Eine Rechnung sollte sich aus den bereits dokumentierten Leistungen vorbereiten lassen. Trotzdem müssen viele Haushaltshilfeunternehmen ihre Einsatzzeiten, Preise und Leistungsnachweise jeden Monat erneut zusammenführen.
Mit unico verbinden Sie die Rechnungsstellung mit Ihrer Kundenverwaltung und Einsatzdokumentation. Erfasste Leistungen werden gemeinsam mit den hinterlegten Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge genutzt.
Ihr Büro kontrolliert die Angaben und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen. Anschließend können die Unterlagen direkt aus der Software versendet werden.
So entsteht ein übersichtlicher Ablauf von der dokumentierten Haushaltshilfe bis zur fertigen Rechnung.
Warum die Rechnungsstellung häufig zu viel Zeit kostet
Der Aufwand beginnt meist vor dem Schreiben der eigentlichen Rechnung.
Stundenzettel müssen ausgewertet, vereinbarte Preise geprüft und unterschriebene Leistungsnachweise zugeordnet werden. Fehlt eine Angabe, wird der Vorgang unterbrochen und später erneut bearbeitet.
Bei getrennten Programmen kommen zusätzliche Übertragungen hinzu. Kundendaten oder Einsatzzeiten werden mehrfach eingegeben und müssen bei Rückfragen miteinander verglichen werden.
unico führt diese Informationen innerhalb einer Anwendung zusammen. Dadurch kann Ihr Büro vorhandene Daten weiterverwenden und sich stärker auf die Prüfung konzentrieren.
Rechnungen auf Grundlage Ihrer Kundenvereinbarungen vorbereiten
Für eine nachvollziehbare Rechnung müssen die dokumentierten Leistungen zu den vereinbarten Konditionen passen.
Welche Dienstleistung wurde erbracht? Welcher Preis gilt? Sind Anfahrtskosten oder Zusatzleistungen vereinbart?
In unico bilden die hinterlegten Vertragsdaten gemeinsam mit der Einsatzdokumentation die Grundlage der Rechnungsvorbereitung.
Änderungen an Preisen oder Vereinbarungen sollten zeitnah gepflegt werden. So arbeitet Ihr Büro bei der nächsten Rechnungsstellung mit aktuellen Angaben.
Vom Kundeneinsatz zum Rechnungsvorschlag
Die für eine Rechnung benötigten Informationen entstehen bereits während der täglichen Arbeit.
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden bestätigen. Die Angaben stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro zur Verfügung.
unico nutzt die dokumentierten Leistungen und hinterlegten Vertragsdaten, um Rechnungsvorschläge vorzubereiten.
Damit müssen die Einsatzinformationen nicht erneut aus Papierformularen zusammengetragen und in ein separates Rechnungsprogramm übertragen werden.
Wichtige Funktionen für die Rechnungsstellung mit unico
unico unterstützt die Vorbereitung, Kontrolle und den Versand Ihrer Rechnungen.
Die einzelnen Schritte bleiben mit den zugehörigen Kundeninformationen und Leistungsnachweisen verbunden.
Dokumentierte Leistungen weiterverwenden
Erfasste Einsätze stehen für die Rechnungsvorbereitung bereit.
Das Büro kann die vorgeschlagenen Positionen im Zusammenhang mit den dokumentierten Leistungen prüfen. Bei einer Rückfrage lässt sich der betreffende Kundeneinsatz gezielt betrachten.
Das reduziert wiederholte Eingaben und erleichtert die Zuordnung.
Vereinbarte Zusatzpositionen berücksichtigen
Neben der eigentlichen Dienstleistung können Anfahrtskosten und weitere vereinbarte Leistungen zur Rechnung gehören.
unico kann diese Positionen bei der Erstellung von Rechnungsvorschlägen berücksichtigen.
Ihr Büro kontrolliert, ob sie für den jeweiligen Vorgang zutreffen und zum vereinbarten Abrechnungsweg passen.
Nachweise vor der Rechnungserstellung prüfen
Die Verwaltung kann kontrollieren, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Fehlende Angaben lassen sich gezielt nachbearbeiten, bevor die Rechnung erstellt wird.
Dadurch wird die Vollständigkeitsprüfung zu einem festen Bestandteil der Rechnungsstellung.
Rechnungen mit Anhängen erstellen
Nach der Kontrolle werden die Rechnungsvorschläge zu Rechnungen weiterverarbeitet.
Die benötigten Nachweise können gemeinsam mit der Rechnung bereitgestellt werden. Das erleichtert die Zusammenstellung vollständiger Unterlagen für den Empfänger.
Welche Anhänge erforderlich sind, richtet sich nach dem jeweiligen Abrechnungsfall.
