Ambulante Arbeit bedeutet, Kunden an unterschiedlichen Orten zu unterstützen und die Organisation im Büro zuverlässig damit zu verbinden.
Mitarbeiter benötigen aktuelle Termine und Einsatzinformationen. Die Verwaltung muss Kundendaten pflegen, Vertretungen koordinieren, Leistungsnachweise prüfen und Rechnungen vorbereiten.
unico ist eine Software für ambulante Betreuungsdienste, Haushaltshilfeunternehmen und Anbieter von Unterstützung im Alltag. Sie verbindet Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Abrechnung in einer gemeinsamen Anwendung.
Der Schwerpunkt liegt auf der Organisation von Betreuung, Alltagsbegleitung und hauswirtschaftlichen Leistungen.
Für welche ambulanten Dienste wurde unico entwickelt?
Der Begriff ambulante Dienste umfasst unterschiedliche Tätigkeitsbereiche. Für die Auswahl einer Software ist deshalb entscheidend, welche Leistungen Ihr Unternehmen anbietet.
unico richtet sich an Unternehmen, deren Mitarbeiter Kunden im Haushalt und im Alltag unterstützen. Dazu gehören Betreuungsdienste, Anbieter von Alltagshilfe und Seniorenbetreuung sowie hauswirtschaftliche Dienste.
Im Mittelpunkt stehen Kundentermine, Mitarbeiterorganisation, Leistungsnachweise und Rechnungsstellung.
Wenn Ihr Betrieb zusätzlich medizinische Pflegeleistungen erbringt, sollten die dafür benötigten Fachfunktionen gesondert geprüft werden. Diese Seite beschreibt den Einsatz von unico für Betreuung und Haushaltshilfe.
Was die Organisation mobiler Teams besonders macht
Bei ambulanten Einsätzen entstehen wichtige Informationen außerhalb des Büros.
Ein Termin dauert länger als vorgesehen, ein Kunde möchte einen Besuch verschieben oder ein Mitarbeiter übernimmt kurzfristig eine Vertretung. Solche Änderungen müssen für die weitere Bearbeitung nachvollziehbar bleiben.
Werden Informationen über Papierlisten, einzelne Nachrichten und getrennte Programme verteilt, muss die Verwaltung sie anschließend wieder zusammenführen.
unico verbindet die mobile Arbeit mit den Aufgaben im Büro. Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsätze in derselben Anwendung, in der die Verwaltung die zugehörigen Vorgänge prüft und weiterbearbeitet.
Anforderungen an eine Software für ambulante Betreuung
Eine passende Lösung sollte die Zusammenhänge zwischen Kunden, Mitarbeitern und Leistungen abbilden.
Zu einem Kundentermin gehören die geplante Einsatzzeit, die zuständige Person und relevante Informationen für die Durchführung. Nach dem Besuch kommen Zeitbuchungen und bestätigte Leistungen hinzu.
Für die Rechnungsstellung werden außerdem die hinterlegten Vereinbarungen und benötigten Unterlagen berücksichtigt.
unico führt diese Bereiche zusammen. Dadurch können Informationen aus einem Arbeitsschritt für weitere Aufgaben genutzt werden, ohne sie vollständig neu zu erfassen.
Zentrale Funktionen für Ihren ambulanten Dienst
Die Funktionen von unico unterstützen die Vorbereitung, Durchführung und Nachbearbeitung von Kundeneinsätzen.
Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter nutzen dabei die jeweils für ihre Aufgaben vorgesehenen Bereiche.
Einsatzplanung und Dienstplan
Kundentermine werden zentral geplant und Mitarbeitern zugeordnet.
Verschiebungen und Vertretungen lassen sich per Drag-and-Drop bearbeiten. Über Berechtigungen bestimmen Sie, welche Planungsaufgaben das Büro übernimmt und welche Mitarbeiter selbst erledigen dürfen.
Das mobile Team kann den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone aufrufen und die integrierte Navigation zum Kunden nutzen.
Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten direkt beim Kunden.
Die dokumentierten Buchungen stehen dem Büro zur Prüfung zur Verfügung. Dort kann nachvollzogen werden, ob die Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der weiteren Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Kundenverwaltung
Im Kundenkonto werden Stammdaten, Dokumente, Termine und Rechnungen zusammengeführt.
Das erleichtert die Vorbereitung weiterer Einsätze und die Bearbeitung von Rückfragen. Hinterlegte Termininformationen stehen Mitarbeitern beim Einchecken zur Verfügung.
Unterlagen wie Abtretungserklärungen können erstellt, auf einem Tablet digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Digitale Leistungsnachweise
Kunden können erbrachte Leistungen direkt auf dem Smartphone des Mitarbeiters digital bestätigen.
Die Nachweise stehen anschließend für die Bearbeitung im Büro bereit. Die Verwaltung kann prüfen, ob Unterschriften und weitere abrechnungsrelevante Unterlagen vorliegen.
Das reduziert den Aufwand für das Einsammeln und Übertragen entsprechender Papierformulare.
Vorbereitung der Abrechnung
unico führt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zu Rechnungsvorschlägen zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Die Software unterstützt die Rechnungsstellung an Kunden, Pflegekassen und weitere Kostenträger.
