwischen Planung und Büro.
Voraussetzung für eine Finanzierung über den Entlastungsbetrag bleibt, dass das jeweilige Angebot und der konkrete Leistungsfall die geltenden Anforderungen erfüllen.
Die Abrechnung des Entlastungsbetrags mit unico kennenlernen
Sie möchten Kundenbudgets übersichtlicher verwalten und Ihre monatliche Abrechnung besser vorbereiten?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Guthabenrechner, Kundenkonto, Einsatzdokumentation und Rechnungsvorschläge zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir, wie Sie verfügbare Mittel heute nachhalten und an welchen Stellen zusätzliche Abstimmung entsteht.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie unico die Planung und Abrechnung Ihrer Entlastungsleistungen unterstützen kann.