Mit der digitalen Kundenverwaltung von unico bündeln Sie Kundendaten, Dokumente und wichtige Vorgänge in einer gemeinsamen Anwendung.
Ihr Büro kann Kundeninformationen zusammen mit Terminen, Leistungsnachweisen und Rechnungen bearbeiten. Angaben müssen nicht für jede Aufgabe erneut aus Tabellen, Papierakten oder getrennten Programmen zusammengesucht werden.
Für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen entsteht damit eine zentrale Arbeitsgrundlage, die von der Aufnahme eines Kunden bis zur laufenden Betreuung und Abrechnung genutzt werden kann.
Von verteilten Informationen zum digitalen Kundenkonto
Viele Unternehmen verwalten Kunden zunächst mit einfachen Mitteln. Kontaktdaten stehen in einer Tabelle, Verträge liegen im Ordner und Hinweise zu einzelnen Einsätzen werden separat notiert.
Mit wachsender Kundenanzahl wird es schwieriger, diese Informationen aktuell zu halten. Besonders bei Rückfragen oder der Übergabe an Kollegen zeigt sich, wie aufwendig die Suche sein kann.
In unico werden Kundeninformationen im jeweiligen Kundenkonto zusammengeführt. Dokumente, Termine und Rechnungen lassen sich im Zusammenhang mit dem Kunden aufrufen.
So kann Ihr Team Vorgänge anhand der vorhandenen Informationen bearbeiten, ohne zunächst mehrere Ablagen durchsuchen zu müssen.
Welche Informationen gehören in eine digitale Kundenverwaltung?
Eine brauchbare Kundenverwaltung umfasst mehr als Namen, Adressen und Telefonnummern.
Für die tägliche Organisation sind auch vereinbarte Leistungen, Vertragsunterlagen, Termine und relevante Hinweise wichtig. Im weiteren Verlauf kommen dokumentierte Einsätze, Leistungsnachweise und Rechnungen hinzu.
In unico sind diese Bereiche miteinander verbunden. Das Kundenkonto wird dadurch zum Ausgangspunkt für unterschiedliche Verwaltungsaufgaben.
Welche Angaben gepflegt werden, sollte sich am tatsächlichen Bedarf Ihres Unternehmens und an den Aufgaben der jeweiligen Mitarbeiter orientieren.
Zentrale Funktionen der Kundenverwaltung mit unico
unico verbindet die Verwaltung von Kundeninformationen mit den weiteren Abläufen Ihres Betriebs.
Das erleichtert sowohl die laufende Bearbeitung als auch die Weitergabe von Aufgaben innerhalb des Teams.
Stammdaten zentral pflegen
Kontaktdaten und weitere Kundeninformationen werden im Kundenkonto verwaltet.
Ändert sich beispielsweise eine Telefonnummer, kann die Angabe zentral aktualisiert werden. Das reduziert die Pflege voneinander unabhängiger Listen.
Klare Zuständigkeiten helfen dabei, Änderungen zeitnah einzutragen und die Qualität der Daten zu erhalten.
Dokumente dem Kunden zuordnen
Vertragsunterlagen und weitere Dokumente werden beim jeweiligen Kunden gespeichert.
Damit stehen sie dort zur Verfügung, wo auch Termine und Rechnungen bearbeitet werden. Ein Dokument muss nicht erst anhand eines Dateinamens in einer separaten Ordnerstruktur gesucht werden.
Unterlagen wie Abtretungserklärungen können erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Kundentermine im Zusammenhang betrachten
Die Kundenverwaltung ist mit der Einsatzplanung verbunden.
Das Büro kann Kundentermine organisieren und bei der Bearbeitung auf die hinterlegten Informationen zurückgreifen. Wichtige Hinweise zum Termin stehen Mitarbeitern beim Einchecken zur Verfügung.
So werden Kundeninformationen auch für die Durchführung der Einsätze nutzbar.
Rechnungen und Nachweise auffinden
Zu einem Kunden entstehen im Laufe der Zusammenarbeit zahlreiche Vorgänge.
In unico können Rechnungen und Leistungsnachweise im Zusammenhang mit den Kundeninformationen aufgerufen werden. Das erleichtert die Bearbeitung, wenn ein zurückliegender Einsatz oder eine Rechnungsposition geprüft werden muss.
Die digitale Ablage unterstützt damit die tägliche Auskunft und die interne Abstimmung.
Neue Kunden strukturiert aufnehmen
Ein einheitlicher Ablauf bei der Kundenaufnahme erleichtert alle nachfolgenden Arbeitsschritte.
Zunächst werden die Stammdaten erfasst und die vereinbarten Leistungen sowie die zugehörigen Konditionen hinterlegt. Benötigte Dokumente werden dem Kundenkonto zugeordnet.
Anschließend können die Einsätze geplant werden. Ihr Team arbeitet dabei mit den bereits erfassten Informationen.
Wenn diese Grundlagen vollständig vorbereitet sind, entstehen weniger Rückfragen bei der späteren Dokumentation und Rechnungsvorbereitung.
Änderungen im Kundenverhältnis nachvollziehbar bearbeiten
Im Verlauf einer Zusammenarbeit ändern sich häufig einzelne Angaben.
