Erbrachte Leistungen erfassen, den richtigen Kunden zuordnen und anhand der vereinbarten Konditionen berechnen: Diese Aufgaben wiederholen sich in Betreuungsdiensten jeden Monat.
Werden Einsatzdaten zunächst auf Papier dokumentiert und anschließend in Tabellen oder Rechnungsprogramme übertragen, entstehen zusätzliche Arbeitsschritte und Fehlerquellen.
Mit unico können Sie wesentliche Schritte Ihrer Leistungsabrechnung automatisieren. Dokumentierte Einsätze werden mit den hinterlegten Vertragsdaten zusammengeführt und für Rechnungsvorschläge genutzt.
Ihr Büro prüft die vorgeschlagenen Positionen und die zugehörigen Nachweise. Anschließend werden daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen erstellt.
Was automatisierte Leistungsabrechnung bedeutet
Bei der Leistungsabrechnung wird aus einem dokumentierten Einsatz eine berechnete Rechnungsposition.
Dafür müssen die erbrachte Dienstleistung, der Leistungsumfang und die vereinbarten Konditionen zusammenpassen. Auch zusätzliche Positionen wie Anfahrtskosten können je nach Vereinbarung relevant sein.
unico verwendet die bereits erfassten Informationen für die Rechnungsvorbereitung. Ihr Büro muss dieselben Angaben dadurch nicht für jeden Vorgang erneut eingeben.
Die Automatisierung übernimmt wiederkehrende Verarbeitungsschritte. Die Prüfung, ob Leistungen und Berechnung sachlich richtig sind, bleibt Bestandteil Ihres Abrechnungsablaufs.
Wo manuelle Leistungsabrechnung unnötigen Aufwand verursacht
Viele Unternehmen bearbeiten dieselbe Information mehrfach.
Eine Mitarbeiterin notiert ihre Einsatzzeit. Das Büro übernimmt die Angabe in eine Übersicht, sucht den vereinbarten Preis heraus und erstellt daraus eine Rechnungsposition.
Bei einer späteren Rückfrage müssen Stundenzettel, Leistungsnachweis und Rechnung wieder miteinander verglichen werden.
Je mehr Kunden und Einsätze hinzukommen, desto häufiger wiederholt sich dieser Ablauf. Eine gemeinsame Datenbasis verkürzt den Weg zwischen Dokumentation und Rechnungsvorbereitung.
Welche Informationen für die Automatisierung benötigt werden
Eine zuverlässige Leistungsabrechnung beginnt mit vollständigen Ausgangsdaten.
Im Kundenkonto müssen die vereinbarten Dienstleistungen und Konditionen aktuell hinterlegt sein. Die tatsächlich erbrachten Leistungen benötigen eine nachvollziehbare Dokumentation und die erforderlichen Nachweise.
Ändert sich beispielsweise der vereinbarte Preis oder der Leistungsumfang, sollte diese Änderung vor der nächsten Abrechnung berücksichtigt werden.
So kann die Software vorhandene Informationen sinnvoll zusammenführen. Eine unvollständige Leistungserfassung lässt sich durch eine automatische Berechnung allein nicht ausgleichen.
Zentrale Funktionen der Leistungsabrechnung mit unico
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzdokumentation und Rechnungsstellung innerhalb einer Anwendung.
Dadurch bleiben die Angaben vom Kundentermin bis zur vorbereiteten Rechnungsposition im Zusammenhang verfügbar.
Dokumentierte Leistungen übernehmen
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Diese Informationen stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro bereit. Sie können für die Vorbereitung der Leistungsabrechnung weiterverwendet werden.
Das reduziert die erneute Eingabe von Angaben, die bereits beim Einsatz dokumentiert wurden.
Leistungen mit Vertragsdaten zusammenführen
Für die Rechnungsvorschläge berücksichtigt unico die erfassten Leistungen und die hinterlegten Vereinbarungen.
Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei in die Vorbereitung einbezogen werden.
Das erleichtert die Verarbeitung unterschiedlicher Kundenvereinbarungen, ohne jede Rechnung vollständig neu aufzubauen.
Zeitbuchungen im Zusammenhang prüfen
Die Zeiterfassung liefert Informationen zu den dokumentierten Einsatzzeiten.
Diese lassen sich gemeinsam mit der Planung und der Leistungsdokumentation betrachten. Bei Abweichungen kann das Büro den betreffenden Vorgang gezielt prüfen.
Welche Leistung abgerechnet wird, richtet sich nach den vereinbarten Konditionen und den tatsächlich dokumentierten Angaben.
Rechnungsvorschläge kontrollieren
Die vorbereiteten Positionen werden vor der Rechnungsstellung geprüft.
Das Büro kontrolliert, ob Leistungsumfang, Preise und zusätzliche Positionen zum jeweiligen Kunden passen. Ebenso wird geprüft, ob die benötigten Nachweise vorliegen.
Anschließend können die Vorschläge zu Rechnungen mit den erforderlichen Anhängen weiterverarbeitet werden.
