Zwischen zwei Kundenterminen liegt häufig eine Fahrt. Für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste gehört sie zum täglichen Organisationsaufwand und muss bei Planung und Abrechnung berücksichtigt werden.
Dabei entstehen zwei unterschiedliche Aufgaben: Bezahlte Fahrtzeiten werden für die Mitarbeitervergütung aufbereitet. Vereinbarte Anfahrtskosten können in die Kundenabrechnung einfließen.
unico unterstützt beide Bereiche innerhalb einer gemeinsamen Anwendung. Einsatzplanung, Zeiterfassung, Mitarbeiterverwaltung und Rechnungsvorbereitung greifen ineinander.
So können Sie die Informationen zu Ihren mobilen Einsätzen zusammenhängend bearbeiten und manuelle Übertragungen reduzieren.
Fahrtzeiten und Anfahrtskosten unterscheiden
Fahrtzeit beschreibt die Zeit, die ein Mitarbeiter für einen Weg benötigt. Anfahrtskosten sind dagegen eine mögliche Rechnungsposition gegenüber dem Kunden oder einem Kostenträger.
Beide Angaben gehören zum selben Einsatzablauf, erfüllen aber unterschiedliche Zwecke.
Eine vergütete Fahrtzeit führt nicht automatisch zu einer entsprechenden Rechnungsposition. Ebenso sagt eine vereinbarte Anfahrtspauschale nicht aus, wie die Mitarbeitervergütung berechnet wird.
Für die Verwaltung sollten deshalb die jeweiligen Grundlagen klar hinterlegt und getrennt geprüft werden.
Warum getrennte Fahrtlisten zusätzliche Arbeit verursachen
In vielen Unternehmen werden Kundenbesuche, Arbeitszeiten und Angaben zu Fahrten an unterschiedlichen Stellen dokumentiert.
Die Verwaltung muss anschließend nachvollziehen, welche Angaben zu welchem Mitarbeiter und welchem Einsatz gehören. Für die Personalvorbereitung und die Kundenrechnung werden die Informationen erneut ausgewertet.
Fehlen Angaben oder widersprechen sich die Listen, entstehen Rückfragen.
unico verbindet die Einsatzorganisation mit der Aufbereitung von Mitarbeiterdaten und Rechnungsvorschlägen. Dadurch bleiben zusammengehörige Informationen innerhalb derselben Anwendung verfügbar.
Fahrzeiten bereits bei der Einsatzplanung berücksichtigen
Eine Fahrt beeinflusst nicht nur die spätere Bearbeitung im Büro. Sie muss bereits in den Tagesplan passen.
Zwischen dem Ende eines Kundentermins und dem Beginn des nächsten Besuchs sollte ausreichend Zeit für den Ortswechsel bleiben. Auch Parkplatzsuche und Wege bis zur Wohnung können dabei relevant sein.
Die zentrale Einsatzplanung von unico unterstützt Ihr Büro dabei, Termine im Zusammenhang zu betrachten und ihre Reihenfolge bei Bedarf anzupassen.
Eine realistische Planung erleichtert pünktliche Besuche und reduziert den Druck, Verzögerungen bei nachfolgenden Kunden ausgleichen zu müssen.
Bezahlte Fahrtzeiten für Mitarbeiter aufbereiten
Für die Vorbereitung der Personalbuchhaltung können neben den Zeiten beim Kunden auch bezahlte Fahrtzeiten relevant sein.
In unico werden diese bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt. Sie können gemeinsam mit Arbeitszeiten, Abwesenheiten und weiteren hinterlegten Vergütungsparametern betrachtet werden.
Das erleichtert die Vorbereitung des Monatsabschlusses.
Welche Wege vergütet werden und welche Regelungen dabei gelten, muss für Ihr Unternehmen geklärt sein. Die Software verarbeitet die entsprechenden Angaben und Einstellungen.
Anfahrtskosten in der Rechnungsvorbereitung berücksichtigen
Auf der Kundenseite kommt es darauf an, welche Konditionen vereinbart wurden.
Wenn Anfahrtskosten vorgesehen sind, können diese in unico bei der Erstellung von Rechnungsvorschlägen berücksichtigt werden. Die Vorbereitung erfolgt im Zusammenhang mit den dokumentierten Dienstleistungen und hinterlegten Vertragsdaten.
Das Büro prüft, ob die vorgeschlagene Position zum jeweiligen Einsatz und Abrechnungsfall passt.
So müssen vereinbarte Anfahrtskosten nicht für jede Rechnung unabhängig von den übrigen Leistungsdaten neu zusammengestellt werden.
Zentrale Funktionen für die Verwaltung mobiler Einsätze
unico verbindet die Planung Ihrer Kundenbesuche mit den Informationen für die weitere Bearbeitung.
Dabei unterstützen die einzelnen Funktionen unterschiedliche Aufgaben im Außenteam und im Büro.
Kundentermine und Mitarbeiter zuordnen
In der Einsatzplanung legen Sie fest, wer welchen Kunden besucht und wann der Termin stattfindet.
