Die Verwaltung eines Betreuungsdienstes verbindet täglich viele Aufgaben. Kundeninformationen müssen gepflegt, Einsätze geplant, Mitarbeiter koordiniert und Leistungen abgerechnet werden.
Werden diese Aufgaben in getrennten Tabellen, Papierordnern und einzelnen Programmen bearbeitet, entstehen zusätzliche Übergaben. Informationen müssen mehrfach eingegeben und Änderungen an mehreren Stellen nachgetragen werden.
unico bündelt die zentralen Verwaltungsaufgaben Ihres Betreuungsdienstes in einer Software. Kundenverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung, Leistungsnachweise und Rechnungsstellung greifen ineinander.
So arbeitet Ihr Team mit einer gemeinsamen Grundlage und kann Informationen aus dem Kundeneinsatz für die weitere Bearbeitung im Büro nutzen.
Wo im Verwaltungsalltag unnötiger Aufwand entsteht
Häufig kostet nicht der einzelne Arbeitsschritt viel Zeit, sondern die Weitergabe der dazugehörigen Informationen.
Ein Kundentermin wird im Kalender geändert, die Mitarbeiterin erhält eine separate Nachricht und das Büro muss später prüfen, ob die Änderung auch bei der Abrechnung berücksichtigt wurde.
Ähnlich aufwendig ist die Verarbeitung von Papiernachweisen. Unterlagen werden eingesammelt, Zeiten übertragen und fehlende Angaben telefonisch geklärt.
Eine digitale Verwaltung verbindet diese Aufgaben. Daten werden dort erfasst, wo sie entstehen, und stehen anschließend für die vorgesehenen weiteren Arbeitsschritte bereit.
Was eine digitale Verwaltung für Betreuungsdienste leisten sollte
Eine geeignete Software muss die Zusammenhänge Ihres Betriebs abbilden.
Ein Kundentermin gehört zu einem Kundenkonto und wird einem Mitarbeiter zugeordnet. Nach dem Einsatz entstehen Zeitbuchungen und Leistungsnachweise. Diese Informationen werden anschließend für die Abrechnung und die Vorbereitung der Personalbuchhaltung benötigt.
unico verbindet diese Bereiche innerhalb einer Anwendung.
Dabei bleibt die Aufgabenverteilung Ihres Unternehmens entscheidend. Über Berechtigungen lässt sich steuern, welche Mitarbeiter bestimmte Informationen nutzen und Aufgaben übernehmen dürfen.
Zentrale Funktionen der digitalen Verwaltung mit unico
Die Funktionen von unico unterstützen sowohl das Büro als auch die Mitarbeiter im Außeneinsatz.
Der Nutzen entsteht dadurch, dass die einzelnen Bereiche auf gemeinsame Informationen zurückgreifen und zusammengehörige Vorgänge nachvollziehbar bleiben.
Kundeninformationen und Dokumente verwalten
Im Kundenkonto werden Stammdaten, Vertragsunterlagen, Termine und Rechnungen zusammengeführt.
Das erleichtert die Bearbeitung von Rückfragen und reduziert die Suche in verschiedenen Ablagen. Wichtige Informationen können zentral gepflegt werden.
Dokumente wie Abtretungserklärungen lassen sich erstellen, auf einem Tablet digital unterschreiben und im Kundenkonto speichern.
Einsätze planen und Vertretungen organisieren
Mit der Einsatzplanung koordinieren Sie Kundentermine und Mitarbeiterzuordnungen.
Termine können verschoben und Vertretungen per Drag-and-Drop bearbeitet werden. Über Berechtigungen legen Sie fest, welche Planungsaufgaben das Büro übernimmt und welche Mitarbeiter selbst erledigen dürfen.
Ihr Außenteam kann den persönlichen Tagesplan auf dem Smartphone aufrufen. Wichtige Termininformationen stehen beim Einchecken zur Verfügung.
