In der Alltagsbetreuung stehen persönliche Unterstützung und verlässliche Beziehungen im Mittelpunkt. Damit Mitarbeiter ihre Kunden gut begleiten können, muss auch die Organisation im Hintergrund funktionieren.
Kundentermine, individuelle Vereinbarungen, Mitarbeiterzeiten und Leistungsnachweise müssen zusammengeführt werden. Werden diese Informationen in getrennten Listen und Programmen verwaltet, entstehen zusätzliche Rückfragen und doppelte Arbeit.
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung und Abrechnung in einer gemeinsamen Software für Alltagsbetreuung.
So nutzen Büro und Mitarbeiter dieselbe Arbeitsgrundlage, vom geplanten Besuch bis zur dokumentierten Leistung und vorbereiteten Rechnung.
Was die Organisation von Alltagsbetreuung besonders macht
Alltagsbetreuung lebt von regelmäßigen Besuchen und der Abstimmung mit den Menschen, die unterstützt werden.
Manche Kunden wünschen feste Termine und vertraute Mitarbeiter. Bei anderen verändert sich der Unterstützungsbedarf oder ein Besuch muss kurzfristig verschoben werden.
Das Büro muss diese Wünsche mit verfügbaren Arbeitszeiten, Einsatzorten und bestehenden Terminen zusammenbringen.
Eine passende Software hilft dabei, die organisatorischen Zusammenhänge zu überblicken. Persönliche Absprachen können auf Grundlage aktueller Kundeninformationen und einer gemeinsamen Planung getroffen werden.
Kundeninformationen für die tägliche Betreuung nutzen
Für einen Kundeneinsatz benötigt Ihr Team mehr als eine Adresse und eine Uhrzeit.
Vereinbarte Leistungen, Vertragsunterlagen und relevante Hinweise sollten auffindbar sein. Bei einer Rückfrage muss das Büro erkennen können, welche Informationen zum Kunden und zum betreffenden Termin vorliegen.
In unico werden Stammdaten, Dokumente, Termine und Rechnungen im Kundenkonto zusammengeführt.
Hinterlegte Termininformationen stehen Mitarbeitern beim Einchecken zur Verfügung. Das unterstützt die Vorbereitung auf den Besuch und erleichtert die Abstimmung mit dem Büro.
Regelmäßige Besuche und passende Zuständigkeiten planen
Wiederkehrende Termine geben Kunden und Mitarbeitern Orientierung.
Mit unico organisieren Sie Kundeneinsätze zentral und ordnen sie den zuständigen Mitarbeitern zu. Regelmäßige Besuche lassen sich als Serien anlegen.
Bei der Zuordnung können Sie Kundenwünsche, Verfügbarkeit und bestehende Betreuungsbeziehungen berücksichtigen.
Wenn ein Mitarbeiter ausfällt oder ein Termin verschoben werden muss, lässt sich die Planung entsprechend bearbeiten. Verschiebungen und Vertretungen können per Drag-and-Drop umgesetzt werden.
Zentrale Funktionen der Software für Alltagsbetreuung
unico unterstützt die Aufgaben im Büro und die mobile Arbeit beim Kunden.
Die Funktionen greifen ineinander, sodass Informationen aus einem Arbeitsschritt für die weitere Bearbeitung verfügbar bleiben.
Einsatzplanung und mobiler Tagesplan
Das Büro koordiniert Termine und Mitarbeiterzuordnungen. Über Berechtigungen wird festgelegt, welche Planungsaufgaben Mitarbeiter selbst übernehmen dürfen.
Das Außenteam kann den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone abrufen.
Die integrierte Navigation unterstützt die Fahrt zum Kunden, beispielsweise bei neuen Einsatzorten oder übernommenen Vertretungen.
Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten direkt auf dem Smartphone.
Die Buchungen stehen anschließend für die Prüfung im Büro bereit. Dort lässt sich nachvollziehen, ob die erfassten Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Digitale Leistungsnachweise
Erbrachte Leistungen können direkt auf dem Smartphone digital vom Kunden bestätigt werden.
Das Büro kann prüfen, ob die benötigten Nachweise vorliegen und welche Vorgänge noch bearbeitet werden müssen.
Das reduziert den Aufwand für das Einsammeln, Zuordnen und Übertragen entsprechender Papierformulare.
Kundenverwaltung und Dokumente
Kundeninformationen und Unterlagen werden zentral verwaltet.
Dokumente wie Abtretungserklärungen können erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Damit stehen sie im Zusammenhang mit den übrigen Informationen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Rechnungsvorbereitung
unico führt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können berücksichtigt werden. Das Büro prüft die vorgeschlagenen Positionen und die erforderlichen Nachweise.
Anschließend werden daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen erstellt.
Änderungen und Vertretungen nachvollziehbar organisieren
Auch bei regelmäßigen Besuchen gehören kurzfristige Änderungen zum Alltag.