Ein Kunde benötigt andere Besuchszeiten, möchte den Leistungsumfang anpassen oder teilt neue Kontaktdaten mit. Solche Informationen sollten dort gepflegt werden, wo sie für die weitere Bearbeitung benötigt werden.
In unico können Kundeninformationen und die zugehörige Planung innerhalb derselben Anwendung bearbeitet werden.
Das erleichtert es, eine Änderung im Zusammenhang mit den betroffenen Terminen und Vereinbarungen zu betrachten. So können Sie prüfen, welche weiteren Anpassungen erforderlich sind.
Übergaben im Büro vereinfachen
Kundenverwaltung sollte auch dann funktionieren, wenn die übliche Ansprechperson im Urlaub oder kurzfristig nicht erreichbar ist.
Zentral hinterlegte Informationen helfen Kollegen, einen Vorgang zu übernehmen. Sie können die vorhandenen Unterlagen und zugehörigen Termine prüfen, statt ausschließlich auf persönliche Notizen angewiesen zu sein.
Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen Kundenanfragen, Einsatzplanung und Rechnungsstellung bearbeiten.
Eine gemeinsame Struktur reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitern und erleichtert die Einarbeitung neuer Kollegen.
Ein Beispiel für eine Kundenanfrage
Ein Kunde ruft an und möchte einen Termin verschieben. Gleichzeitig hat er eine Frage zu seiner letzten Rechnung.
Das Büro ruft das Kundenkonto auf und prüft den vorgesehenen Einsatz. Nach der Abstimmung wird die Planung angepasst.
Anschließend kann die betreffende Rechnung zusammen mit den vorhandenen Leistungsnachweisen betrachtet werden.
Beide Anliegen werden auf Grundlage der zentral gespeicherten Informationen bearbeitet. Die Verwaltung muss dafür nicht zuerst eine Papierakte und eine separate Rechnungsliste zusammensuchen.
Kundenbudgets in die Organisation einbeziehen
Für Anbieter von Alltagshilfe und Entlastungsleistungen kann auch die Übersicht über verfügbare Mittel zur Kundenverwaltung gehören.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt Sie dabei, die im System geführten Kundenbudgets zu überblicken.
Diese Informationen können bei der Planung weiterer Einsätze und bei Gesprächen über den gewünschten Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Damit die Übersicht aussagekräftig bleibt, sollten die zugrunde liegenden Angaben vollständig und aktuell sein.
Kundenverwaltung mit der Abrechnung verbinden
Für die Rechnungsvorbereitung werden neben den dokumentierten Leistungen auch die hinterlegten Vertragsdaten benötigt.
unico führt diese Informationen zur Erstellung von Rechnungsvorschlägen zusammen. Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden.
Eine sorgfältig gepflegte Kundenverwaltung verbessert damit die Grundlage für die Abrechnung.
Das Büro prüft die vorgeschlagenen Positionen und die benötigten Nachweise, bevor die Rechnung erstellt wird.
Zugriffe entsprechend den Aufgaben vergeben
Nicht jeder Mitarbeiter benötigt dieselben Kundeninformationen.
Personen, die Einsätze durchführen, haben andere Aufgaben als Mitarbeiter, die Verträge verwalten oder Rechnungen bearbeiten.
In unico lassen sich Zugriffsrechte über Berechtigungen steuern. Die Einrichtung kann auf die vorgesehene Aufgabenverteilung Ihres Unternehmens abgestimmt werden.
So unterstützt die zentrale Kundenverwaltung die Zusammenarbeit mit geregelten Zugriffen.
Die Umstellung auf digitale Kundenverwaltung vorbereiten
Vor der Übernahme vorhandener Informationen lohnt es sich, die bisherige Ablage zu prüfen.
Welche Angaben sind aktuell? Welche Dokumente werden noch benötigt? Gibt es doppelte Kundeneinträge oder unterschiedliche Datenstände?
Legen Sie außerdem fest, wer neue Kunden anlegt und wer Änderungen pflegt. Eine einheitliche Vorgehensweise erleichtert die Nutzung im gesamten Team.
Entscheidend ist, dass die digitale Kundenverwaltung im Alltag zur gemeinsamen Grundlage wird und nicht zusätzlich zu mehreren unverändert weitergeführten Listen entsteht.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
Die digitale Kundenverwaltung von unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen, Betreuungsdienste und Anbieter von Alltagshilfe.
Auch in der Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und bei hauswirtschaftlichen Diensten entstehen regelmäßig Kundeninformationen, Termine und Dokumente, die zusammengeführt werden müssen.
Besonders hilfreich ist die zentrale Organisation, wenn mehrere Mitarbeiter an der Betreuung eines Kunden beteiligt sind oder das Büro viele wiederkehrende Vorgänge bearbeitet.
Ihre Kundenverwaltung mit unico digital organisieren
Sie möchten Kundeninformationen schneller finden und die Zusammenarbeit im Büro vereinfachen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundendaten, Dokumente, Termine und Rechnungen in unico verbunden sind.
Gemeinsam betrachten wir Ihre bestehende Ablage und die Informationen, die Ihr Team für seine täglichen Aufgaben benötigt.
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