Ihr Büro prüft die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
Vertretungen mit aktuellen Informationen vorbereiten
Fällt ein Mitarbeiter aus, muss eine Vertretung häufig kurzfristig organisiert werden.
Eine zentrale Terminübersicht hilft dem Büro, betroffene Einsätze zu prüfen und neu zuzuordnen. Dabei können bestehende Termine und die vorgesehenen Einsatzzeiten gemeinsam betrachtet werden.
Hinterlegte Informationen unterstützen den vertretenden Mitarbeiter beim Kundeneinsatz.
So wird die Übergabe weniger davon abhängig, ob alle Angaben zuvor in persönlichen Notizen oder einzelnen Nachrichten weitergegeben wurden.
Ein Arbeitstag mit mehreren Einsatzorten
Eine Mitarbeiterin unterstützt morgens einen Kunden im Haushalt und übernimmt anschließend einen Termin in der Alltagsbegleitung.
Sie ruft ihren Tagesplan auf dem Smartphone auf und nutzt die Navigation für die Fahrt zum jeweiligen Kunden. Vor Ort dokumentiert sie ihre Einsatzzeiten und lässt die Leistungen digital bestätigen.
Im Büro werden die erfassten Informationen geprüft. Fehlt ein Nachweis oder muss eine Zeitangabe geklärt werden, kann der betreffende Vorgang gezielt bearbeitet werden.
Die dokumentierten Leistungen stehen anschließend für die Rechnungsvorbereitung bereit. Mitarbeiterzeiten können für den Personalabschluss weiterverwendet werden.
Mitarbeiterverwaltung mit dem Außeneinsatz verbinden
Neben den Kundenterminen müssen auch Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und Zeitkorrekturen bearbeitet werden.
In unico können Mitarbeiter ihre erfassten Stunden einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen.
Personaldokumente lassen sich zentral hinterlegen und Lohnabrechnungen digital bereitstellen. Zum Monatsabschluss unterstützt die Software die Zusammenstellung der relevanten Angaben für die Personalbuchhaltung.
Damit werden mobile Einsätze und die zugehörigen Personalprozesse innerhalb einer gemeinsamen Anwendung organisiert.
Weniger doppelte Eingaben im Büro
Ein großer Teil des Verwaltungsaufwands entsteht, wenn dieselben Angaben mehrfach übertragen werden.
Eine Einsatzzeit wird zunächst notiert, später in eine Tabelle eingetragen und anschließend für die Abrechnung erneut verwendet. Bei Rückfragen müssen die einzelnen Datenstände miteinander verglichen werden.
Mit unico stehen die erfassten Informationen für weitere Bearbeitungsschritte bereit.
Das reduziert manuelle Übertragungen und erleichtert die Prüfung zusammengehöriger Angaben. Voraussetzung bleiben vollständige Daten und ein klarer Ablauf für die Kontrolle.
Dokumentation und Abrechnung nachvollziehbar bearbeiten
Eine Software unterstützt die Organisation, während Ihr Unternehmen die fachliche Richtigkeit der Angaben prüft.
Vor der Rechnungsstellung sollte deshalb kontrolliert werden, ob Leistungen, Vertragsdaten und Nachweise zusammenpassen. Auch der Rechnungsempfänger und die benötigten Unterlagen müssen zum jeweiligen Abrechnungsweg passen.
Die zentrale Verwaltung in unico erleichtert diese Prüfung.
Bei späteren Rückfragen können Kundeninformationen, Rechnungen und Leistungsnachweise im Zusammenhang aufgerufen werden.
Zugriffe passend zu den Aufgaben organisieren
Mobile Mitarbeiter und Verwaltung benötigen unterschiedliche Informationen.
In unico lassen sich Zugriffsrechte über Berechtigungen steuern. So kann die Nutzung an Ihre Aufgabenverteilung angepasst werden.
Das unterstützt die Zusammenarbeit, ohne sämtliche Verwaltungsaufgaben an jeden Mitarbeiter weiterzugeben.
Klare Zuständigkeiten helfen zusätzlich dabei, Kundeninformationen aktuell zu halten und offene Vorgänge zuverlässig zu bearbeiten.
Eine gemeinsame Struktur für wachsende Teams
Mit mehr Kunden und Mitarbeitern steigt der Abstimmungsbedarf.
Einheitliche Abläufe erleichtern es, neue Kollegen einzuarbeiten und Aufgaben im Büro zu verteilen. Kundeninformationen, Termine und Nachweise werden nach demselben Prinzip bearbeitet.
unico bietet dafür eine gemeinsame Arbeitsumgebung für Haushaltshilfe, Betreuung und mobile Unterstützung im Alltag.
So kann Ihr Unternehmen seine Organisation weiterentwickeln, ohne für jeden zusätzlichen Arbeitsbereich neue Einzellisten aufzubauen.
Software für Ihren ambulanten Betreuungsdienst kennenlernen
Sie möchten Kundentermine, mobile Mitarbeiter und Abrechnung besser miteinander verbinden?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Einsatzplanung, Zeiterfassung, Kundenverwaltung und Leistungsnachweise in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihr Leistungsangebot und die Anforderungen Ihres Büros sowie Ihrer Mitarbeiter im Außeneinsatz.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und lernen Sie unico für Ihren ambulanten Betreuungsdienst oder Ihr Haushaltshilfeunternehmen kennen.