Nach einem Kundeneinsatz soll die erbrachte Leistung einfach bestätigt und nachvollziehbar dokumentiert werden. In vielen Betreuungsdiensten und Haushaltshilfeunternehmen geschieht das noch auf Papier.
Die unterschriebenen Unterlagen müssen anschließend ins Büro gelangen, dem richtigen Kunden zugeordnet und für die Abrechnung bereitgestellt werden. Fehlt ein Nachweis, beginnt die Suche.
Mit der digitalen Kundenunterschrift von unico bestätigen Kunden Leistungen direkt auf dem Smartphone des Mitarbeiters. Die unterschriebenen Nachweise stehen zentral für die Prüfung und weitere Bearbeitung zur Verfügung.
So verbinden Sie die Bestätigung beim Kunden mit Ihrer digitalen Dokumentation und der Vorbereitung der Rechnungsstellung.
Warum Papiernachweise die Verwaltung aufwendig machen
Ein Papierformular begleitet häufig mehrere Arbeitsschritte. Es wird zum Kunden mitgenommen, ausgefüllt, unterschrieben, zurückgebracht und abgelegt.
Bei vielen täglichen Einsätzen entstehen dadurch zahlreiche Dokumente, die vollständig und richtig zugeordnet werden müssen. Werden Unterlagen verspätet abgegeben oder verlegt, fehlen dem Büro wichtige Informationen.
Auch eine spätere Digitalisierung verursacht zusätzliche Arbeit. Dokumente müssen eingescannt und in der passenden Kundenakte gespeichert werden.
Die digitale Kundenunterschrift verkürzt diesen Ablauf. Die Bestätigung entsteht direkt innerhalb der Anwendung und muss nicht erst aus einer Papierablage übernommen werden.
Leistungen direkt beim Kunden digital bestätigen
Mit unico unterschreibt der Kunde die erbrachte Leistung auf dem mobilen Gerät des Mitarbeiters.
Die Bestätigung kann unmittelbar nach dem Einsatz erfolgen. Zu diesem Zeitpunkt sind die durchgeführten Arbeiten und die zugehörigen Angaben noch präsent und können bei Bedarf gemeinsam besprochen werden.
Das ist beispielsweise hilfreich, wenn ein Termin länger gedauert hat oder der vereinbarte Leistungsumfang vor Ort angepasst wurde. Unstimmigkeiten sollten vor der Unterschrift geklärt werden.
Für diesen Arbeitsschritt nutzt der Kunde das Gerät des Mitarbeiters. Ein eigenes Smartphone ist dafür nicht erforderlich.
So verbindet unico Unterschrift und Leistungsnachweis
Eine digitale Kundenunterschrift ist besonders nützlich, wenn sie mit dem zugehörigen Einsatz verbunden bleibt.
In unico wird die Bestätigung im Zusammenhang mit der dokumentierten Leistung erfasst. Das Büro kann anschließend den Nachweis aufrufen und prüfen, ob die benötigten Angaben vorliegen.
Zuordnung zum Kunden und Einsatz
Die Unterschrift gehört zum jeweiligen Leistungsnachweis und damit zum entsprechenden Kunden und Einsatz.
Das erleichtert die weitere Bearbeitung. Ein separat eingescanntes Dokument muss nicht erst anhand von Namen oder handschriftlichen Angaben zugeordnet werden.
Bei Rückfragen lässt sich der betreffende Vorgang gezielt aufrufen.
Zentrale Speicherung unterschriebener Nachweise
Die unterschriebenen Leistungsnachweise werden digital gespeichert und stehen für die weitere Bearbeitung im System zur Verfügung.
Das Büro ist dadurch weniger von der Rückgabe ausgefüllter Formulare abhängig. Unterlagen können im Zusammenhang mit den übrigen Kundeninformationen geprüft werden.
Auch bei späteren Rückfragen entfällt die Suche nach dem Original in verschiedenen Papierordnern.
Überblick über fehlende Bestätigungen
Nicht jeder Einsatz ist automatisch vollständig dokumentiert. Eine Unterschrift kann vergessen werden oder beim Termin zunächst nicht möglich sein.
In unico kann das Büro prüfen, ob Leistungsnachweise unterschrieben sind und welche Unterlagen noch fehlen.
Dadurch lassen sich offene Vorgänge bereits während des Monats bearbeiten. Rückfragen müssen nicht erst bei der Vorbereitung der Rechnungen auffallen.
Arbeitszeiterfassung und Kundenunterschrift zusammen nutzen
Die Arbeitszeiterfassung und die Bestätigung einer Leistung erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
Die Zeitbuchung dokumentiert die erfasste Arbeitszeit des Mitarbeiters. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Kunde die im Nachweis aufgeführte Leistung.
unico verbindet beide Arbeitsschritte innerhalb derselben Anwendung. Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten und lassen Leistungen vor Ort digital unterschreiben.
