Die Abrechnung von Verhinderungspflege erfordert vollständige Einsatzdaten, nachvollziehbare Leistungsnachweise und einen Überblick über die bekannten verfügbaren Mittel.
Für Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen entsteht zusätzlicher Aufwand, wenn diese Informationen auf Papier, in Tabellen und in getrennten Programmen verwaltet werden.
unico verbindet Kundenverwaltung, Einsatzplanung, mobile Zeiterfassung und digitale Leistungsnachweise mit der Rechnungsvorbereitung. Dokumentierte Leistungen werden gemeinsam mit den hinterlegten Vertragsdaten für Rechnungsvorschläge genutzt.
So unterstützt die Software einen strukturierten Ablauf von der Leistungserfassung bis zur geprüften Rechnung.
Was die Abrechnung von Verhinderungspflege besonders macht
Verhinderungspflege dient der Ersatzpflege, wenn die übliche Pflegeperson vorübergehend verhindert ist. Für die Abrechnung müssen deshalb neben den erbrachten Leistungen auch die Voraussetzungen des jeweiligen Falls berücksichtigt werden.
Eine Unterstützung im Haushalt oder eine Betreuung ist nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung automatisch als Verhinderungspflege abrechenbar.
Klären Sie vor dem Einsatz, welche Leistung vereinbart ist, auf welcher Grundlage sie finanziert werden soll und welche Unterlagen benötigt werden.
Die Software unterstützt die Dokumentation und Bearbeitung. Die Prüfung des Anspruchs und der konkreten Abrechnungsvoraussetzungen bleibt davon getrennt.
Den gemeinsamen Jahresbetrag berücksichtigen
Verhinderungspflege und Kurzzeitpflege greifen auf einen gemeinsamen Jahresbetrag zurück. Im Jahr 2026 stehen dafür bei Vorliegen der jeweiligen Voraussetzungen insgesamt bis zu 3.539 Euro je Kalenderjahr zur Verfügung.
Für die Budgetplanung Ihres Unternehmens ist deshalb nicht nur relevant, welche Leistungen Sie selbst erbracht haben. Bereits genutzte Kurzzeitpflege oder Verhinderungspflege durch andere Anbieter kann die noch verfügbaren Mittel ebenfalls reduzieren.
Ein rechnerischer Restbetrag auf Grundlage Ihrer eigenen Einsätze bildet daher nicht zwangsläufig das tatsächlich verbleibende Budget ab.
Aktuelle Informationen des Kunden und gegebenenfalls eine Klärung mit der Pflegekasse helfen, die weitere Planung auf eine belastbare Grundlage zu stellen.
Abrechnungsgrundlagen im Kundenkonto zusammenführen
Vor der Rechnungsvorbereitung sollten die relevanten Kundeninformationen und Vereinbarungen verfügbar sein.
Dazu gehören die vorgesehenen Leistungen, die vereinbarten Preise, der Abrechnungsweg und die zugehörigen Unterlagen. Auch bekannte Angaben zu bereits beanspruchten Mitteln sind für die weitere Organisation wichtig.
In unico verwalten Sie Kundeninformationen und Dokumente zentral im Kundenkonto.
Das erleichtert Ihrem Büro den Zugriff auf die Grundlagen eines Vorgangs und reduziert die Suche in unterschiedlichen Ablagen.
Zentrale Funktionen für die Abrechnung von Verhinderungspflege
unico verbindet die Dokumentation beim Kunden mit den nachfolgenden Verwaltungsaufgaben.
Dadurch können einmal erfasste Informationen für die Prüfung und Rechnungsvorbereitung weiterverwendet werden.
Einsätze mobil dokumentieren
Mitarbeiter erfassen ihre Einsatzzeiten direkt auf dem Smartphone und lassen Leistungen digital vom Kunden unterschreiben.
Die dokumentierten Angaben stehen anschließend für die weitere Bearbeitung bereit.
Das reduziert die Übertragung handschriftlicher Stundenzettel und erleichtert die Zuordnung zum jeweiligen Kunden und Termin.
Nachweise auf Vollständigkeit prüfen
Im Büro lässt sich kontrollieren, ob Leistungsnachweise unterschrieben und abrechnungsrelevante Unterlagen vorhanden sind.
Fehlende Bestätigungen oder unklare Zeitangaben können gezielt nachbearbeitet werden.
Welche zusätzlichen Angaben für die Verhinderungspflege erforderlich sind, muss im jeweiligen Abrechnungsfall geprüft werden.
Kundenbudgets im Blick behalten
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Angaben können bei der Planung weiterer Einsätze und der Vorbereitung von Kundengesprächen berücksichtigt werden.
Voraussetzung ist, dass die zugrunde liegenden Informationen vollständig und aktuell gepflegt werden. Eine Budgetanzeige ersetzt keine Bestätigung der Kostenübernahme durch die Pflegekasse.
Rechnungsvorschläge vorbereiten
unico führt dokumentierte Leistungen mit den hinterlegten Vertragsdaten zusammen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können in die Rechnungsvorbereitung einfließen. Ihr Büro prüft, welche Positionen im konkreten Fall berechnet werden können.