Ein Kunde sagt einen Termin ab, ein Mitarbeiter wird krank oder ein zusätzlicher Besuch wird angefragt. Das Büro muss prüfen, welche Anpassung in den bestehenden Tagesablauf passt.
In unico werden die betroffenen Termine innerhalb der gemeinsamen Planung bearbeitet.
Bei kurzfristigen Änderungen ergänzt eine direkte Abstimmung die digitale Übersicht. So lässt sich sicherstellen, dass die beteiligten Mitarbeiter und Kunden über den neuen Ablauf informiert sind.
Ein Beispiel aus der Alltagsbegleitung
Ein Kunde erhält regelmäßig Unterstützung durch eine Mitarbeiterin. Die vereinbarten Termine und Leistungen sind in unico hinterlegt.
Vor Arbeitsbeginn ruft die Mitarbeiterin ihren Tagesplan auf. Beim Kunden dokumentiert sie ihre Einsatzzeit und lässt die erbrachte Leistung digital bestätigen.
Für einen späteren Besuch übernimmt ein Kollege die Vertretung. Das Büro passt die Zuordnung an und prüft, ob die benötigten Termininformationen hinterlegt sind.
Die dokumentierten Einsätze stehen anschließend für die Kontrolle und Rechnungsvorbereitung bereit. Das Büro arbeitet mit denselben Informationen weiter, die im laufenden Betrieb erfasst wurden.
Kundenbudgets bei der Planung berücksichtigen
Neben den gewünschten Besuchszeiten kann auch die Finanzierung den Umfang der Unterstützung beeinflussen.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Angaben können bei der Planung zusätzlicher Einsätze und bei Gesprächen über den Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Die Übersicht setzt aktuelle und vollständige Informationen voraus. Ob eine konkrete Leistung von einem Kostenträger übernommen wird, muss für den jeweiligen Fall geklärt sein.
Mitarbeiterverwaltung mit der Einsatzorganisation verbinden
Zur Organisation eines Betreuungsunternehmens gehören auch Urlaubsanträge, Arbeitsunfähigkeiten und Zeitkorrekturen.
In unico können Mitarbeiter ihre erfassten Stunden einsehen, Urlaub beantragen und notwendige Zeitkorrekturen anfragen.
Personaldokumente lassen sich zentral hinterlegen und Lohnabrechnungen digital bereitstellen. Der integrierte Unternehmenschat ergänzt die Zusammenarbeit um einen gemeinsamen Kommunikationsbereich.
So werden weitere wiederkehrende Aufgaben innerhalb derselben Anwendung bearbeitet.
Die Abrechnung während des Monats vorbereiten
Ein übersichtlicher Monatsabschluss beginnt mit einer laufenden Prüfung der Dokumentation.
In unico kann das Büro bereits während des Monats kontrollieren, ob Zeitbuchungen zu den geplanten Einsätzen passen und unterschriebene Leistungsnachweise vorhanden sind.
Offene Angaben lassen sich näher am jeweiligen Termin klären.
Für die Rechnungsvorbereitung werden die dokumentierten Leistungen anschließend mit den hinterlegten Konditionen zusammengeführt. Das reduziert erneute Eingaben und erleichtert die abschließende Kontrolle.
Weniger Informationssuche und doppelte Bearbeitung
Wenn Kundendaten, Termine und Nachweise getrennt geführt werden, muss das Büro denselben Vorgang häufig mehrfach aufgreifen.
Mit unico bleiben die zusammengehörigen Informationen innerhalb einer Anwendung verfügbar.
Das erleichtert Rückfragen, interne Übergaben und die Vorbereitung weiterer Arbeitsschritte. Ein Kollege kann einen Vorgang anhand der vorhandenen Unterlagen übernehmen, statt zunächst unterschiedliche Ablagen durchsuchen zu müssen.
Klare Zuständigkeiten für die Datenpflege helfen dabei, diese gemeinsame Grundlage aktuell zu halten.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
unico richtet sich an Unternehmen der Alltagsbetreuung und Alltagsbegleitung, die mobile Mitarbeiter und regelmäßige Kundenbesuche organisieren.
Auch Betreuungsdienste, Anbieter von Alltagshilfe und Seniorenbetreuung können ihre Planung, Dokumentation und Abrechnung damit verbinden.
Für Haushaltshilfeunternehmen und hauswirtschaftliche Dienste mit ergänzenden Betreuungsangeboten bietet die gemeinsame Verwaltung ebenfalls Vorteile.
Besonders hilfreich ist die Software, wenn mehrere Personen an Kundenorganisation, Einsatzplanung und Rechnungsstellung beteiligt sind.
Software für Ihre Alltagsbetreuung kennenlernen
Sie möchten Ihre Verwaltung übersichtlicher gestalten und die Zusammenarbeit zwischen Büro und Mitarbeitern vereinfachen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundenverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Leistungsnachweise in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre regelmäßigen Besuche, die Organisation von Vertretungen und die Vorbereitung Ihrer Abrechnung.
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