Diese Zuordnung schafft die Grundlage, um den Tagesablauf und die Wege zwischen den Besuchen zu beurteilen.
Verschiebungen und Vertretungen können innerhalb der Planung bearbeitet werden.
Den Tagesplan unterwegs nutzen
Mitarbeiter können ihren persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone abrufen.
Die integrierte Google-Navigation unterstützt die Fahrt zum jeweiligen Kunden. Das ist besonders hilfreich bei neuen Einsatzorten oder übernommenen Vertretungen.
Die Navigation ergänzt die organisatorische Planung der Besuchsreihenfolge.
Einsatzzeiten dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten direkt beim Kunden auf dem Smartphone.
Das Büro kann die Buchungen mit den geplanten Terminen vergleichen und Abweichungen prüfen.
Diese Dokumentation unterstützt die weitere Bearbeitung der Einsätze. Eine zeitliche Lücke zwischen zwei Buchungen sollte dabei nicht ungeprüft als reine Fahrtzeit behandelt werden.
Angaben für Personal und Rechnungen weiterverwenden
Bezahlte Fahrtzeiten können in die Aufbereitung der Mitarbeiterdaten einfließen. Vereinbarte Anfahrtskosten können bei Rechnungsvorschlägen berücksichtigt werden.
Damit unterstützt unico beide Verwaltungsaufgaben, ohne ihre unterschiedlichen Grundlagen gleichzusetzen.
Die zuständigen Mitarbeiter im Büro kontrollieren die Angaben jeweils im passenden Zusammenhang.
Ein Beispiel mit zwei aufeinanderfolgenden Kundenbesuchen
Eine Haushaltshilfe unterstützt zunächst einen Kunden und fährt anschließend zum nächsten Einsatz.
Die Zeit beim ersten Kunden wird dokumentiert. Für den weiteren Tagesablauf muss auch der Weg zum zweiten Haushalt berücksichtigt werden.
Bei der Personalvorbereitung werden die bezahlten Fahrtzeiten entsprechend den hinterlegten Regelungen behandelt.
Für die Kundenabrechnung prüft das Büro separat, ob und welche Anfahrtskosten vereinbart wurden. Diese können zusammen mit den erbrachten Dienstleistungen in den Rechnungsvorschlag einfließen.
So werden Mitarbeitervergütung und Kundenrechnung auf ihrer jeweiligen Grundlage vorbereitet.
Terminänderungen auf ihre Auswirkungen prüfen
Wird ein Besuch verschoben oder übernimmt ein anderer Mitarbeiter den Einsatz, können sich auch die Wege verändern.
Das Büro sollte deshalb den gesamten Tagesablauf betrachten. Eine passende Uhrzeit allein bedeutet noch nicht, dass der neue Einsatzort sinnvoll erreichbar ist.
In unico lassen sich Termine und Mitarbeiterzuordnungen zentral anpassen.
Für die spätere Bearbeitung müssen die tatsächlich dokumentierten Angaben und die zutreffenden Vereinbarungen berücksichtigt werden.
Unklare Angaben vor dem Monatsabschluss klären
Fehlende oder widersprüchliche Informationen sollten möglichst zeitnah geprüft werden.
Stimmt eine Zeitangabe nicht mit dem dokumentierten Ablauf überein, kann das Büro den betreffenden Einsatz mit dem Mitarbeiter besprechen. Auf der Kundenseite lassen sich offene Fragen zu vereinbarten Anfahrtskosten anhand der hinterlegten Unterlagen klären.
Das verhindert, dass ungeklärte Vorgänge erst bei der Vorbereitung von Lohnunterlagen oder Rechnungen auffallen.
Eine regelmäßige Kontrolle verteilt die Bearbeitung über den laufenden Monat.
Klare Zuständigkeiten für Fahrtangaben festlegen
Ein einheitlicher Ablauf erleichtert die Zusammenarbeit.
Mitarbeiter sollten wissen, welche Angaben sie dokumentieren müssen und an wen sie sich bei Unstimmigkeiten wenden. Im Büro sollte feststehen, wer die Informationen für die Personalbuchhaltung prüft und wer die Kundenabrechnung kontrolliert.
Auch Änderungen an Vereinbarungen müssen rechtzeitig gepflegt werden.
So entsteht eine nachvollziehbare Grundlage für beide Bereiche, ohne dass unterschiedliche persönliche Listen geführt werden müssen.
Für welche Unternehmen ist die gemeinsame Verwaltung sinnvoll?
Die Verbindung von Einsatzplanung, Mitarbeiterzeiten und Anfahrtskosten ist besonders hilfreich für Haushaltshilfeunternehmen und Betreuungsdienste mit mehreren täglichen Kundenbesuchen.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung koordinieren regelmäßig Fahrten zwischen unterschiedlichen Einsatzorten.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen wiederkehrenden Terminen erleichtert ein einheitlicher Ablauf die monatliche Vorbereitung.
Entscheidend ist, dass Mitarbeitervergütung und Kundenabrechnung jeweils auf den richtigen Angaben und Vereinbarungen beruhen.
Fahrtzeiten und Anfahrtskosten mit unico organisieren
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