Nach der Kontrolle werden die Vorschläge zu Rechnungen mit den benötigten Anhängen weiterverarbeitet.
Einsatzzeiten und Angaben zur Verhinderung unterscheiden
Die Arbeitszeit Ihres Mitarbeiters beschreibt, wann der Einsatz durchgeführt wurde. Für die Einordnung der Verhinderungspflege können darüber hinaus Angaben zur Verhinderung der üblichen Pflegeperson relevant sein.
Beide Informationen sollten nicht ungeprüft gleichgesetzt werden.
Sorgen Sie deshalb für einen klaren Ablauf, mit dem die erforderlichen Angaben zum konkreten Fall eingeholt und die passenden Unterlagen verfügbar gehalten werden.
Die mobile Zeiterfassung liefert die dokumentierten Einsatzzeiten. Die ergänzende Prüfung stellt sicher, dass Ihr Büro den Vorgang auf der richtigen Grundlage vorbereitet.
Unterschiedliche Leistungsarten sauber zuordnen
Ein Kunde kann verschiedene Unterstützungsangebote nutzen. Nicht jeder Besuch wird deshalb automatisch über dieselbe Leistung der Pflegeversicherung finanziert.
Für Ihre Verwaltung sollte erkennbar sein, welche Leistungen auf welcher Grundlage abgerechnet werden sollen.
Wird beispielsweise neben Verhinderungspflege auch der Entlastungsbetrag genutzt, müssen die jeweiligen Voraussetzungen und die eindeutige Zuordnung der Einsätze berücksichtigt werden. Derselbe Aufwand darf nicht doppelt abgerechnet werden.
Die zentrale Kundenverwaltung und Einsatzdokumentation erleichtern es, die vorhandenen Informationen zusammenhängend zu prüfen.
Ein Beispiel aus dem Abrechnungsalltag
Ein Betreuungsdienst übernimmt vereinbarte Einsätze, während die übliche Pflegeperson vorübergehend verhindert ist.
Vor Beginn klärt das Büro die Abrechnungsgrundlage und die benötigten Unterlagen. Bekannte Angaben zur bisherigen Budgetnutzung werden bei der Planung berücksichtigt.
Die Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsätze und lassen die Leistungen bestätigen.
Vor der Rechnungsstellung prüft die Verwaltung, ob die dokumentierten Leistungen, die Vereinbarungen und die erforderlichen Nachweise zusammenpassen. Anschließend werden die Rechnungsvorschläge kontrolliert und die Unterlagen für den vorgesehenen Abrechnungsweg zusammengestellt.
Offene Angaben vor dem Monatsabschluss klären
Wenn Nachweise erst am Monatsende eingesammelt werden, bleiben fehlende Informationen oft lange unbemerkt.
In unico stehen die digital erfassten Einsatzdaten und Bestätigungen bereits während des laufenden Monats zur Verfügung.
Das Büro kann offene Vorgänge frühzeitig erkennen und Rückfragen näher am jeweiligen Termin bearbeiten.
Dadurch wird die abschließende Rechnungsvorbereitung übersichtlicher. Die Mitarbeiter müssen Informationen nicht erst Wochen später aus dem Gedächtnis ergänzen.
Abrechnungsweg und Rechnungsversand abstimmen
Je nach Vereinbarung werden Unterlagen für die Kostenerstattung durch den Kunden oder für eine direkte Abwicklung mit der Pflegekasse benötigt.
Das Büro prüft, welche Voraussetzungen und Dokumente dafür vorliegen müssen. Unterlagen wie Abtretungserklärungen können in unico erstellt, digital unterschrieben und im Kundenkonto gespeichert werden.
Für den Versand stehen E-Mail und die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung.
Welcher Übermittlungsweg verwendet werden kann, richtet sich nach den Anforderungen des jeweiligen Empfängers.
Rückfragen nachvollziehbar bearbeiten
Bei Rückfragen zu einem Einsatz oder einer Rechnungsposition sollten die zugehörigen Angaben schnell auffindbar sein.
In unico stehen Kundeninformationen, Leistungsnachweise und Rechnungen im Zusammenhang zur Verfügung.
Das Büro kann prüfen, welche Leistungen dokumentiert wurden und welche Vereinbarungen der Berechnung zugrunde liegen.
Das erleichtert die Auskunft gegenüber Kunden und Kostenträgern sowie die interne Übergabe zwischen Mitarbeitern.
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
unico richtet sich an Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen, die ihre Leistungsdokumentation mit der Rechnungsvorbereitung verbinden möchten.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung, Seniorenbetreuung und hauswirtschaftlichen Diensten können ihre betrieblichen Abläufe damit organisieren.
Ob konkrete Leistungen als Verhinderungspflege abgerechnet werden können, hängt vom jeweiligen Fall und den geltenden Voraussetzungen ab.
Besonders hilfreich ist eine zentrale Verwaltung, wenn viele Einsätze dokumentiert und unterschiedliche Abrechnungsgrundlagen berücksichtigt werden müssen.
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Gemeinsam betrachten wir Ihre Leistungen, die benötigten Unterlagen und Ihren bisherigen Abrechnungsablauf.
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