Das Büro kann die Angaben anschließend gemeinsam betrachten. Passen Einsatzzeit, Leistungsdokumentation und Bestätigung zusammen, ist der Vorgang für die weitere Prüfung vorbereitet.
Ein Beispiel aus der Haushaltshilfe
Eine Mitarbeiterin unterstützt einen Kunden regelmäßig bei hauswirtschaftlichen Aufgaben.
Nach dem Einsatz dokumentiert sie die zugehörigen Angaben in unico. Der Kunde prüft die aufgeführte Leistung und unterschreibt auf dem Smartphone der Mitarbeiterin.
Der Nachweis steht anschließend digital für die Bearbeitung im Büro bereit. Die Verwaltung kann kontrollieren, ob die erforderliche Bestätigung vorliegt, und die dokumentierte Leistung bei der Rechnungsvorbereitung berücksichtigen.
Ein zusätzlicher Transport des Formulars ins Büro und das anschließende Einscannen entfallen für diesen Nachweis.
Was tun, wenn eine Unterschrift fehlt?
Auch mit einer digitalen Lösung braucht Ihr Unternehmen einen klaren Ablauf für unvollständige Nachweise.
Kann eine Leistung beim Termin nicht bestätigt werden, sollte der offene Vorgang zeitnah mit dem Büro geklärt werden. Dabei ist festzulegen, wie die Bestätigung im konkreten Fall eingeholt werden kann.
Die Übersicht in unico unterstützt die Kontrolle, ob eine Unterschrift vorhanden ist. Die inhaltliche Klärung und die Prüfung der erforderlichen Unterlagen bleiben Aufgabe Ihres Unternehmens.
Eine fehlende Bestätigung sollte deshalb vor der weiteren Abrechnung gezielt bearbeitet werden.
Unterschriebene Leistungen für die Abrechnung vorbereiten
Für die Rechnungsstellung müssen dokumentierte Leistungen, Vertragsdaten und die erforderlichen Nachweise zusammenpassen.
Mit unico stehen diese Informationen innerhalb einer gemeinsamen Anwendung zur Verfügung. Die erfassten Leistungen können auf Grundlage der hinterlegten Vereinbarungen für Rechnungsvorschläge genutzt werden.
Das Büro prüft die Vorschläge und die dazugehörigen Unterlagen, bevor die Rechnung erstellt wird.
Die digitale Kundenunterschrift unterstützt diesen Ablauf, ersetzt jedoch nicht die Kontrolle der Abrechnungsgrundlagen. Welche Form der Bestätigung benötigt wird, richtet sich nach dem jeweiligen Abrechnungsfall und den Anforderungen des Empfängers.
Rückfragen mit nachvollziehbaren Unterlagen bearbeiten
Fragt ein Kunde nach einem zurückliegenden Termin oder benötigt ein Kostenträger einen Nachweis, sollte der betreffende Vorgang schnell auffindbar sein.
Durch die zentrale Speicherung lassen sich unterschriebene Leistungsnachweise zusammen mit den zugehörigen Kundeninformationen aufrufen.
Das Büro kann prüfen, welche Leistung dokumentiert und bestätigt wurde. Die Unterlagen stehen für die weitere Bearbeitung bereit.
So unterstützt die digitale Dokumentation eine nachvollziehbare Auskunft, ohne mehrere Ablagen durchsuchen zu müssen.
Vorteile für Mitarbeiter und Verwaltung
Für Mitarbeiter wird die Leistungsbestätigung zu einem festen Bestandteil des mobilen Arbeitsablaufs. Sie nutzen dieselbe Anwendung für ihre Einsatzinformationen, die Zeiterfassung und die digitale Unterschrift.
Die Verwaltung erhält die Nachweise digital und kann offene Angaben früher erkennen.
Das reduziert den Aufwand für das Einsammeln, Einscannen und Zuordnen von Papierformularen. Gleichzeitig entsteht ein einheitliches Verfahren, das auch neue Mitarbeiter erlernen können.
Für welche Unternehmen ist die digitale Kundenunterschrift sinnvoll?
Die Funktion eignet sich für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen, die Leistungen beim Kunden dokumentieren und bestätigen lassen.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung können die Bestätigung in ihre mobilen Abläufe integrieren.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen regelmäßigen Kundenterminen erleichtert die zentrale Dokumentation insbesondere die Vorbereitung des Monatsabschlusses.
Entscheidend ist, dass der digitale Nachweis zu den angebotenen Leistungen und den Anforderungen Ihres Abrechnungsprozesses passt.
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