Arbeitszeiten mobil erfassen
Mitarbeiter dokumentieren ihre Einsatzzeiten direkt beim Kunden über das Smartphone.
Die Zeitbuchungen stehen dem Büro zur Prüfung bereit. Dort lässt sich nachvollziehen, ob die erfassten Zeiten zu den geplanten Terminen passen.
Auch bezahlte Fahrtzeiten können bei der weiteren Aufbereitung der Mitarbeiterdaten berücksichtigt werden.
Leistungsnachweise digital bestätigen lassen
Erbrachte Leistungen können direkt auf dem Smartphone digital vom Kunden unterschrieben werden.
Das Büro kann prüfen, ob die benötigten Nachweise vorliegen und welche Vorgänge noch bearbeitet werden müssen.
Damit wird die Leistungsbestätigung Teil des gemeinsamen digitalen Ablaufs. Das Einsammeln und Übertragen entsprechender Papierunterlagen wird reduziert.
Rechnungsstellung vorbereiten
unico nutzt dokumentierte Leistungen und hinterlegte Vertragsdaten zur Erstellung von Rechnungsvorschlägen.
Vereinbarte Dienstleistungen, Anfahrtskosten und Zusatzleistungen können dabei berücksichtigt werden. Das Büro prüft die Vorschläge und erstellt daraus Rechnungen mit den benötigten Anhängen.
So werden Informationen aus dem laufenden Betrieb für die Abrechnung weiterverwendet.
Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten organisieren
In den Mitarbeiterkonten werden Arbeitszeiten, Urlaube, Arbeitsunfähigkeiten und weitere relevante Angaben verwaltet.
Mitarbeiter können ihre Zeiten einsehen, Urlaubsanträge stellen und Zeitkorrekturen beantragen. Personaldokumente lassen sich zentral hinterlegen und Lohnabrechnungen digital bereitstellen.
Zum Monatsabschluss unterstützt unico die Zusammenstellung der Informationen für die weitere Bearbeitung in der Personalbuchhaltung oder durch den Steuerberater.
Büro und Außenteam miteinander verbinden
In Betreuungsdiensten entstehen viele Informationen außerhalb des Büros.
Ein Mitarbeiter dokumentiert einen Einsatz, ein Kunde bestätigt die Leistung oder eine Zeitbuchung muss korrigiert werden. Diese Angaben müssen für die zuständige Stelle erreichbar sein.
Mit unico nutzen Mitarbeiter und Verwaltung dieselbe Anwendung für ihre jeweiligen Aufgaben. Das reduziert die Übertragung zwischen Papierformularen, Nachrichten und getrennten Listen.
Der integrierte Unternehmenschat ergänzt die Zusammenarbeit um einen gemeinsamen Kommunikationsbereich.
Ein Beispiel für zusammenhängende Verwaltungsabläufe
Ein Kunde vereinbart regelmäßige Unterstützung im Alltag. Das Büro legt die Kundeninformationen an, hinterlegt die vereinbarten Leistungen und plant die Termine.
Die zuständige Mitarbeiterin ruft ihren Tagesplan auf, erfasst ihre Einsatzzeiten und lässt die Leistungen digital bestätigen.
Im Büro werden die dokumentierten Angaben geprüft. Fehlt eine Unterschrift oder weicht eine Zeitbuchung von der Planung ab, kann der Vorgang gezielt geklärt werden.
Die geprüften Leistungsdaten stehen anschließend für die Rechnungsvorbereitung bereit. Mitarbeiterzeiten und weitere relevante Angaben können für den Personalabschluss aufbereitet werden.
So werden die Informationen aus einem Einsatz für mehrere Aufgaben genutzt, ohne den Vorgang jedes Mal neu erfassen zu müssen.
Kundenbudgets in die Organisation einbeziehen
Für Anbieter von Alltagshilfe und Entlastungsleistungen ist neben dem Unterstützungsbedarf auch die Finanzierung der Einsätze relevant.