Rechnungen für Kunden und Kostenträger organisieren
Haushaltshilfeunternehmen rechnen je nach Vereinbarung mit unterschiedlichen Empfängern ab.
unico unterstützt die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger. Die hinterlegten Kundeninformationen und Vertragsdaten helfen dabei, den vorgesehenen Abrechnungsweg zu berücksichtigen.
Vor der Erstellung prüft Ihr Büro, ob Rechnungsempfänger, Positionen und Unterlagen zusammenpassen.
So lassen sich unterschiedliche Vorgänge innerhalb derselben Anwendung bearbeiten.
Ein Beispiel aus dem Monatsabschluss
Ein Haushaltshilfeunternehmen hat für einen Kunden mehrere regelmäßige Einsätze durchgeführt.
Die Mitarbeiter haben ihre Zeiten dokumentiert und die Leistungen digital bestätigen lassen. Im Kundenkonto sind die vereinbarten Dienstleistungen, Preise und Anfahrtskosten hinterlegt.
unico führt die Angaben für den Rechnungsvorschlag zusammen. Das Büro kontrolliert die Positionen und prüft, ob alle benötigten Nachweise vorliegen.
Nach der Freigabe im betrieblichen Prüfablauf wird die Rechnung mit den zugehörigen Unterlagen erstellt und versendet.
Die Rechnungsstellung baut damit auf Informationen auf, die bereits während des Monats erfasst wurden.
Rechnungen und Dokumente direkt versenden
Eine fertige Rechnung muss mit den passenden Unterlagen beim vorgesehenen Empfänger ankommen.
Aus unico können Rechnungen und Dokumente per E-Mail verschickt werden. Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung.
Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand. Das Büro kann den Vorgang aus der Software anstoßen.
Welcher Versandweg geeignet ist, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Empfängers.
Rückfragen zu Rechnungspositionen nachvollziehbar bearbeiten
Nach dem Versand kann ein Kunde eine Frage zu einem Einsatz oder einer berechneten Position haben.
In unico stehen Rechnungen, Leistungsnachweise und Kundeninformationen im Zusammenhang zur Verfügung.
Das Büro kann prüfen, welche Leistung dokumentiert wurde und welche Vereinbarung der Berechnung zugrunde liegt.
Das erleichtert die Auskunft und die interne Übergabe, wenn ein Kollege den Vorgang weiterbearbeitet.
Die Rechnungsstellung während des Monats vorbereiten
Ein geordneter Monatsabschluss beginnt mit der laufenden Kontrolle der Dokumentation.
Wenn Nachweise fehlen oder Einsatzzeiten geklärt werden müssen, lässt sich das häufig leichter kurz nach dem Termin erledigen.
In unico kann Ihr Büro die vorhandenen Angaben bereits während des Monats prüfen und offene Vorgänge nachbearbeiten.
Dadurch stehen zum Monatsende mehr Unterlagen vollständig bereit. Die abschließende Rechnungsvorbereitung wird weniger durch nachträgliche Rückfragen unterbrochen.
Wiederkehrende Arbeitsschritte einheitlich organisieren
Mit wachsender Kundenzahl steigt auch die Zahl der Rechnungen.
Ein klarer Ablauf hilft Ihrem Team, die Bearbeitung verlässlich zu verteilen. Zuständigkeiten für Datenpflege, Nachweiskontrolle und Rechnungsstellung sollten deshalb eindeutig festgelegt sein.
unico bietet dafür eine gemeinsame Arbeitsgrundlage. Vorhandene Informationen können weiterverwendet und Vorgänge im Zusammenhang geprüft werden.
Das reduziert manuelle Übertragungen und erleichtert die Einarbeitung weiterer Mitarbeiter im Büro.
Für welche Unternehmen eignet sich die Rechnungsstellung?
unico richtet sich an Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste, die ihre Leistungsdokumentation mit der Rechnungsstellung verbinden möchten.
Auch Betreuungsdienste und Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung oder Seniorenbetreuung können ihre erfassten Einsätze für die Rechnungsvorbereitung nutzen.
Besonders hilfreich ist die gemeinsame Anwendung bei vielen regelmäßigen Kundenterminen und unterschiedlichen Leistungsvereinbarungen.
Ihre Rechnungsstellung mit unico vereinfachen
Sie möchten weniger Zeit mit dem Übertragen von Einsatzdaten und dem Zusammenstellen von Rechnungsunterlagen verbringen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen den Ablauf vom dokumentierten Kundeneinsatz über den Rechnungsvorschlag bis zum Versand.
Gemeinsam betrachten wir Ihre Dienstleistungen, die vereinbarten Konditionen und die Anforderungen Ihrer Rechnungsempfänger.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie die Rechnungsstellung von unico für Ihr Haushaltshilfeunternehmen kennen.