Arbeitszeit und abrechenbare Leistung richtig einordnen
Die erfasste Arbeitszeit eines Mitarbeiters entspricht nicht in jedem Fall unmittelbar einer Rechnungsposition.
Bezahlte Fahrtzeiten betreffen beispielsweise die Vergütung des Mitarbeiters. Gegenüber dem Kunden berechnete Anfahrtskosten beruhen auf der jeweiligen Vereinbarung.
Auch bei der Zeit beim Kunden müssen die dokumentierte Leistung und die Abrechnungsgrundlage zusammenpassen.
unico verbindet die relevanten Informationen für die weitere Bearbeitung. Die gemeinsame Übersicht unterstützt Ihr Büro dabei, Mitarbeiterzeiten und Kundenabrechnung jeweils auf der passenden Grundlage zu prüfen.
Anfahrtskosten und Zusatzleistungen berücksichtigen
Neben der eigentlichen Dienstleistung können weitere vereinbarte Positionen zur Abrechnung gehören.
Damit diese nicht nachträglich aus Notizen zusammengesucht werden müssen, sollten die zugehörigen Vereinbarungen und erbrachten Leistungen nachvollziehbar hinterlegt sein.
unico kann Anfahrtskosten und Zusatzleistungen bei der Erstellung von Rechnungsvorschlägen berücksichtigen.
Das Büro prüft, ob die Positionen für den konkreten Einsatz zutreffen und entsprechend dem vorgesehenen Abrechnungsweg berechnet werden können.
Ein Beispiel für die automatisierte Leistungsabrechnung
Ein Haushaltshilfeunternehmen führt im Laufe eines Monats mehrere Einsätze bei einem Kunden durch.
Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Zeiten und lassen die Leistungen digital bestätigen. Im Kundenkonto sind die vereinbarten Dienstleistungen, Preise und Anfahrtskosten hinterlegt.
unico führt die erfassten Angaben für den Rechnungsvorschlag zusammen. Das Büro prüft die vorgeschlagenen Positionen und gleicht sie mit den vorhandenen Nachweisen ab.
Wurde bei einem Einsatz eine zusätzliche Leistung erbracht, wird kontrolliert, ob diese dokumentiert und entsprechend vereinbart ist.
Nach der Prüfung wird die Rechnung erstellt. Die einzelnen Einsatzdaten müssen nicht erneut aus Papierunterlagen übertragen werden.
Fehlende Nachweise vor der Rechnungserstellung klären
Auch bei einer automatisierten Vorbereitung können Angaben fehlen.
Eine Unterschrift wurde nicht eingeholt oder eine Zeitbuchung muss geklärt werden. Solche Vorgänge benötigen eine gezielte Nachbearbeitung.
In unico lässt sich prüfen, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Wer diese Kontrolle bereits während des Monats durchführt, kann Rückfragen zeitnah bearbeiten und die abschließende Rechnungsstellung besser vorbereiten.
Leistungen für unterschiedliche Rechnungsempfänger vorbereiten
Betreuungsdienste rechnen je nach Vereinbarung mit Kunden, Pflegekassen oder weiteren Kostenträgern ab.
unico unterstützt die Rechnungsstellung auf Grundlage der hinterlegten Kundeninformationen und Vertragsdaten.
Die Verwaltung prüft, ob Rechnungsempfänger, Leistungspositionen und Nachweise zum jeweiligen Abrechnungsfall passen.
So können unterschiedliche Vorgänge innerhalb derselben Anwendung bearbeitet werden, während die erforderliche Einzelfallprüfung erhalten bleibt.
Berechnete Leistungen bei Rückfragen nachvollziehen
Eine nachvollziehbare Leistungsabrechnung sollte auch nach dem Rechnungsversand überprüfbar bleiben.
Fragt ein Kunde nach einer Position, muss das Büro erkennen können, welcher Einsatz und welche Vereinbarung dahinterstehen.
In unico sind Rechnungen, Leistungsnachweise und Kundeninformationen im Zusammenhang verfügbar.
Das erleichtert die Auskunft und die interne Übergabe, wenn ein anderer Mitarbeiter die Rückfrage übernimmt.
Für welche Unternehmen lohnt sich die Automatisierung?
Die automatisierte Leistungsabrechnung unterstützt Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen mit vielen wiederkehrenden Kundeneinsätzen.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung profitieren davon, wenn dokumentierte Leistungen für die Rechnungsvorbereitung weiterverwendet werden.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit unterschiedlichen Leistungsumfängen und Kundenvereinbarungen ist besonders die Verbindung von Einsatzdaten und hinterlegten Konditionen hilfreich.
Der Nutzen steigt dort, wo bisher viele manuelle Übertragungen und wiederholte Berechnungen erforderlich sind.
Ihre Leistungsabrechnung mit unico automatisieren
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Gemeinsam betrachten wir Ihre Dienstleistungen, die vereinbarten Konditionen und die bisherigen Arbeitsschritte im Büro.
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