Der Guthabenrechner von unico unterstützt die Übersicht über die im System geführten Kundenbudgets.
Diese Informationen können bei der Planung weiterer Termine und bei Gesprächen über den Leistungsumfang berücksichtigt werden.
Die Übersicht ist dabei auf vollständige und aktuelle Angaben angewiesen. Sie hilft Ihrem Büro, bekannte Mittel und geplante Leistungen gemeinsam zu betrachten.
Dokumente direkt aus der Verwaltung versenden
Auch der Versand von Rechnungen und Unterlagen gehört zum täglichen Verwaltungsaufwand.
Aus unico können Dokumente per E-Mail verschickt werden. Für Empfänger, die Papierunterlagen benötigen, steht die integrierte Anbindung an die E-Post zur Verfügung.
Der Versanddienst übernimmt Druck, Kuvertierung und postalischen Versand.
Damit lässt sich der Versand aus dem digitalen Bearbeitungsprozess heraus anstoßen, ohne Briefe im Büro selbst vorbereiten zu müssen.
Offene Vorgänge frühzeitig erkennen
Eine zentrale Verwaltung erleichtert die laufende Kontrolle.
Das Büro kann beispielsweise prüfen, ob Zeitbuchungen zu geplanten Einsätzen passen und unterschriebene Leistungsnachweise vorliegen. Offene Angaben lassen sich dadurch bereits während des Monats bearbeiten.
Das verteilt die Nachbereitung und reduziert die Zahl der Rückfragen, die erst beim Monatsabschluss entstehen.
Die Software stellt die Informationen bereit. Klare Zuständigkeiten sorgen dafür, dass erkannte Unstimmigkeiten auch bearbeitet werden.
Digitale Verwaltung schrittweise im Team einführen
Eine erfolgreiche Umstellung braucht verständliche Abläufe.
Legen Sie fest, wer Kundeninformationen pflegt, wer Termine plant und wer Nachweise vor der Abrechnung prüft. Mitarbeiter sollten wissen, wie sie Zeiten erfassen und Rückfragen weitergeben.
Auch die bisherige Datenablage sollte betrachtet werden. Aktuelle Kundenangaben und vollständige Unterlagen erleichtern den Einstieg in die gemeinsame Anwendung.
So entsteht eine Arbeitsweise, die Ihr Team zuverlässig nutzen und bei wachsendem Kundenbestand fortführen kann.
Für welche Unternehmen eignet sich unico?
unico richtet sich an Betreuungsdienste und Haushaltshilfeunternehmen, die ihre zentralen Verwaltungsaufgaben miteinander verbinden möchten.
Auch Anbieter von Alltagshilfe, Alltagsbegleitung und Seniorenbetreuung organisieren regelmäßig mobile Mitarbeiter, Kundentermine und Leistungsnachweise.
Für hauswirtschaftliche Dienste mit vielen wiederkehrenden Einsätzen bietet eine gemeinsame Verwaltung ebenfalls Vorteile bei Planung, Dokumentation und Abrechnung.
Besonders hilfreich ist die Lösung, wenn mehrere Personen an denselben Vorgängen arbeiten und Informationen bisher auf unterschiedliche Systeme verteilt sind.
Die digitale Verwaltung Ihres Betreuungsdienstes kennenlernen
Sie möchten weniger Zeit mit mehrfachen Eingaben und dem Zusammenstellen von Unterlagen verbringen?
In einer persönlichen Demonstration zeigen wir Ihnen, wie Kundenverwaltung, Einsatzplanung, Zeiterfassung und Abrechnung in unico zusammenarbeiten.
Gemeinsam betrachten wir Ihre bisherigen Abläufe und die Aufgabenverteilung zwischen Büro und Mitarbeitern.
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Beratung und erfahren Sie, wie unico die Verwaltung Ihres Betreuungsdienstes unterstützen kann.